Registrering av verifikationer

Winbas hjälp

Kopiera eller vänd tidigare verifikation

Översikt

Verifikationer

Registrering av verifikationer avser manuell registrering av verifikationer. Verifikationer skapas även automatiskt via andra rutiner, t.ex. Fördelningar utföres, Import av SIE4 verifikationer eller när fakturajournal för kundreskontra och leverantörsreskontra skrivs ut med funktionen bokföring via integration.

Räkenskapsår

När verifikationer registreras gäller det först och främst att se till att det är rätt räkenskapsår som är inställt. Ska ett nytt räkenskapsår skapas görs det i rutinen Nytt räkenskapsår.

Verifikationshuvud

Period

Först anges eventuellt den period i vilken registrering ska ske. Perioden anges innan registreringen startar för att komma in i själva rutinen. Detta är en enkel kontroll för att minimera felaktigt registrerade datum är ett tillval enligt inställningen Registrera verifikationer inom en vald period i Inställningar Bokföring. En stängd bokföringsperiod kan inte väljas för registrering.

Serie

 

Tillgängliga verifikationsnummerserier bestäms av inställningar gjorda i Inställningar Bokföring - Serier. Den serie som används vid ordinarie registrering är normalt serie A och denna serie föreslås alltid. Andra serier, t.ex. serie D kan utnyttjas vid registrering i en period som egentligen är avslutad i den ordinarie serien. Vanligt är också att man reserverar t.ex. B t.o.m. E för fakturor och betalningar i respektive reskontra.

Verifikationsnummer

Nästa verifikationsnummer föreslås automatiskt enligt uppgift i Inställningar Bokföring. För att ta fram en tidigare ej uppdaterad verifikation kan nummer för verifikationen anges.

 

Genom att välja Pil-ner erhålls en lista över ej uppdaterade verifikationer inom den aktuella serien. För att visa ej uppdaterade verifikationer i en annan serie, väljs en annan serie först.

När en tidigare registrerad verifikation visas på skärmen är uppgifterna i verifikationshuvudet låsta för ändringar. Använd knappen F11 - Återställ för att återställa skärmbilden och välja en annan verifikation.

Datum

Systemet föreslår det datum som den sista registrerade verifikationen i aktuell serie är registrerad på. Man kan inte ange ett datum som ligger tidigare än sista verifikationen i serien, ej heller ett datum i annan månad än den man angav när Registrering av verifikationer öppnades. Detta också då beroende på inställningar gjorda för bokföring.

Notera att datum för ett verifikat inte heller kan registreras på en stängd bokföringsperiod. Om hela året är stängt visas en varning i statusraden när Registrering av verifikationer startas.

Text

Texten i verifikationshuvudet kommer att utgöra rubriken på verifikationen i verifikationslistan. Den inskrivna texten i verifikationens huvud föreslås sedan till varje rad, där det sedan är möjligt att individuellt förändra och skriva in önskad radtext på respektive rad.

För att på nytt kunna använda tidigare registrerade verifikationstexter, välj pil-ner för att visa de senast använda texterna i den gällande serien. Texter från innevarande samt föregående räkenskapsår visas som förslag i listan.

Verifikationsrader

Radnummer

Radnummer räknas upp för varje ny rad. För att göra ändring på befintlig rad kan man klicka på den aktuella raden i skärmlistan eller ange önskat radnummer.

Text

Den text som tidigare har skrivits in som verifikationstext föreslås sedan på varje ny rad. Radtexten kan ändras vilket ibland kan vara bra då denna text kan väljas in i huvudboken och då kan bli ännu mer informativ.

Per.datum

Periodiseringsdatum föreslås baserat på datum angivet i verifikationens huvud. Detta datum kan sedan förändras om konteringen ska kostnadsföras på en annan period. För att periodiseringsdatum ska kunna förändras krävs inställningen Periodiserad bokföring i Inställningar för Bokföring.

Om periodiseringsdatum förändras ska datum ligga inom innevarande räkenskapsår eller i annat registrerat räkenskapsår framåt i tiden. Periodiseringsdatum kan alltså inte anges tidigare än innevarande räkenskapsår.

Knappen Periodisera

Knappen periodisera belägen jämte per.datum används för att periodisera ett angivet belopp. Genom att först registrera en transaktion på ett konto med det totala beloppet som ska periodiseras, används knappen därefter för att visa dialogen där t.o.m. datum eller antal perioder anges.

Notera att periodiseringsdatum inte kan registreras på en stängd bokföringsperiod.

Konto

Ange önskat konto genom att skriva in kontonumret eller välj knappen pil-ner för att öppna sökregistret med kontoplanen. Använd därefter eventuellt piltangenterna för att välja konto.

Res.enhet

Resultatenhet anges om så är inställt på resultatkontot i kontoplanen. Med knappen pil-ner eller tangenterna Alt+Pil-ner öppnas registrerade resultatenheter.

Projekt

Om det angivna kontot är inställt för projekt kan ett befintligt projekt registreras på konteringen.

Finns det behov att lägga upp nytt konto, projekt, inventarie eller fördelning finns dessa rutiner tillgängliga på knappraden. Tänk på att det som angivits på respektive konto i kontoplanen är det som styr konteringsvarning och användning av resultatenhet o.s.v..

Debet och Kredit

När man kommer till sista raden som ska registreras på verifikationen behöver man inte ange beloppet utan systemet kan ta fram detta automatiskt. Tryck <Enter> två gånger så föreslås obeloppet i debet- eller kreditfältet. Kontrollera att beloppet stämmer enligt allegatet.

Har alternativet Använd Antal vid kontering i Inställningar Bokföring valts finns möjlighet att ange antal i fälten Debetantal och Kreditantal. Även antal kan skrivas ut vid utskrift av rapporter.

Valutakonto vid kontering

Om funktionen Valutakonto vid kontering används finns också möjlighet att ange belopp i främmande valuta kopplat till valutakonto angivet i valutatabellen.

 

Valutaomräkning valutakonto

Möjlighet finns då även att välja automatisk uträkning av beloppet som registreras på t.ex. ett euro-konto baserat på aktuell valutakurs. När ett valutakonto angivet i valutatabellen har valts och belopp registreras visas knappen Valutaomräkning valutakonto.

 

Beskrivning visas av funktionen när muspekaren är över knappen efter att ett belopp i euro har angivits.

 

Knappen visas både vid registrering i systemvalutan (SEK) eller när beloppet istället anges i utländsk valuta. Det finns alltså möjlighet till omräkning från båda hållen. När ett belopp har angivits kan också snabbtangenten Ctrl+S användas istället för att använda knappen.

Normalt används valutakursen angiven för kundreskontra. Genom att högerklicka på knappen kan istället kursen för leverantörsreskontra användas. Kursen kommer då att användas fram till att man växlar tillbaka till valutakursen för kundreskontra.

Föreslå automatiskt innebär att beloppet i den andra valutan kommer att fyllas på automatiskt vid registrering av debetbelopp eller kreditbelopp. Detta kommer då alltid att ske vid registrering av ett valutakonto fram till att funktionen kopplas bort.

Knappen Kopiera eller vänd tidigare verifikation

Använd funktionen Kopiera för att kopiera en tidigare registrerad verifikation inom det aktuella räkenskapsåret. Genom även ange alternativet Vänd verifikation kan man även skapa en kopia av verifikationen, men med spegelvända konteringar.

 

Meddelanden och rapporter

Saldot är noll

När saldot är noll visas frågan om att avsluta eller fortsätta med registrering av verifikationen. Väljer man <Avsluta registreringen> kan nästa verifikation påbörjas. Väljs istället <Fortsätt registrering> fortsätter registreringen på samma verifikation.

Direktutskrift

Vanligen sker utskrift av verifikatet när sista raden sparas i samband med den efterföljande dialogen som visas när saldot är noll. Om en registrerad verifikation tas fram på skärmen, kan nu också skrivas ut genom att högerklicka på skärmlistan och välja alternativet Direktutskrift Verifikation.

I detta sammanhang är det också möjligt att vid behov istället visa rapporten på Bildskärm.

Uppdatering

När Registrering av Verifikationer stängs t.ex. med knappen F12 - Stäng, kan man välja mellan att uppdatera eller inte uppdatera registrerade verifikationer t.o.m. önskad bokföringsperiod. Detta förutsatt att inställningen Fråga om uppdatering är aktiverad i Inställningar bokföring. Om man väljer att inte uppdatera, kan detta istället ske vid ett senare tillfälle, t.ex. genom att välja Uppdatering av verifikationer i bokföringens huvudmeny.

Rapporter

Väljer man att inte uppdatera verifikationer går det att justera dem senare. Ej uppdaterade verifikationer skrivs ut på Verifikationslista och Huvudbok men påverkar inte Balansrapporter och Resultatrapporter beroende på inställning. Detta ger möjlighet att stämma av huvudbok först och därefter uppdatera verifikationerna.

Observera att utskrifter som Momsrapport och rutinen Automatkonteringar utföres endast inkluderar verifikationer som har uppdaterats.