Bryggor - ServBas

Winbas hjälp

Bryggor

Servbas - Orderbrygga mellan WinServ och Winbas

Första installationen.

1. Börja med att lägga upp en katalog under Winbas serverkatalog (normalt enhet:/winbas)
   

2. Kopiera ned CD’ens filer till katalogen.
   
3. Kör Registrera.bat
   
4. Skapa genväg av filen servbas.exe till berörd klient- eller serverdator.

Uppgradering (ny exe-fil).

1. Vid uppgradering räcker det att byta ut (ersätta) befintlig servbas.exe.
   

2. Innan ersättningen görs bör man spara undan befintlig servbas.exe om man av olika anledningar behöver den.
   
3. Innan bytet sker kan det vara till stor fördel om man bilddumpar befintliga inställningar i bryggan då dessa kan förloras vid byte av exe-fil.

Grundinställningar

Sökväg för administrativ databas Programmet läser ut Artiklar, Kunder, Leverantörer och Lagerplatser från Winbas databas. Dessutom sker inläsning av ordrar till angiven databas. Sökvägen till Databasen ställs in under: Sökväg för administrativ databas. OBS! Fälten Utdelningsadress och Postadress från kunder/leverantörer i Winbas läses endast första raden över till WinServ.

Föreslå katalog vid utskrift till fil Dessa textfiler (Artiklar.txt, Kunder.txt, Lev.txt samt sublager.txt)läses till den katalog som finns inställd under Föreslå katalog vid utskrift till fil .

Orderkatalog I orderkatalogen läggs alla orderfiler upp som kommer från WinServ.

Backup­_Orderkatalog Om man önskar backuptagning av orderfilerna från WinServ innan dessa läses in i Winbas (för efterkontroller vid problem) skall här anges en sökväg till backupkatalog. Eftersom det skapas många order bör radering ske av order i backupkatalogen med jämna mellanrum. För att aktivera funktionen skall ”Backup orderfiler” förbockas under övrigt-rubriken.

Sökväg och namn till Winservprogram Genom att ange sökväg och programnamn till Winservprogram som startar inläsning av artiklar, kunder, leverantörer och lagerplatser slipper man ev. problem med att utläsningen från Winbas skapar konflikt med inläsningen till WinServ.

Lösenord anges när man har lösenordskyddat WinBas-databasen. Lösenordet visas som asterisker.

Import av order till Winbas 

Default kundnr om kund inte finns En "slaskkund" måste finnas upplagd i Winbas. Detta för att om en order läses in till Winbas där inte kund finns upplagd måste det finnas en kund som fångar upp dessa ordrar.

Vår referens Huvudreferensen som ska föreslås på order/faktura i Winbas.

Textproduktnr En textprodukt måste finnas upplagd i Winbas. Denna anges här och har till uppgift att fånga upp de textrader som finns med i orderfil från WinServ.

Obs. Är texten längre än 50 tecken så klipps texten av och visas endast t.o.m. position 50.

Produktnr Detta produktnr läggs i bryggan och i Winbas och förhindrar att produkter som finns upplagda i WinServ men inte i Winbas skapar problem vid orderinläsning.

Finns inte produkten i Winbas läggs nu dessa orderrader med produktnr enligt inställning. 

Typ av faktura Här ställs in vilken order/fakturatyp som WinServ-ordrarna ska läsas in till i Winbas. Rekommendationen är att särskilja dessa i en egen ordertyp t ex typ 3 eller 4. Dessa inställningar görs i Winbas under Arkiv - Inställningar administration - order - ordertyper (knapp nere till höger). Kalla ordertypen t ex Service. Tänk också på att intervallen inte får överlappa annan ordertyp enligt de regler som finns i Winbas.

Nollbelopp särskiljer orderunderlag som inte har belopp utan bara skall faktureras ut i Winbas för statistik och lageravräkning. (Dessa kan redan i WinServ ställas in så att ej orderfil skapas för denna typ.)

Bakgrund: De kunder som har statistik och lageravräkning i Winbas måste läsa in fakturaunderlag från WinServ och fakturera dessa för att få lager m.m. att stämma.

Lösning: De kunder som ej vill ha lager och statistikavräkning i Winbas, ställer redan i WinServ in att fakturaunderlag till fil ej skapas om fakturabelopp=0.

De kunder som vill ha in fakturaunderlagen i Winbas, särskiljer dem nu om så önskas i avsnittet Typ av faktura.

"Nollbelopps"underlagen måste dock alltid faktureras ut för att få den interna lagerpåverkan, kostnadsuppföljningen i statistiken etc. Detta kan ej lösas direkt i importfunktionen av underlagen.

Om kreditfakturor skapas i WinServ kan dessa fångas upp i egen WinBasordertyp. Om så inte önskas kommer dessa order att hamna under respektive grundtyp (Avtal, Kopia eller Service). 

Faktureras, samfaktureras eller enligt Winbas

Fakt/Sam och WB ger olika styrning beroende på vilka alternativ som är ifyllda för respektive typ av faktura. Alternativen Fakt/Sam/WB är varandra uteslutande, med andra ord bara en kan vara vald per typ av faktura (rad). Nedan följer en beskrivning av innebörden:

Fakt:

Fyller man i Fakt så får man alla ordrar satta till faktureras i Winbas orderrutin.

Sam:

Fyller man i Sam så får man alla ordrar satta till samfaktureras i Winbas orderrutin.

WB:

Fyller man i WB så får man alla ordrar satta enligt inställningar i Winbas kundregister.

