Säljstöd Registrera mapp eller dokument

Winbas hjälp

Dokument

Dialogen kan visas dels i samband med en ny registrering av ett dokument, eller vid ändring av en redan befintlig registrering. Båda dessa alternativ nås med högerklicka i skärmlistan som visas när alternativet Dokument väljs i Fliksystemet.

Funktionen ger möjlighet att koppla ett dokument av vilken typ som helst, t.ex. en bitmapbild, CAD-ritning, powerpointpresentation eller liknande. Det associerade programmet för respektive filtyp startas beroende på filändelsen när dokumentet ska visas via Visa befintligt dokument.

Ange sökväg och namn till mapp eller dokument

Dokumentnamn anges först vid registrering av befintligt dokument.

Ange den plats på hårddisken som dokumentet är lagrat på. För att leta efter en fil använd knappen för att bläddra i filsystemet.

Maximal längd för dokumentnamn inklusive nätverkssökväg är 255 tecken för dokument som ej återfinns i standardkatalogen Dokument.

Övriga inställningar

Övriga inställningar i dialogen korresponderar mot respektive kolumn i skärmlistan över dokument, som visas när alternativet Dokument väljs i Fliksystemet.

Beskrivning anges till önskad text som sedan kommer att visas i denna kolumn. Beskrivningen lagras av säljstöd tillsammans med referensen till det fysiska dokumentet.

Typ som föreslås bestäms av den filändelse (t.ex. xls) som filen har och som i sin tur är associerad till en viss filtyp och program.

Skapad datum anger när dokumentet är skapat. Förslaget baseras på skapat datum som även kan ses i utforskaren. Detta datum kan ändras och behöver inte följa det fysiska datumet då filen verkligen skapades.

Att registrera en hel mapp

Om man t.ex. har definierat olika kataloger på en disk för olika kunder för exempelvis ritningar, bilder m.m. behöver inte alla dokument registreras var och en för sig. Man kan istället länka till en hel mapp och hela mappen kommer då istället att öppnas när man väljer Visa befintligt dokument. Därefter kan ett enskilt dokument öppnas ifrån själva mappen. Fördelen är att nya dokument inte behöver registreras när de har skapats.


Tips. Mappar och alla typer av dokument kan även länkas in via genvägar från Winbas Skrivbord. Genom att registrera den övergripande mappen Kunder i exemplet ovan, kan alla kunders mappar och dokument även nås från Winbas Skrivbord.