Winbas hjälp

Administrationens huvudmeny

När Winbas startas öppnas först administrationens huvudmeny om så är inställt. Administrationens huvudmeny är uppdelad på två flikar, dessa båda kallas <F2 - Huvud> och <F3 - Övrigt>.

Logotype

På administrationens och bokföringens huvudmeny syns Winbas standardlogotype, denna logotype kan förändras i det enskilda fallet. Varje företag kan ha sin egen logotype, som består av en bildfil i valfritt bildformat, t.ex. JPG, GIF, BMP eller WMF.

Anpassade menyalternativ

I Winbas kan man själv välja vilka alternativ som ska finnas på huvudmenyn och var dessa ska ligga. Man kan också välja vilka nummer alternativen ska ha för en snabb åtkomst från tangentbordet. Se Anpassa Menyalternativ i menyn Arkiv, eller högerklicka på huvudmenyn Administration för genväg till inställningar för administration. Alternativ i huvudmenyn Administration som inte används dagligen återfinns på fliken <F3 Övrigt>.

Som administratör kan man högerklicka på
Administrationens huvudmeny, för att t.ex.
Anpassa Menyalternativ.

 

 • Klicka på ett alternativ för att gå till avsnittet

  Administration

Huvud 

Kunder / reskontra

Produkter / lager

Order / fakturering

Leverantörer / reskontra

Allmänna rutiner

 

 

 

Övrigt 

Allmänt

Grundregister

Projektuppföljning

Transporter

Alternativen i rubrikerna ovan och rutiner som beskrivs nedan är i den ordning som administrationens huvudmeny är anpassad enligt Winbas standardinstallation.


Är administrationens huvudmeny stängd eller om man befinner sig i någon annan rutin och vill komma till huvudmenyn klickar man på första knappen på knappraden eller använder tangenterna <Shift>+<F1>.

Närliggande funktioner och alternativ

Utskrifter Administration

Alla utskrifter för administrationen finns samlade under ovanstående knapp. Klicka på knappen på knappraden eller använd tangenterna <Shift>+<F3>. I vissa rutiner kan även s.k. direktutskrifter göras, t.ex. utskrift av följesedel i Order / faktura.

Menyrad

Menyraden och knappraden, räkenskapsåret och eventuellt datum och tid om så är inställt, återfinns alltid på bildskärmen oavsett vilken rutin som man befinner sig i. Det gör det enkelt att t.ex. öppna produktregistret genom att klicka på produktknappen på knappraden under pågående orderregistrering utan att behöva stänga orderrutinen.

Användare

Om Winbas används av flera användare i ett nätverk är det kanske inte meningen att alla ska ha tillgång till samtliga rutiner i systemet. Vilka rutiner respektive användare ska ha rättighet att använda, anges i Användare under menyalternativet Arkiv. För att användare ska ange sin signatur och lösenord måste alternativet Inloggning vara markerat i Systeminställningar i Arkiv.

Mus, funktionstangenter och kortkommandon

För att kunna använda Winbas på bästa sättet bör man lära sig att använda tangentbordet istället för mus, då det är det snabbaste sättet att arbeta med systemet. Samtidigt är användning av tangenter ett säkrare sätt, t.ex. <Enter> för att förflytta sig från fält till fält. Man undviker då att oavsiktligen gå förbi väsentliga fält. I avsnittet Kortkommandon finns information om funktionstangenter m.m.

Bokföringens huvudmeny

Om man klickar på ovanstående knapp som finns på knappraden eller använder tangenterna <Shift>+<F2> öppnas bokföringens huvudmeny där alla funktioner rörande bokföringen finns.

Utskrifter Bokföring

Alla utskrifter som gäller bokföringen återfinns bakom ovanstående knapp som också finns på knappraden. Vissa utskrifter för projektuppföljning finns också på Utskrifter Administration. Det är även möjligt att använda tangenterna <Shift>+<F4> för att direkt komma till menyn Utskrifter Bokföring.