Vid samtliga val (Fakt/Sam/WB) föreslås ”Faktureras/Samfaktureras” i Winbas orderrutin.

Se även följande avsnitt med avseende på fakturering och samfakturering:

• Fakturering

• Samfakturering

Intervall och tider

Intervall i minuter Här läggs ett minutintervall om ordrarna skall läsas mer än 1 ggr/dygn.  Fr.o.m/kl T.o.m/kl Här anges mellan vilka klockslag som intervallet ska läsa orderfiler.  Tid/Orderfil Tiden som filen ligger i Orderkatalogen innan den klassas som klar för att läsas in i Winbas.

Övriga inställningar

Aktivera minuter sätts på om man avser att köra mot inställningen Intervall i minuter. Aktivera scheman Denna flagga sätts på om man vill köra mot schemainställningar, knappen Schema inställning. Obs. När schemainställning ändras ska flaggan Aktivera scheman vara av.  Radera orderfiler Detta alternativ sätts på om ordrar ska tas bort efter orderinläsning, vilket är det normala vid skarp drift. Genom att aktivera ”Backup orderfil” kan man spara undan filerna för senare åtkomst.

Tekn. som säljare Denna flagga sätts på om man vill att tekniker i orderfilen skall sättas som säljare på ordern i Winbas för vidare statistikuppföljning. Bryggan läser vid inläsning säljarkod i följande ordning: först tekniker enligt ovan. Är flagga av, läses säljarkod i orderfil. Finns ej denna i filen läses säljarkod från kund i Winbas.

Backup orderfil används för att skapa en backup av inläsa ordrar. Detta för att i efterhand kunna gå tillbaka till orderfilen och läsa av värden om något oförklarligt skett vid inläsning till Winbas.

Starta imp WS innebär att man efter utläsning av Artiklar, Kunder, Leverantörer eller Lagerplatser från Winbas påbörjar inläsningen i WinServ. Sökväg och namn till Winservprogram måste vara ifyllt.

Använd WBordernr innebär att man väljer ordernummer ifrån Winbas ordernummerserier. Grundinställningen är att systemet tar det ordernummer som kommer från WinServ. Vid ev. aktivering av denna funktion bör man kontakta Winbas support för att inte drabbas av några missöden.

Konto/Kostnadsställe/Projekt. Om rutorna inte aktiveras kommer samtliga konteringar att hämtas från WinServ’s orderfil. Med någon/några aktiverade kommer konteringar att hämtas från Winbas Produktgrupper. 

Erreferens/Märke. Aktiveras dessa så läses INTE dessa fält över från Winserv orderfil (fälten i Winserv’s orderfil som berörs är 3 Jobbnr och 20 Ref).

Knapp Spara Orderfil hanterar orderutläsning "manuellt". Kan alltid köras vid behov.

Knappen Schemainställning visar bilden för att göra schemainställningar med avseende på import av order till Winbas. Obs. När schemainställning ändras ska flaggan aktivera schema vara av.

Export av data från Winbas 

Artiklar, Kunder, Leverantörer eller Lagerplatser. Här flaggas vilka register som skall vara med vid utläsning från Winbas. Med lagerplatser avses sublager/teknikerlager. I Winbas kan lagerplatsbegreppet vara max vara 30 tecken långt. I WinServ får man max använda 4 tecken. Detta innebär att man måste se till att Winbas inte har några lagerplatsbegrepp som är längre än 4 tecken. Om så skulle vara fallet måste man göra om i Winbas. Om man missar detta och lagerplatsbegreppet är längre (än 4 tecken) kommer kapning av ske, vilket i förlängning kan ställa till stora problem.

Intervall i minuter Här läggs ett minutintervall om ordrarna skall läsas mer än 1 ggr/dygn.

Aktivera minuter sätts på om man avser att köra mot inställningen Intervall i minuter.

Aktivera scheman Denna flagga sätts på om man vill köra mot schemainställningar, knappen Schema inställning.

Obs. När schemainställning ändras ska flaggan Aktivera scheman vara av.

I kombination med inställningarna ovan kan Starta imp WS aktiveras, vilket innebär att man efter utläsning av Artiklar, Kunder, Leverantörer eller Lagerplatser från Winbas påbörjar inläsningen i WinServ. Sökväg och namn till Winservprogram måste vara ifyllt.

Knappen Skapa register hanterar registerutläsning "manuellt". Kan alltid köras vid behov. Läser alltid ut kompletta artikelregister, kundregister, leverantörsregister och lagerplatsregister från Winbas. 

Knappen Schemainställning visar bilden för att göra schemainställningar med avseende på export av data från Winbas. Obs. När schemainställning ändras ska flaggan aktivera schema vara av.

Förändringsdatum

När registerfilerna (Artikel, Kunder, Leverantörer och Lagerplatser) läses ut ur Winbas kontrollerar programmet förändringsdatumet vilket innebär att storleken på registren kan variera från dag till dag. Winbas ändrar detta datum vid en rad tillfällen t ex vid order, fakturering, beställning, inleverans samt när man ändrar en produkt, kund eller leverantör.

Både tidsintervallet och schema-inställningar går mot förändringsdatum. Detta innebär att endast poster som förändrats i något avseende baserat på de 4 registren artiklar, kunder, leverantörer och lagerplatser kommer att läsa ut. Detta innebär givetvis att det i normalfallet alltid är betydligt färre transaktioner som går över till WinServ till skillnad när man kör ”Skapa register” då allt läses över oavsett om posterna har förändrats eller ej.

Vid ytterligare frågor om Servbas kontakta Winbas AB