Inställningar Produkter - Beställning / Inleverans

Winbas hjälp

Översikt Inställningar Produkter

Beställning

Att använda beställningsrutinen i Winbas för beställning av produkter till leverantör ger flera fördelar. Beställningen kan skickas via post eller fax direkt från Winbas. Informationen kan nås av alla användare som har tillgång till berörda rutiner, Produkter, Order/faktura mm. Med en grundläggande beställning underlättas inleverans och registrering/attestering av leverantörsfaktura.

Nästa beställningsnummer är ett löpnummer och räknas upp för varje ny beställning som skapas. Ange en önskvärd nummerserie, t.ex. 1001 eller 99001. Vill man själv ange ett valfritt nummer vid registrering av ny beställning lämnas fältet blankt.

Föreslå användare som Vår referens. För att systemet ska Föreslå användare som Vår referens markeras detta alternativ, den inloggade användarens namn kommer då att föreslås som Vår referens. Vår referens därefter kan ändras på beställningen vid behov.

Tillåt byte av leverantör på befintlig beställning aktiverar en knapp i Beställning när en befintlig beställning visas på skärmen. Väljs denna knapp erbjuds möjlighet att byta leverantör på den aktuella beställningen.

Föreslå utskrift av beställning innebär att blanketten Beställning föreslås för direktutskrift. Förslaget kan sedan avmarkeras i det enskilda fallet. Direktutskrift av blanketten utförs när knappen <F7 Spara> i väljs i samband med registrering av beställning.

Kommentar skrivs ut på beställning betyder att utskrift av kommentar på beställning kommer att föreslås vid registrering av beställning.

Skriv oss som leveransadress på blankett om ingen innebär att Winbas skriver ut adressen till det egna företaget som är registrerad i Inställningar Allmänt på beställningsblanketten om ingen annan leveransadress finns registrerad på beställning.

Se även följande relaterade avsnitt:

Leveranstid vid beställning

Leveranstid inom intervallet Anges ett specifikt intervall för de perioder som man avser att registrera på i Leveranstid inom intervallet, undviks registrering av leveranstid på fel år i Beställning. Winbas ger en varning i Beställning om leveranstiden ligger utanför intervallet vid registrering.

Är leveranstid angiven From 0 Tom 999999 kan man registrera vad som helst som leveranstid eller inget alls. Vill man endast kunna registrera leveranstid i formatet ååååvv anges här t.ex. From 200701 - Tom 200752.

För att beställningar ska räknas med i rutinen Likviditetsanalys måste leveranstid anges i motsvarande datumformat ååååmmdd eller annan inställning angiven i Inställningar Order.

Leveranstid måste alltid anges

Inställningen innebär att en leveranstid alltid måste registreras på en ny beställning. D.v.s. användaren som registrerar inköpsordern ska då alltid ange en leveranstid innan den kan sparas. Om inställningen inte används behöver alltså ingen leveranstid heller registreras på beställningen.

Föreslå leveranstid vid registrering

Funktionen kan användas för att ställa in så att ett automatiskt förslag av leveranstid alltid visas vid registrering av ny beställning.

Föreslå inte innebär att ingen leveranstid kommer att föreslås automatiskt utan leveranstid får då alltid anges manuellt.

Föreslå Fr.o.m. leveranstid kommer att föreslå den Fr.o.m. leveranstid som är angivet i intervallet för fr.o.m. - t.o.m. leveranstid enligt ovan.

Föreslå Best.datum plus antal dagar sätter beställningsdatum (eller systemdatum) på beställningen när den skapas. Genom att även ange ett antal dagar kan leveranstiden sättas framåt i tiden baserat på beställningsdatum.

För motsvarande inställningar i samband med försäljning se följande avsnitt:

Inleverans

Föreslå alltid inpris kommer att föreslå produktens inpris även om leverantören inte stämmer på produkten. Inställningen används om beställningar inte finns och man inte använder leverantör på produkten, eller om andra leverantörer än den som är angiven ofta förekommer. Inställningen medför att produktens inpris kommer att föreslås även om inte leverantören finns registrerad på produkten eller som leverantörspris. Oavsett inställningen kommer alltid eventuellt pris från Leverantörspriser att föreslås i första hand.

