Import av beställningsunderlag från fil

Winbas hjälp

Beställningsunderlag

Inläsning av data från fil skapad i t.ex. med Excel med transaktioner som utgör underlag för beställningar. En fil kan också vara resultatet av ett beställningsunderlag skapat med handdator.

Filnamn med beställningsunderlag

Produktnummer och Beställt antal

Ange en fil som innehåller beställningsunderlag i kolumner separerade med tab. Filen ska innehålla två kolumner för Produktnummer respektive Beställt antal.

Filen kan även innehålla fler än två kolumner, enda kravet är att fältet Produktnummer ligger i första positionen och att fältet Beställt antal ligger i sista positionen. Mellan dessa två fält kan alltså ligga kolumner som inte används vid importen, exempelvis lagerplatser om sådana har använts vid Import av inventeringsdata och en handdator använder detta utseende. När filen ska läsas in utförs en kontroll av att filen är en tabseparerad fil med minst två kolumner.

Pris och Leveranstid

Utöver produktnummer och beställt antal finns även möjlighet att välja till Ápris och Leveranstid i de fall man önskar specificera någon av uppgifterna som ytterligare kolumner i filen som importeras. I detta fall anges detta genom att kryssa för alternativen efter att man klickat på Kolumner.

 

När även pris och eventuell leveranstid används ska filen alltid innehålla exakt de angivna kolumnerna. D.v.s. används både pris och leveranstid ska filen innehålla 4 kolumner. Notera även att leveranstid kan vara angiven som en dag eller vecka och utvärderas vid inläsning enligt angivna regler för registrering av leveranstid.

Lagerplats

Normalt registreras produktens lagerplats, arbetsgruppens lagerplats eller standard lagerplats i beställningsunderlaget vid import om lagerplatser används. Det finns också möjlighet att specificera lagerplats i filen som då istället registreras på transaktionen. Använd alternativet t.ex. när beställningsunderlag genereras med handdator. Om filen innehåller lagerplatser, kryssa för att kolumnen också ska registreras vid inläsningen.

Leverantörens förpackningsantal

Beroende på inställningen Leverantörens förpackningsantal i Inställningar Produkter - Beställning / Inleverans, aktiveras alternativet Leverantörens förpackningsantal. Används detta alternativ kommer beställt antal att rundas av uppåt till det antal som har angivits som förpackningsantal på produkten.

Beställt antal och prisuppgifter

Om ett beställningsunderlag har skapas med produkter som har enhetsantal, kommer dessa enhetsantal automatiskt att registreras i beställningsunderlaget utifrån det beställda antalet i kombination med enheterna angivna på produkten.

Förutom beställt antal föreslås t.ex. pris, rabatt och valuta på transaktionerna. Dessa uppgifter hämtas från produktregistret och den leverantör som finns registrerad på produkten. Om produkten har en utländsk benämning på leverantörens språkkod, kommer dessa uppgifter att ersätta den ordinarie benämningen på produkten.

Alternativa produktnummer

Inläsning av fil kan ske på grundval av alternativa produktnummer, liksom även vid manuell registrering av beställningsunderlag. Detta innebär att filen kan innehålla ett alternativt produktnummer och den relaterade produkten kommer då att registreras på transaktionen.

Vid beställningsunderlag på alternativa produktnummer, tillåts enbart unika alternativa produktnummer, d.v.s. återfinns ett alternativt nummer på fler än en produkt, kommer denna transaktion inte att skrivas, utan istället anges i Ej registrerade transaktioner.

Ta bort filen efter utförd import

Efter utförd inläsning av en fil bör denna tas bort. Detta för att inte samma produkter återigen ska registreras.

Om man av någon anledning önskar att ha kvar det tidigare materialet, kan en kopia av filen tas, alternativt kan alternativet avmarkeras vid körning.

Ej registrerade transaktioner

Om en fil innehåller fält som refererar till en produkt som inte finns registrerad i produkter, kommer transaktionen inte att skrivas till beställningsunderlaget. Transaktionen kommer istället att upptas i rapporten Ej registrerade transaktioner efter att importen har utförts. Detsamma gäller för alternativa produktnummer i filen som återfinns på fler än en produkt.

Produktnummer

Produktnummer angivet i filen på den transaktion som inte registrerades i beställningsunderlag.

Beställt antal

Det i filen angivna antalet som skulle ha registrerats.

Anmärkning

Information om varför inte transaktionen skrevs.

Produktnummer registrerat i filen finns inte i företagets produktregister.

Alternativt produktnummer i filen återfinns på fler än en produkt.

Rad

Rad anger vilken position i filen som inte kunde skrivas. Genom att använda detta radnummer kan transaktionen lättare återfinnas när filen öppnas exempelvis i Excel.

 

Notera att listan med rapporten Ej registrerade transaktioner sorteras på produktnummer när den visas. Genom att klicka på rubriken för Rad kan listan istället sorteras i ordning med de positioner som inte kunde skrivas för att lättare kunna hitta transaktionen i den ursprungliga filen.

Skriv ut eller skicka till Excel

 

Rapporten över ej registrerade transaktioner presenteras på skärmen och kan därefter skickas till Excel. Därefter kan de skrivas ut eller vidare bearbetas och eventuellt ligga till grund för ett underlag till beställningar.


Se även avsnitten om handdator: