Säljstöd Organisationer

Winbas hjälp

Översikt Säljstöd

Organisationer representerar de företag och rörelser som man handlar och korresponderar med. En Organisation kan vara en kund och / eller leverantör i Winbas, men behöver inte vara det. Till organisationen kan ett antal kontaktpersoner vara knutna, kontakter kan även vara privata och hör då inte till en organisation.

 

Organisationer öppnas via Arkiv - Organisationer, tangenterna <Shift> + <F2> eller knappen <Organisationer> på knappraden.

Uppdatera organisationer

Organisationer uppdateras med kunder och leverantörer från Winbas databas antingen automatiskt vid programstart, se Inställningar eller vid valfritt tillfälle vid Dataöverföring. Övriga organisationer som inte finns i Winbas databas, t.ex. bankkontakter, fastighetsskötare m.m. registreras direkt i säljstödsystemet.

Sök organisation

På samma sätt som i övriga Winbas kan en organisation sökas genom att t.ex. skriva första tecknen i namnet och öppna söklistan.

Selektering

Det är också möjligt att utföra en selektering på valfritt fält. Vid selektering på t.ex. postadress används tangenten F10 - Selektera.

 

Selektering på Aktivitet

Till skillnad från normalfallet vid selektering, sker selektering på Aktiviteter alltid på det exakta begreppet, t.ex. efter att den har valts via knappen pil-ner i Organisationer. D.v.s. den aktivitet som anges måste helt matcha aktivitetens namn. Vid selektering på aktiviteter kan då asterisk (*) användas som mask för att utföra selektering på en del av aktivitetens namn.

Mask

Betydelse

*abc*

Motsvarar då vanlig selektering i andra fält.

abc*

Visar aktiviteter som börjar på sökbegreppet.

*abc

Tar fram alla aktiviteter som slutar på angivet begrepp.

Kontakter

Spara kontakter på organisationen

Fliken kontakter ger möjlighet att direkt på organisationen registrera kontakter som då sparas i kontaktregistret vid tillfället då organisationen sparas. När en kontakt har registrerats från Organisationer kommer den således även att vara tillgänglig från Kontakter.

Skärmlistan med kontakter

Genom att anpassa kolumnerna i skärmlistan kan de relevanta fälten väljas in för registrering av nödvändiga uppgifter på kontakterna. När kontakter visas i Organisationer är dessa normalt sorterade i registreringsordning (KontaktID) när organisationen öppnas.

Genom att klicka på en invald rubrik i listan, t.ex. Namn - kan listan istället sorteras på det begreppet. Om man därefter även väljer att Spara utseende kontakter genom att högerklicka på listan med kontakter, kommer denna sortering att gälla varje gång en organisation öppnas.

 

Ta bort kontakter på organisationen

Utöver att kontakter kan tas bort ifrån själva registreringsrutinen för kontakter, kan de även tas bort direkt från Organisationer när den aktuella organisationen är vald. Från Organisationer kan kontakter tas bort på två sätt:

Ta bort organisation

Hela organisationen med kontakter och dokument tas bort med knappen F9 - Ta bort. Det finns även möjlighet för administratören att begränsa borttagning av organisationer.

 

Om inställningen WB-rättigheter för att ta bort organisation sätts, kommer borttagning av organisationer enbart att tillåtas för användare med specifika WB-rättigheter.

Använd inställningen om organisationer normalt inte ska tas bort från systemet, och där felaktig borttagning kan innebära att aktiviteter, kalender, dokument och andra noteringar tas bort tillsammans med organisationen och då kan bli svåra att återskapa.

 

  Vanliga fält Kund och leverantör i organisation Fliksystemet