Uppdatera inpris vid inleverans innebär att om alternativet används kommer produktens inprisuppgifter att uppdateras med inpris eventuellt förändrat vid inleverans. Alternativet kan användas för att lättare underhålla uppgifter om inpriser i produktregistret.

Genom att välja inställningen Uppdatera inpris vid inleverans kommer produktens inpris, rabatt och eventuella utpriser om påläggsfaktorer används att uppdateras. Om en alternativ leverantör är angiven, kommer istället prisuppgifter i Leverantörspriser att uppdateras med en ny eller befintlig transaktion för leverantören.

Föreslå á Inpåslag SEK kan användas för att koppla bort det förslag till påslag av ápris som görs om produkt eller aktuell leverantör har något registrerat i fältet Inpåslag%, och som sedan påverkar vägt inpris vid uppdatering av inleveransen.

 

Detsamma gäller om ett kalkylpris har lagts till netto inpris, som då innebär att även kalkylprisets komponenter kommer att läggas till föreslaget Inpåslag SEK.

Inställningen kopplas bort t.ex. i de fall man har ett försystem eller en anpassning som beräknar inpåslag på beställningen och förändrar pris på beställning som senare ligger till grund för inleveransen. I detta fall behöver då inte påslaget göras igen, eftersom det gjorts tidigare i försystemet.

Slutleverans vid komplett inleverans innebär att Slutleverans kommer att sättas på alla rader när funktionen Komplett inleverans används. Slutleverans innebär att raden anses som fullt levererad även om den inte är det gällande det levererade antalet av produkten.

Om restade beställningar är vanligt förekommande i verksamheten kan inställningen stängas av och Slutleverans kommer då inte att sättas på raderna och eventuella förändringar av antal kan därefter göras på enstaka rader som inte är fullt levererade.

Kopiera beställning vid inleverans. Aktiveras funktionen kommer beställningar att kopieras till ett sidoregister och sparas för vidare bruk i samband med inleverans, då levererad beställning normalt tas bort ur systemet. Beställningen kan sedan kopieras tillbaka från detta sidoregister och ligga som underlag vid skapandet av en ny beställning via knappen Kopiera inne i Beställning.

Alltid serienummer vid inleverans bestämmer om transaktioner med produkter märkta för serienummer alltid måste ha registrerade serienummer innan inleveransen kan sparas. Använd inställningen i de fall serienummer alltid ska förekomma på produkten, och då för att undvika registreringar med saknade serienummer.

Expedierad av anges vid inleverans. Normalt sparas den inloggade signaturen för den användare som har utfört en inleverans i den bakomliggande statistiken för leverantören och produkten. I de fall gemensamma inloggningar används, såsom Dator1 eller Lager o.s.v. är det istället möjligt för administratören att bestämma att den som har utfört inleveransen alltid ska ange sin signatur. Signeringen sker då i samband med dialogen Uppdatera Inleveranser.

Etiketter vid inleverans skapar ett underlag för utskrift av produktetiketter baserat på leveransen. Underlag för utskrift av etiketter skapas av rader märkta för etikett vid uppdatering av inleveransen. Antal etiketter som eventuellt föreslås är baserat på levererat antal. Underlaget skapas för den aktuella användaren och kan senare skrivas ut i Utskrifter Administration - Produktetiketter.

Bokföring mellan inleverans och leverantörsfaktura

Använd inleveransbokföring. Vid inställningen Använd inleveransbokföring visas ytterligare alternativ för ändamålet i samband med Inleverans och registrering av leverantörsfakturor. Bl.a. visas fälten Resultatenhet och Projekt i samband med inleverans. Dessa användes vid kontering som skapas vid uppdatering av inleveranser och återfinns också som alternativ i skärmlistan.
Vid registrering av leverantörsfakturor visas då också Inleveranser för registrering av en eller flera inleveranser kopplade till fakturan.

Följande inställningar användes vid Inleveransbokföring - bokföring mellan inleverans och leverantörsfaktura. Se avsnittet Inleveransbokföring för ytterligare information.

