Säljstöd Aktiviteter

Winbas hjälp

Aktiviteter

Aktiviteterna som även kan registreras från Organisationer och Kontakter kan även administreras direkt från sin egen registreringsrutin, där utgångspunkten istället är utifrån själva aktiviteten. Istället för att på respektive organisation eller kontakt och märka var och en av dessa med en aktivitet, kan man istället gå in på själva aktiviteten och välja in eller välja bort de organisationer eller kontakter som ska tillhöra den aktuella aktiviteten.


 

Det finns även möjlighet att generera en aktivitet automatiskt, exempelvis genom att utföra en selektering från Organisationer eller Kontakter.

Aktiviteter och transaktioner

Utseende

Fönstret består av två delar, en för att välja, spara eller ta bort en aktivitet. Och en transaktionsdel som visar de ingående transaktionerna för vald aktivitet. Med en transaktion avses antingen en organisation eller en kontakt. Genom att välja en aktivitet i listan över befintliga aktiviteter, visas transaktionerna för denna aktivitet i transaktionsdelen.

F7 - Spara en aktivitet

Efter att t.ex. ha valt in ett antal kontakter i transaktionsdelen, kan aktiviteten sedan sparas med F7 – Spara. Kontakterna kommer då att märkas med denna aktivitet, vilket då även syns om väljer kontakten i registreringfönstret för kontakter.

WinBas00000082.gif

Spara som ny aktivitet. Om man t.ex. väljer den befintliga aktiviteten ”Återförsäljare/Utbildare” och sedan ändrar namnet till ”Återförsäljare/Utbildare 2” i namnfältet kan en helt ny aktivitet sparas med utgångspunkt från den gamla.

WinBas00000083.gif 

Ändras namnet på den befintliga aktiviteten, indikeras detta med texten ”F7 – Spara som”.

Slå ihop med befintlig aktivitet. Om ett namn anges för en ny aktivitet och detta namn redan återfinns på en tidigare befintlig aktivitet, kan den nya aktiviteten slås ihop med den befintliga aktiviteten.

F8 - Avbryt

Eventuella ändringar i ny eller befintlig aktivitet kan avbrytas genom att välja knappen avbryt. Utförda förändringar kommer då inte att sparas om dialogen Spara ändringar har bekräftats med Nej - Ändringar sparas inte.

Dialogen Spara ändringar

Om ändringar har utförts i en aktivitet och dessa inte har sparats ges en varning om detta om aktiviteten avbryts, rutinen stängs eller en ny aktivitet håller på att skapas från selektering eller kunder (se nedan).

Skriv ut listan med registrerade aktiviteter

Möjlighet finns att skriva ut eller exportera listan med aktiviteter genom att högerklicka på listan. Högerklicka på skärmlistan och välj det aktuella alternativet för utskrift.

 

Organisationer och kontakter

En aktivitet kan bestå av organisationer, kontakter eller båda två. Därför består transaktionsdelen av fönstret av två ”vyer”, en för organisationer och en för kontakter. I organisationsvyn kan man öppna och bocka för den eller de kontakter som ska ingå vid exempelvis ett utskick. Om man bockar för en kontakt i organisationsvyn återfinns den även i kontaktvyn och kontakten knyts således till den aktuella aktiviteten.

WinBas00000084.gif

WinBas00000085.gif 

När nya poster läggs till i befintlig eller ny aktivitet visas dessa i fetstil med ”highlight”, ända tills de har sparats.

Kolumner

Fält som återfinns i kolumner i Aktiviteter består av tre olika tidigare sparade inställningar för skärmlistor. De kolumner som visas i respektive vy baseras på personliga inställningar gjorda i respektive anpassad söklista för Organisationer och kontakter. När en organisation väljs och kontakter öppnas för denna, visas de kolumner som har valts i den anpassningsbara skärmlistan i organisationer för fliken Kontakter.

Anpassa kolumner

Det finns även möjlighet att tillfälligt påverka utseendet i respektive vy genom att högerklicka på den aktuella vyn, exempelvis Organisationer. För att kunna anpassa kolumner krävs att den aktiva aktiveteten är sparad, annars är alternativet inaktiverat.

