Direktutskrift / Skicka e-blankett

Winbas hjälp

Dialogen Direktutskrift / Skicka e-blankett visas när en kund eller leverantör har en regel för e-blankett registrerad, som innefattar den blankett som ska skrivas ut.

Om dialogen ska visas, eller utskriften och mailet ska ske direkt, beror även på inställningar gjorda för användaren.

Dialogen kommer att föreslå distribution av blankett via e-mail eller EDI om så har angivits i avsnittet E-Blanketter, samt föreslå om blanketten även ska skrivas ut till skrivare. Förslagen baserade på angivna regler kan sedan ändras i dialogen vid utskriftstillfället.

Normalt visas ingen dialog vid direktutskrift, istället sker utskriften direkt i bakgrunden när t.ex. ordern sparas - dialogen visas alltså enbart när e-blanketter aktiveras. Dialogen kan då visas vid följande direktutskrifter:

Beställning

Beställning

Offertregistrering

Offert

Order / faktura

Order
Följesedel
Plocksedel
Fraktsedel
Faktura

Serviceorder

Servicesedel
Följesedel
Fraktsedel
Faktura

Dialogen kommer även att visas vid direktutskrifter från söklistor med dessa blanketter, t.ex. när man väljer att göra en direktutskrift från söklista fakturor.

Rubriken i dialogen visar vilken blankett, vilket nummer och till vilken kund eller leverantör som är mottagare av blanketten.

Visa inte denna dialog innebär att bortkoppling av dialogen kan ske för blanketten i fråga. Bortkoppling av dialogen kan främst göras när förhandsgranskning också alltid sker på själva mailet innan det skickas. I detta fall slipper användaren att bekräfta både dialogen och själva mailet genererat från e-mailklienten.

Skicka e-mail till föreslås förbockad om så är inställt i regeln i E-Blanketter som dialogen baseras på. Om t.ex. en order har valts för direktutskrift och regeln angiven på kunden innehåller e-mail för order, kommer dialogen föreslå att e-mail ska skickas till kunden. Man kan därefter välja bort e-mail i det enskilda fallet och bara skriva ut på skrivare.

Föreslagen adress. Dialogen kommer att föreslå e-mailadress till den referens som är angiven på t.ex. ordern. Om ingen referens finns, eller om referensen saknar e-mailadress, kommer istället kundens e-mailadress att föreslås. Detta också då beroende på regler angivna i E-Blanketter.

Det är även möjligt att ange individuella e-mailadresser för varje försäljningsblankett på kundkortet som då kommer att föreslås i första hand.

Välj annan adress. I förekommande fall kan adressen också vid behov ändras. Genom att klicka på e-mailadressen kan denna förändras och om knappen pil-ner används kan en annan e-mailadress på kunden och dess referenser istället väljas.

 

Fakturakund. Om fakturor ska skickas och fakturan har en fakturakund registrerad, kommer istället fakturakundens e-mailadresser att föreslås. I första hand föreslås e-mailadress till fakturakundens huvudreferens och i andra hand själva fakturakundens e-mailadress. Listan med e-mailadresser visas då istället adresser på fakturakunden.

EDI. Om regeln anger att EDI-faktura ska skickas till kunden kommer dialogen istället att visa EDI. Detta förutsätter även att kunden har ett EDI-Kundnr registrerat, samt att företaget har ett EDI-kundnr - annars kommer alternativet EDI inte att vara tillgängligt.

 

Alternativet EDI är tillgängligt inte om uppgifter inte finns registrerade, men regeln i E-Blanketter anger EDI på kunden.

Om EDI av någon anledning inte kan skickas visas meddelande om förhållandet och en anledning kan då vara att Drivrutiner för Internettjänster måste installeras.

Kopia skickas till visas när regeln avser utskick via e-mail och innehåller eventuell internkopia som har angivits för blanketten i Inställningar Blanketter. Kopia kan även innehålla flera adresser om så har angivits i inställningar, om förhandsgranskning är vald, kan uppgifterna om t.ex. kopia förändras innan e-mailet skickas.

Förhandsgranska och bekräfta innan e-mail skickas kommer att föreslås om inställningen Skicka e-mail direkt om fler än antal i Inställningar Blanketter är större än noll, d.v.s. att minst 1 stycken blanketter är vald att förhandsgranskas.

Förhandgranskning innebär att e-mailet öppnas och kan förändras med eventuell text och extra bilagor innan det skickas. E-mailet skickas därefter genom att trycka på Skicka. Om inte förhandsgranskning väljs, kommer istället e-mailet att skicka direkt utan möjlighet att förändra det innan.

Skriv ut till föreslås på grundval av vad som är angivet i E-Blanketter för den aktuella kunden. Genom att aktivera eller avaktivera kryssrutan kan man bestämma om blanketten ska skrivas ut.

Den skrivare som visas är den som är angiven i blankettens disposition vid design av blanketten och som kommer att användas vid utskriften. Denna skrivarinställning gäller normalt en delad enhet, men kan också vara personlig.

Genom att använda knappen pil-ner visas installerade skrivare och en annan skrivare kan tillfälligt användas för utskrift av blanketten.

Antal kopior föreslås baserat på det antal kopior som är angivet i blankettens disposition och kan då ändras vid utskriften i det enskilda fallet om man av någon anledning önskar minska eller öka antalet kopior som skrivs till skrivaren.

Knapparna Skriv ut och Avbryt

F7 - Skriv ut

 

Om Skicka e-mail till (eller EDI) är vald kommer först e-blanketten att skapas och skickas när knappen F7 - Skriv ut används.

Om alternativet Skriv ut till är valt, kommer därefter utskriften på den angivna skrivaren att ske. Därefter fortsätter de efterföljande procedurerna, t.ex. fakturering om så är valt i exempelvis Order / faktura - och nästa offert, order eller beställning kan registreras.

F8 - Avbryt

Om däremot knappen väljs kommer både direktutskrift och efterföljande procedurer att avbrytas och ordern eller beställningen ligger kvar på skärmen. Undantaget är vid fakturering och direktutskrift av faktura då ordern är fakturerad.

Fakturor / Kontantbetalning

Vid handel med kunder som normalt faktureras, men ibland gör kontantköp kommer förslagen i dialogen förändras om kunden är satt med regel för faktura via e-mail.

Om kontantköp görs av kunder som normalt får fakturor via e-mail, kommer dialogen för direktutskrift av fakturor alltid att föreslå utskrift av kontantnota. Oavsett om kunden är inställd för faktura via e-mail, kommer heller inte e-mail att föreslås i dialogen. Detta gör att kassören slipper att manuellt måste bocka i utskrift, och bocka ur e-faktura vid kontantköp på e-fakturakunder.

Om en annan inloggad användare står i kassan än den som normalt fakturerar eller skickar orderbekräftelse, kan då dialogen också helt stängas av. Kvittot skrivs då ut som vanligt utan erbjudande av andra alternativa utskriftsmöjligheter.


Se även: