Åkare / fordon - Direktutskrift

Winbas hjälp

Genom att markera en eller flera åkare och åkarens fordon kan ett antal rapporter skrivas ut genom att välja knappen Direktutskrift. För att hantera alla åkare och fordon välj först knappen Markera alla.

Till rapporterna hör bl.a. blankettavräkning som utgör en avräkning i blankettformat.

I denna dialog kan även bokföringsjournal skrivas ut och integreras samt leverantörsfakturor kan skapas direkt till berörda leverantörer.

Bokföringsperiod visas och anges enbart om ett eller flera fordon markerade för utskrift är Eget fordon. Denna utskrift utgör bokföringsrapporten Rapport för eget fordon som till sitt utseende utgör en form av resultatrapport.

Avräkningsperiod föreslås från den avräkningsperiod som är angiven i Inställningar Transporter och avser den mer förkommande varianten Avräknas som är angivet på åkaren eller fordonet. Det är denna period som kommer att ligga till grund för utskrifter och rutiner specificerade nedan.

Skriv ut avräkning (standard) skriver ut en avräkning av den äldre typen för de Åkare / fordon som är markerade i skärmlistan. Denna rapport är idag tämligen ovanlig men kan användas vid behov. Rapporten i sig är i formen av en lista med kolumner och rader, där de ingående kolumnerna bestäms av designen för rapporten genom knappen Design Avräkning.

Skriv ut blankettavräkning (alla fordon) skriver ut avräkningar på alla åkare och dess fordon oavsett vilka som är markerade i skärmlistan. Rapporten är i detta fall till utseendet och designen mer lik en fakturablankett, men med specifikationer av inkört per fordon och ackumulerade belopp.
Blanketten för avräkning bygger på fakturamallen Faktura, typ 1, språk XX. För att förändra utseendet på avräkningen väljs alltså Design av blanketter, Faktura med språkkod XX. För att ställa in t.ex. antal kopior vid utskrift väljs då blankettens Disposition.

Enbart berörda åkare under perioden. Normalt när avräkning av typen blankett skrivs ut, skrivs åkaravräkning för alla åkare och fordon i registret. Genom att välja det alternativet Enbart berörda åkare under perioden, kommer endast de åkare som har ett ingående saldo, registrerade transportsedlar eller avdrag för den aktuella perioden att skrivas ut. På detta sätt kan utskriften minskas avsevärt och åkare utan händelser på perioden exkluderas, såvida man inte önskar att alltid skicka ett utdrag även till åkare utan händelser under perioden.

Enbart berörda fordon under perioden betyder att enbart de fordon som har påverkats under perioden kommer att skrivas ut på blanketten till åkaren. Använd alternativet när åkaren har flera registrerade fordon och vissa av dem är inaktiva över perioder.

Blankettavräkning

Granska blanketter på bildskärm innebär en förhandsgranskning av blanketterna på bildskärm istället för utskrift till skrivare. Detta alternativ kan användas när många blanketter ska skrivas ut och ger en möjlighet att kontrollera materialet innan själva utskriften till skrivaren. Utskrift av hela materialet eller enskilda sidor till skrivare kan även göras direkt efter att blanketterna har skickats till bildskärm.

Utskrift till skrivare betyder att blanketterna kommer att skrivas ut till skrivaren vald i blankettens disposition (Faktura typ 1 med språkkod XX).

Välj blanketter och skicka e-mail ger möjlighet att kryssa bort utskrift av blanketter till enskilda åkare samt ger möjlighet att skicka blanketten via e-mail. Om detta alternativ väljs kommer dialogen Välj blanketter / Skicka e-blanketter att visas och utskrift till skrivare och e-mail kommer då att föreslås enligt inställningar för e-blanketter angivna på leverantören som är angiven på åkaren. Förslaget av e-mailavisering kommer då att styras av alternativet Beställning angivet i E-blanketter.

E-Blanketter

Skriv ut bokföringsjournal skriver en sammandraget till en fakturajournal på leverantörssidan som kan användas vid bokföringen.

Bokföring via integration innebär att bokföringsunderlaget konteras automatiskt i bokföringen på det datum och den verifikationsnummerserie anges i efterföljande dialog. När sammandraget för bokföringsjournalen skrivs ut, kommer då också serie, verifikationsnummer och bokföringsdatum att specificeras i utskriftens rubrik. Detta på samma sätt som i sammandragen i de ordinarie fakturajournalerna.

Typ av verifikation

Det är möjligt att välja om beloppen av konteringarna ska läggas ihop per konto, eller om mer en detaljerad verifikation ska skapas för ökad spårbarhet. En helt summerad verifikation ger minst antal rader och en detaljerad verifikation ger ett större antal konteringar beroende på hur många transportsedlar som integreras.

Summerad verifikation skapar verifikation summerad per konto och eventuella resultatenheter eller projekt.

Summerad per leverantör innebär samma summering som ovan men då också uppdelat per varje leverantör. Leverantören kommer då också att specificeras i radens text.

Detaljerad verifikation betyder att varje enskild kontering specificeras för respektive transportsedel. Konteringar som då t.ex. utgörs av leverantörsskuld, kostnad, moms och provision.

Definitiv avräkning innebär att ingående negativa saldon skapas för åkarna (leverantörerna) för nästa avräkningsperiod. Definitiv avräkning innebär således att avräkning inte längre kan skrivas ut för den aktuella perioden.

Skapa leverantörsfakturor kan köras i samband med definitiv avräkning och innebär att utbetalningar kan ske till berörda åkare. Leverantörsfakturorna följer sedan det normala förfarandet för betalningar i leverantörsreskontran.

Utbetalningsdatum 1 anges alltid och anger då fakturornas förfallodatum, fakturadatum sätts alltid till systemdatum.

Utbetalningsdatum 2 kan anges om respektive utbetalning ska delas upp vid två tillfällen och då skapa två fysiska leverantörsfakturor. Om två fakturor ska skapas, anges alltid den procentuella andelen för den första fakturan och den andra fakturan betalas alltså med det resterande beloppet.

Om utbetalningsbeloppet i allmänhet utgör samma procentuella andel, t.ex. 100 % vid utbetalningsdatum 1, kan detta anges i Inställningar Transporter och innebär att andelen alltid föreslås i dialogen.