Arkiv

Innan registrering av kunder, produkter o.s.v. påbörjas är det viktigt att gå igenom rutinerna som återfinns under menyalternativet Arkiv. Det kommer att underlätta arbetet för er när ni lägger upp era kundregister osv.

Genom att högerklicka på någon av huvudrutinerna Administration eller Bokföring med rättigheter öppnas menyerna för respektive inställningar som Inställningar administration.

 

Tips. För att öppna menyn Arkiv från någon av huvudrutinerna Administration eller Bokföring, använd tangenten Applikations-meny.

Administration

Nedan följer en kort presentation av de rutiner som återfinns under varje rubrik på Administrationens huvudmeny.

Kunder / reskontra

Kunder. En av grundförutsättningarna för att fakturering ska kunna göras är att kunder är registrerade med nödvändig data i avsnittet Kunder.

Fakturaregistrering. När ni börjar använda Winbas som ert administrativa system har ni förmodligen kundfakturor som är oreglerade. Dessa fakturor registreras enklast i Fakturaregistrering och sedan kan en aktuell reskontra skrivas ut.

Inbetalningar används för att registrera betalningar av kundfakturor. Betalar kunderna efter förfallodatum kan det tänkas att de får betala dröjsmålsränta.

Räntetransaktioner innehåller transaktioner med dröjsmålsränta när för sent inbetalda fakturor registreras. All räntefakturering grundas på inneliggande räntetransaktioner.

Administration

Produkter / lager

Produkter innehåller själva produktregistret. I produktregistret finns många funktioner och informationsfält, t.ex. strukturhantering, kvantitetsrabatt och ackumulerat täckningsbidrag.

Generell prisändring. Om en prisändring ska ske som berör flera produkter är funktionen Generell prisändring mest fördelaktig att använda.

Specialprislistor. Har kunder olika priser på produkter finns det möjlighet att registrera olika kundunika prislistor. Specialprislistor kan innehålla olika kombinationer av specialpriser på både produkter och hela produktgrupper. En specialprislista kan också ha begränsad giltighet. Denna prislista knyts sedan till en eller flera kunder.

Prisrapport ger en överblick över kundens priser och rabatter från produkternas grundpriser eller specialprislistor som används på kunden. Prisrapport innehåller dels funktioner för prisförfrågan för en viss kund, samt rapporteringsmöjligheter i form av prislistor till kunden eller för internt bruk.

Beställning. Genom att använda funktionen för beställning i Winbas har man kontroll över väntade leveranser från leverantörer. Dessutom underlättar det ha en beställning att utgå från när produkterna sedan registreras in på lagret vid Inleverans.

Uppackningsunderlag. Vid kommande delleveranser från leverantör kan uppackningsunderlag användas för att plocka ut enstaka rader från flera beställningar baserat på meddelande från leverantören.

Inleverans används för registrering av ankommande leveranser av produkter för att öka lagersaldot.

Lagerjustering. Genom att använda Lagerjustering kan produkternas lagersaldo förändras och lageromflyttning kan ske över eventuella lagerplatser.

Inventering. Med jämna mellanrum ska inventering av lagret göras. I Inventering registreras det inventerade lagersaldot som sedan uppdateras och godkännes.

Administration

Order / fakturering

Offertregistrering. Offertregistrering och Order / faktura är mycket lika varandra i utseende och hantering. Har man först registrerat en offert kan man använda den för att skapa en order. Det finns även möjlighet till andra korsvisa kopieringar, t.ex. kopiering från Faktura.

Order / faktura. När en kundfaktura ska skapas utgår man alltid från en försäljningsorder. I orderrutinen Order / faktura är det möjligt att skapa upp till 7 olika typer av fakturor.

Vid delleverans av order kan restorder skapas beroende på inställningar gjorda på kunden. I samband med registrering av order kan direktutskrift av ordererkännande, följesedel, plocksedel och fraktsedel samt faktura utföras.

Fakturering. Visa funktionen Fakturering utförs fakturering av inneliggande order som inte tidigare har fakturerats direkt vid registreringen i Order / faktura.

Samfakturering. För att fakturera flera order på en och samma gång används funktionerna kring Samfakturering.

Räntefakturering. Räntefakturor på basis av försenade kundinbetalningar skapas i rutinen Räntefakturering.

Fakturera fasta order. Återkommande fakturering, t.ex. hyresavisering görs i rutinen Fakturera fasta order.

Beställningsunderlag. Utifrån ett beställningsförslag eller direkt från Order/faktura kan ett beställningsunderlag skapas automatiskt. I Beställningsunderlag skapas sedan beställningar till berörda leverantörer.

Serviceorder är avsedd för företag som reparerar och utför olika typer av service. Här registreras vad som ska göras och vad som är gjort. Alla order finns kvar även efter fakturering och kan följas upp.

Kassa. Funktionen Kassa innebär en snabb registrering via manuell inmatning eller med läspenna av streckkoder. Efter att kassatransaktioner har registrerats sker normalt betalning kontant eller med kort. Kassatransaktioner kan även ligga till grund för leverantörsbeställningar eller vanliga kundorder, varför Kassa även kan användas som en snabbregistrering av vanliga order för fakturering i ett senare skede.

Administration

Leverantörer / reskontra

Leverantörer. För att kunna registrera leverantörsfakturor måste leverantörer finnas upplagda i Leverantörer. Antingen registreras alla leverantörer när man börjar använda systemet eller så registreras leverantörer allt eftersom fakturor registreras.

Fakturaregistrering. I Fakturaregistrering registreras alla inkommande leverantörsfakturor.

Faktura-attest. Om leverantörsfakturor skall godkännas och eventuellt efterbokföras används funktionen attestering. Det innebär att fakturorna först registreras och sedan eventuellt konteras i Faktura-attest.

Betalningsförslag. Betalning av leverantörsfakturor utförs i Betalningsförslag. Det finns olika sätt att betala fakturor: förskott, kontant, postgiroavier, bankgiroavier, telepostgiro, telebankgiro och utrikes betalningar.

Avbokning. Fakturor som betalas via telepostgiro och telebankgiro samt utrikes betalningar blir inte direkt registrerade som betalda utan är registrerade som att de ligger för betalning. Det är också korrekt eftersom Postgirot och Bankgirot först betalar på angivet betaldatum. När det gäller utrikes betalningar vet man inte från början vilken valutakurs dessa betalas i. I samband med Avbokning registreras korrekt betaldatum och valutakurs.

Administration

Allmänna rutiner

Under rubriken Allmänna rutiner finns rutinerna Valutatabell, Likviditetsanalys och Budgetering som standard.

Valutatabell. De företag som handlar med utländska valutor ändrar kanske valutakurser dagligen och önskar då ha Valutatabellen lätt åtkomlig.

Likviditetsanalys. Även Likviditetsanalys kan användas minst en gång i veckan. I Likviditetsanalys visas enkelt väntade inbetalningar från kunder, utbetalningar till leverantörer och övriga inbetalningar och utbetalningar under de kommande veckorna. Likviditetsanalysen bygger på Winbas kundreskontra och leverantörsreskontra och kan även omfatta inneliggande order till kunder och beställningar till leverantörer. Dessutom är det möjligt att komplettera med in- och utbetalningar som inte registreras i Winbas, som t.ex. löner.

Budgetering. Om man önskar att ta fram verklig försäljning jämfört med en prognos redan i administrationen är det möjligt att budgetera försäljningen både på kund och produkt i funktionen Budgetering. Budgetarbete görs vanligen annars i Winbas Bokföring.

Administration

Allmänt

Transportsätt
Leveransvillkor
Betalningsvillkor
Språkkoder
Landskoder

I rutinerna under rubriken Allmänt på fliken F3 - Övrigt, återfinns vissa rutiner enligt standardinställningar. Det finns även registrerat förslag på en del uppgifter från början när ett nytt företag har skapats. Gå gärna igenom dessa registreringrutiner så att uppgifterna passar verksamhetens egen administration.

