Säljstöd Övergripande beskrivning

Winbas hjälp

Översikt Säljstöd

Sammanfattad beskrivning av olika funktioner i Winbas Säljstöd.

Winbas Säljstöd är integrerat med Winbas Administration och dessutom finns kopplingar mot Microsoft Outlook, Word och Excel. När det gäller Microsofts produkter är kravet minst Microsoft Office 2000 eller senare för att erhålla bästa funktionalitet.

 Vad är Winbas Säljstöd

 

Winbas Säljstöd är en samling av funktioner som ger användaren möjlighet att på ett enkelt sätt hämta uppgifter om kunder, leverantörer samt relaterade data till dessa. Vidare ges möjlighet att koppla offerthantering via Word och mail-hanteringen via Outlook.

 

Med andra ord är Säljstöd ett viktigt verktyg för personer på företaget som har utåtriktade kontakter.

 Vad innehåller Winbas Säljstöd

Winbas Säljstöd består av huvuddelarna meddelandefunktioner, kalender samt organisationer, kontakter, projekt och aktiviteter. Varje funktion kommer nedan att beskrivas.

Övergripande funktioner

Under menyn Arkiv finns flera grundinställningar som måste göras innan systemet aktiveras. Nedan följer en kort orientering om vilka grundinställningar under Arkiv-menyn som bör gås igenom.

Inställningar för Användare erbjuder en del inställningar som påverkar utseendet och fönsterhanteringen för varje användare.

Winbas administrativa företag. Markera vilka företag i Winbas som skall kopplas mot säljstödet. Om flera företag skall kopplas skall ett av dessa vara huvudföretag.

Dataöverföring ger möjligheter att göra överföringar mellan de administrativa företagen och Säljstöd. Här finns också en överföring som ger användaren möjlighet att överföra information till Microsoft Outlook.

Inställningar säljstöd. Dessa inställningar handlar i stort om hur olika uppdateringar och synkroniseringar ska hanteras när de utförs. Önskas mer detaljerad rådgivning i hur dessa inställningar påverkar er verksamhet, ta kontakt med Winbas support.

Lösenord kan ändras för åtkomsten till informationen i databasen. Lösenordet är till för att ingen obehörig utifrån ska kunna öppna databasen och ta del av informationen. Iakttag en viss försiktighet vid förändring av detta lösenord, då problem kan uppstå om informationen om förändringen av lösenordet inte finns tillgänglig vid senare tillfälle.

Meddelanden

Funktionen är till för att på ett enkelt och effektivt sätt kunna skicka information mellan användarna i ett lokalt nätverk. Det kan även finnas andra användningsområden som skiftar från verksamhet till verksamhet.

Skicka meddelanden. Genom att funktionaliteten för hantering av meddelanden ges möjlighet att skicka meddelande till en eller flera användare som finns registrerade i Winbas användarregister.

Det finns även möjlighet att lägga upp olika mappar för att styra ett meddelande till en specifik mapp direkt, vilket innebär att mottagaren direkt kan avgöra vilken mapp som ska öppnas först. Exempel på mappar kan vara Viktigt, Info, Prioriterat eller Allmänt. Meddelandet kan också skickas med Signal vilket innebär att meddelandet kommer upp på angiven dag och klockslag. Detta förutsätter att användaren har startat sitt säljstöd.

Hämta meddelanden. När man mottagit ett meddelande kan man välja att markera det genom att högerklicka på meddelandet. Ett antal funktioner finns då kopplade till meddelandet. Windows standardfunktioner som klipp och klistra kan även användas här. Under Inställningar för användaren finns en del alternativ som kan påverka utseendet och hanteringen kring meddelanden.

Kalender

Kalender är en funktion som ger användaren möjlighet att boka in sina tider. Dessutom ges möjlighet att se andra användares bokade tider, vilket ger ett effektivt verktyg när t.ex. växeltelefonisten ska lämna uppgifter om var en viss person befinner sig.

Välja klockslag och datum

Det finns en vågrät och en lodrät rullningslist för att få fram alla klockslag på dygnet. Under Inställningar för användare ges möjlighet att bestämma vilket klockslag som kalendern skall börja med när denna startas. Man kan också använda almanackan, d.v.s. månadsöversikten, använd pilarna för att välja månad och klicka på önskat datum för att flytta inom kalendern. Om man önskar återgång till dagens datum, välj knappen Idag.

Registrera en händelse i kalendern

Registrering av en händelse görs genom att sätta markören på önskad dag och tid, hålla vänster musknapp nedtryckt och dra. När man släpper musknappen visas dialogrutan Händelse i kalender.

I dialogen registreras organisation och eventuell kontakt om så önskas. Grundtanken är att man hämtar uppgifterna direkt från organisationsregistret, men det går även bra att registrera data som inte återfinns i organisationer eller kontakter.

I typ anges vilken typ av händelse som bokats. Under Typer för kalender finns möjlighet att lägga upp olika typer som därigenom gör registreringen enklare och snabbare. I detta register kan man dessutom koppla en färg till aktiviteten vilket ytterligare förstärker kalenders funktionalitet.

Genom att högerklicka på en inbokad kalenderaktivitet kan man via menyn utföra ett antal funktioner som att visa den eller kopiera den.

Röda dagar i kalender ger möjlighet att lägga in alla röda dagar som infaller under måndag-fredag.

Skriv ut kalender erbjuder möjlighet att skiva ut kalendern. Det finns två olika val av utskrift, kalender eller aktivitetslista.

Organisationer, Kontakter och Projekt

Organisationer, kontakter och projekt är de mest omfattande delarna av säljstödet. De tre delarna kan användas var för sig eller tillsammans. Grunden till all information kommer från Winbas administration och utgör ryggraden i dessa delar av säljstödet. Alla kunder, leverantörer samt referenser till dessa kommer att finnas här, därtill kommer också de projekt som läggs upp att återfinnas här.

Grundläggande inställningar som påverkar hanteringen:

Det finns också kopplingar till Microsoft Outlook, Word och Excel. Under Mallar för Microsoft Word finns möjlighet att skapa färdiga mallar som sedan kan användas när Word-dokument skall skapas. Här används exempelvis offertmall eller reklamationsmall. Dessa mallar förenklar hanteringen avsevärt när olika standardbrev skall skapas och skickas.

Organisationer är säljstödets övergripande begrepp för allt som finns i administrationens kundregister och leverantörsregister. Nya organisationer kan läggas upp i säljstöd och sedan exporteras till Winbas administration.

Under Aktiviteter, Branscher och Distrikt kan en uppdelning göras för att därigenom på ett enkelt och effektiv sätt klassificera informationen. Denna klassificering kan sedan användas för att selektera fram önskade organisationer. Upp till 50 klassificeringar kan göras avseende aktiviteter och branscher per Organisation.

Kontakter kan användas på två sätt. Det normala är att man via organisationer lägger upp kontakterna. I detta fall är kontakt lika med referens på kund eller leverantör om organisationen har en sådan koppling. På det sättet kan en organisation kan innehålla oändligt antal kontakter.

Om en kontakt läggs upp i registret utan någon koppling mot organisation så är kontakten att anse som privat och kan endast användas av den som lagt upp den. Kontakter följer annars organisationer när det gäller strukturen. Under Intressen för kontakter kan en uppdelning göras för att därigenom på ett enkelt och effektiv sätt klassificera informationen. Denna klassificering kan sedan användas för att selektera fram önskade kontakter.

Eftersom en stor del av informationen i fliksystemet kommer från Winbas administration innebär detta att om man har skickat en faktura med en specifik fakturareferens, kan man återse denna faktura under den aktuella kontakten.

Aktiviteter används när olika organisationer eller kontakter som ska tillhöra en viss händelse väljas in och grupperas enligt valfria kriterier.

Projekt är ett sätt att samla ihop administrativa transaktioner. Projektet återfinns alltid i Winbas administrativa företag och ska innehålla relevant information. En stor fördel värd att nämna är den möjlighet som ges genom att man på ett enkelt sätt t.ex. kan hämta upp alla bokförda leverantörsfakturor på ett visst projekt.

Fliksystemet ger kopplingar till relevant information av typen organisation / kontakter, projekt, egna eller gemensamma kommentarer, word-dokument eller andra registrerade typer av dokument, statistik, kundfakturor, order, beställningar och leverantörsfakturor. En stor del av denna information kommer från Winbas administration och ger användaren en snabb och enkel överblick.

Dokument. Kopplade utskrifter i form av massbrev eller etiketter kan göras genom att först selektera fram önskade poster och därefter skicka detta urval till Microsoft Word.

Anpassningsbara skärmlistor. I alla skärmlistor ges möjlighet att via högerklick erhålla en snabbmeny med ett antal användbara funktioner såsom att välja in kolumner eller skicka data till Microsoft Excel.

  Hjälp om Winbas Hjälp