 

Använd tillfälligt anpassade kolumner innan t.ex. innan ett Excel kalkylblad skapas av en aktivitet. Kolumner kan anpassas i aktiviteter i följande lägen:

Om arbete pågår med aktiviteten kommer alternativet Anpassa kolumner att vara inaktivt och ej möjligt att välja.

Att skapa en aktivitet från Winbas kunder eller statistik

Skapa en aktivitet baserad på kunder och försäljningsstatistik i Winbas, där kunder i ett angivet företag är registrerade som organisationer i Winbas Säljstöd.

Att skapa en aktivitet via F10 - Selektering

Förutom att direkt registrera en aktivitet på en organisation eller kontakt kan aktiviteten byggas upp från början i Aktiviteter genom att välja in organisationer och kontakter. Ett mer användbart sätt att starta en aktivitet är att utgå ifrån en selektering.
Gå in i Organisation eller Kontakt och ange ett eller flera sökbegrepp i fälten, välj sedan F10 – Selektering. 

WinBas00000086.gif 

Här återfinns funktionen Skapa aktivitet, genom att välja denna överförs innehållet i selekteringen till en ny eller befintlig aktivitet. Man kan då sedan välja att spara aktiviteten för senare bearbetning och förändring eller att skapa nytt dokument utan att spara aktiviteten om man så önskar.

Dialogen Skapa aktivitet från selektering 

Lägg till befintlig aktivitet ger möjligheten att slå samman selekteringen med befintlig aktivitet, detta kan även göras genom att i Aktiviteter Spara som namnet på den andra aktiviteten och en fråga ställs om aktiviteten slås ihop med den befintliga.

Vid selektering från Organisationer finns möjlighet att välja om och vilka kontakter som ska ingå i aktiviteten, t.ex. om ett brev ska gå ut enbart till ”tekniker”. De begrepp som har använts för t.ex. Titel, såsom VD, Säljare o.s.v. visas automatisk i listan om denna väljs, vilket ger en överblick över vilka data som kan tänkas matcha det valda fältet.


Vid selektering från Kontakter finns valet Inkludera kontakternas Organisationer, detta val har egentligen ingen betydelse för de kontakter som redan har selekterats eftersom organisationsuppgifterna ändå finns tillgängliga, utan är snarare ett alternativ som underlättar och åskådliggör för vidare bearbetning av aktiviteten. Skillnaden är också att i detta fall sparas aktiviteten fysiskt även på organisationen och kan tas fram via selekteringar m.m.

Ta bort en eller flera Organisationer eller Kontakter

Ta bort en rad från aktiviteten genom att markera den i listan och välj Ta bort.

Det är också möjligt att markera flera organisationer i aktiviteten med hjälp av Ctrl eller Shift tangenterna och därefter välja Ta bort markerade. På samma sätt kan man även ta bort flera kontakter som ingår i aktiviteten.

 

Olika möjligheter till utskick

 

Förutom Skapa nytt dokument som kan användas direkt efter selektering via aktiviteter, återfinns även möjlighet att skicka aktiviteten till Excel samt en e-mailfunktion.

 

Skapa nytt dokument utgår ifrån organisationsbegreppet och skapar en kopplad utskrift till angivna kontakter eller om enbart kontakten är angiven i aktiviteten (vid t.ex. aktivitet med bara kontakter) användes kontaktens organisationsuppgifter vid utskicket om dessa behövs.

Skapa nytt excelblad ger möjlighet att exportera data från organisationer eller kontakter från en aktivitet till Excel.

Skapa nytt e-mail utgår ifrån respektive kontakt i aktiviteten. Saknar kontakten e-mailadress användes organisationens e-mailadress. Om en organisation inte har några angivna kontakter, användes även då organisationens e-mailadress.

  Skapa aktivitet baserad på kunder och försäljningsstatistik Utskick via Word, Excel och Outlook Att skapa en aktivitet via F10 - Selektering Aktiviteter och transaktioner Organisationer och kontakter