Administration

Grundregister

Fakturakoder
Kundgrupper
Produktgrupper
Lagerplatser
Statistiknummer
Leverantörsgrupper

Ett exempel på ett grundregister är Produktgrupper. Grupperna har bl.a. betydelse för hur faktureringens bokföringsunderlag konteras. På produktgrupper registreras olika försäljningskonto, t ex konton för momspliktig och momsfri försäljning.

Det är även möjligt att registrera Statistiknummer på produktgrupper. Statistiknummer används för Intrastatrapporter som skrivs ut i Winbas och skickas till myndigheter för redovisning av handel med EU-länder.

Administration

Projektuppföljning

I detta avsnitt finns funktionerna som har med projekthantering att göra. Uppföljning av projekt gör det möjligt att enkelt följa upp intäkter och kostnader på ett särskilt arbete som utförs. Det finns flera bra utskrifter för projektuppföljningen både i Utskrifter Administration och i Utskrifter Bokföring.

Projekt. Själva rutinen Projekt där projekt registreras återfinns även som knapp på knappraden så att rutinen är åtkomlig från alla ställen.

Anställda och Lönearter. För att kunna registrera upparbetad tid på projekt måste Anställda och Lönearter registreras i respektive rutin.

Prislista används för att sätta särskilda priser med olika kombinationer av anställda, lönearter och projekt.

Transaktionsgrupper. För kunna se önskade projekttransaktioner på projektrapporter måste särskilda kopplingar göras. Kopplingar görs i rutinen Transaktionsgrupper. D.v.s. vilka typer av transaktioner som skall ingå i projektrapporten.

Tidrapporter. Rutinen där tidsregistreringen sker heter Tidrapporter. Här registreras all nedlagd tid på projekten för respektive konsult. Du har möjlighet att ändra registrerad tid fram till dess att du väljer att uppdatera transaktionerna. Tidstransaktioner för de projekt som är kodade som löpande räkning kommer att gå vidare till rutinen Vidaredebiterad tid.

Om registrering sker av konsulterna själva vilket är mycket vanligt idag t.ex. genom Internet, Excel eller handdator (Det finns idag många sätt att rapportera nedlagd tid på elektronisk väg) så är denna rutin mera till för att göra justeringar och skall då ses som en ren kontrollrutin.

Vidaredebiterad tid. I Vidaredebiterad tid utförs fakturering till kund. Vid registrering av leverantörsfakturor kan man enkelt registrera kostnad som ska vidaredebiteras till kund. Registrerade tidrapporter uppdateras automatiskt och förs in i rutin Vidaredebitera tid för fakturering enligt löpande räkning.

Administration

Transporter

Winbas kan användas av åkerier och andra transportföretag då det återfinns ett antal rutiner och funktioner för transportsedelsregistrering, avräkning m.m. Det är även möjligt att koppla ett separat bokningssystem till Winbas för hantering av verksamheter inom transport.

För ytterligare information avseende transporter:

Administration

Exempelföretag

När användandet av Winbas påbörjas efter installationen finns alltid företaget Winbas Exempel med efter nyinstallation. Övning i hantering av de olika funktionerna i Winbas kan då utföras i exempelföretaget.

På Winbas installationsCD finns även ett antal exempelföretag, dessa företag kan installeras under själva installationsförfarandet av Winbas eller i efterhand kopieras via alternativet Exempelföretag från CD-ROM i Nytt Företag.

Administration

  Gå till www.winbas.com Välj logotype Anpassa Menyalternativ Anpassa Menyalternativ Anpassa Menyalternativ Anpassa Menyalternativ Välj logotype Administration Inställningar Allmänt Inställningar Kunder Inställningar Produkter Inställningar Order Inställningar Leverantörer Inställningar Projekt Inställningar Transporter Anpassa Menyalternativ Inställningar Blanketter