Inställning

Funktion

Använd inleveransbokföring

Styr tillval i Inleverans, Leverantörsfaktura m.m.

Nästa inleveransnummer

Sätts per leverantör vid inleverans.

Debetkonto

Användes vid kontering av inleveransbokföring.

Kreditkonto

Användes vid kontering av inleveransbokföring.

Differenskonto

Användes inte för tillfället.

Eget leverantörsnummer

Exkluderar tillverkning från inleveransbokföring.

Exkludera eget leverantörsnummer för tillverkning

Om bokföring mellan inleverans och leverantörsfaktura används tillsammans med tillverkning, kan leverantörsnummer för egen tillverkning anges. Vid inleverans på eget leverantörsnummer kommer tillverkningsorder då att undantas från inleveransbokföring.

Inställningen bör göras då dessa inleveranser inte kommer att motsvaras av någon leverantörsfaktura. Ett eget leverantörsnummer för tillverkning är då normalt kopplat till en separat beställningsblankett som kanske utgör någon form av tillverkningsdokument eller arbetsorder.

Beställningsförslag / Beställningsunderlag

Max lagerantal / Leverantörens förpackningsantal

När ett beställningsförslag skapas från Utskrifter Administration kan det föreslagna antalet för beställning räknas fram enligt två principer. Max lagerantal eller Leverantörens förpackningsantal anges på produkten som skiftar ledtext beroende på vilken princip som användes.

Max lagerantal utgör ett tak för antal i lager, detta för att alltid ha ett visst antal i lager. Max lagerantal kan t.ex. användas i samband med s.k. Wilson-formler för framräkningar av maximalt lager.

Leverantörens förpackningsantal avser det antal som förpackas av leverantören. Genom att använda denna princip kan beställning göras på hela förpackningar utan att leverantören behöver bryta förpackningen. Beställningsförslaget kommer då att rundas av uppåt till det antal som har angivits som förpackningsantal på produkten.

På samma sätt kommer också förpackningsantal att användas när ett Beställningsunderlag skapas från ett beställningsförslag eller från en kundorder.
Förpackningsantal kan också i förekommande fall användas tillsammans med produktens inköpsfaktor.

För ytterligare information och riktlinjer avseende Beställningsförslag:

Lagerjustering

Vid Lagerjustering kommer justeringar i produkternas lagersaldo eller lageromflyttningar på lagerplatser att registreras i statistik som en I-transaktion (Inleverans). Transaktionerna kan sedan följas upp med utgångspunkt från en fiktiv leverantör som anges innan lagerjustering används.

Nästa justeringsnummer är ett löpnummer och räknas upp för varje ny lagerjustering som skapas. Detta unika nummer kan sedan användas för att följa upp transaktioner skapade vid en lagerjustering vid ett tillfälle. Eventuellt kan en annan nummerserie användas i förhållande till beställningsnummer, för att lättare kunna åtskilja transaktionerna i statistiken.

Eget leverantörsnummer för registrering i statistik är den fiktiva leverantör som uppföljning sker på i statistiken. Genom att sedan använda denna leverantör och välja Leverantörer - Statistik, visas transaktioner som har skapats i samband med Lagerjustering.

Kontering vid lagerbokföring. I de fall lagerbokföring används kan administratören välja om dialogen Kontering av lagerjustering vid lagerbokföring ska visas när lagerjusteringen avslutas. Det är då möjligt att koppla bort hanteringen kring lagerbokföring vid lagerjustering när detta bokföringstekniskt hanteras på annat sätt.

Fråga om lagerplats vid lageromflyttning från order gäller lageromflyttning utan fakturering från Order / faktura där Lagerjustering öppnas med ordens innehåll.
Inställningen innebär att en kontrollfråga ges och att lagerplatser inte behöver uppdateras till angiven lagerplats i det enskilda fallet. Detta när man inte avser att flytta själva ordern men ändå utföra lageromflyttningen.
Genom att koppla bort inställningen kommer lagerplatser alltid att uppdateras vid godkännande av lageromflyttningen. Koppla bort inställningen när ordern alltid ska flyttas tillsammans med lageromflyttningen.