Säljstöd Översikt Dokument

Winbas hjälp

Figuren. Ta fram en befintlig organisation, kontakt eller projekt och sedan välj sedan dokument i fliksystemet, högerklicka därefter på skärmlistan för att visa snabbmenyn.

 

Visa befintligt dokument. Dubbelklicka på dokumentet i skärmlistan för att visa det. Ett annat sätt är att markera det i skärmlistan och klicka med höger musknapp för att öppna snabbmenyn.

Skapa nytt dokument. För att skapa ett nytt dokument eller kalkylblad i säljstöd anges först en eller flera organisationer eller kontakter.

Det görs genom att först:

Innan nya dokument skapas bör det finnas relevanta mallar.

Vid nytt dokument visas dialogen nytt dokument där inställningar för det enskilda dokumentet kan göras.

Ta bort dokument Ett dokument som ska tas bort markeras i först skärmlistan. Välj sedan Ta bort dokument i snabbmenyn. Alternativet Ta även bort dokument från fysisk disk, medger borttagning av filen från hårddisken. Det är annars enbart referensen till databasen som tas bort.

Egenskaper visar dokumentets egenskaper beroende på vilken typ av dokument det gäller. Ett Microsoft Worddokument innehåller mycket omfattande egenskaper, medan någon annan typ av fil kanske enbart har standardegenskaper såsom storlek och datum på filen.

Ändra registrering ger möjlighet att förändra registrerade uppgifter i databasen för det aktuella dokumentet.

Registrera befintligt dokument ger möjlighet att registrera ett redan befintligt dokument i dokumentdatabasen och på så sätt koppla vilken typ av dokument som helst till en organisation, kontakt eller projekt.

Registrera befintlig mapp. Använd registrering av mapp t.ex. när olika mappar på en disk har definierats för olika kunder, exempelvis ritningar, bilder m.m. Alla dokument behöver då registreras var och en för sig, utan hela mappen kan registreras,

Dra in och släpp filer. En eller flera filer kan också markeras i utforskaren och dras in över listan med dokument. När dokumenten har släppts i listan kommer de att registreras automatiskt på den valda organisationen, kontakten eller projektet.

Dra in och släpp mapp. En hel mapp med filer kan registreras genom att släppa den över listan. Den registrerade filmappen kommer öppna hela mappen i utforskaren när den sedan väljs från listan. Operationen motsvarar alltså alternativet Registrera befintlig mapp.

Dra in och släpp mail. Som ett komplement till att dela ut hela mappar, kan också enskilda e-mail dras in i listan med dokument. I Outlook markeras de mail som ska kopieras in t.ex. det valda projektet och placeras sedan i listan genom dra och släpp med musen. Genom att t.ex. dubbelklicka i listan kan det registrerade mailet vid behov sedan visas.

Klistra in filer. På motsvarande sätt är det också möjligt att kopiera filer i utforskaren, och sedan klistra in filerna på i dokumentfliken. Högerklicka på skärmlistan välj alternativet Klistra in kopierade filer.

Klistra in mail. Om ett eller flera mail har markerats i Outlook och därefter kopierats, kommer även dessa att kunna klistras in och automatiskt registreras via menyalternativet.

Kopia av fil vid kopiera / klistra in, eller dra och släpp.

Delade dokument placeras normalt i en gemensam delad mapp på servern. När filer kopieras / klistras in, eller dras och släpps i utforskaren från en lokal mapp, är det också möjligt att göra en kopiering till gemensam servermapp så att alla användare får åtkomst till filerna.

Skärmlistan med dokument

Dokument som har skapats eller registrerats på organisation, kontakt eller projekt innehåller också signaturen för användaren som har registrerat filen.
Detta innebär att kolumnerna Signatur och Användare kan väljas in i respektive skärmlista för dokument. Dessa kolumner bär från början inte invalda i skärmlistorna.

Följande kolumner kan väljas in i skärmlistor med dokument:

ID

OrganisationsID, KontaktID eller projektets företagsdatabas och nummer. ID-begreppet kan väljas in t.ex. vid export till Excel.

Skapat

Datum som anger när dokumentet är skapat. När ett dokument registreras föreslås skapat datum från utforskaren och kan därefter ändras i dokumentdatabasen.
Det är också möjligt att ställa in att tid ska sättas tillsammans med datum. Tiden kommer då också att visas i skärmlistan tillsammans med datum och utgöra en sortering under samma dag.

Beskrivning

 

Föreslagen och eventuellt ändrad beskrivning baserad på mallens eller filens namn.

Dokumentnamn

Dokumentets namn är referensen till den fysiska filen i filsystemet.

Typ

Filens typ bestäms av filändelsen (t.ex. xlsx eller docx) som filen har och som i sin tur är associerad till en viss filtyp och program.

Referens

Referens kan t.ex. avse avsändaren av ett registrerat e-mail, skaparen av en PDF eller författaren av ett dokument.

Signatur

Signaturen för den användare som har skapat eller registrerat dokumentet.

Användare

Namnet på användaren för signaturen i dokumentet.


För övriga standardalternativ i menyn som visas i figuren ovan se avsnittet om skärmlistor.