Fakturera fasta order

Winbas hjälp

Funktionen används när man gör återkommande fakturering, t.ex. hyresavtal. Efter fakturering ligger order kvar i orderrutinen vilket innebär att upprepade faktureringar kan göras på samma order.

När man i Order / faktura registrerar order som ska faktureras återkommande är det lämpligt att använda en särskild ordertyp. Ny ordertyp, t.ex. Hyresavtal registreras i Inställningar Order, knappen <Ordertyper>.

Order som ska faktureras som fasta order registreras som vanligt i rutin Order / faktura. Markering Faktureras görs ej.

Dialogen Fakturera fasta order

Fr.o.m. / t.o.m. kundnummer

Man kan välja att fakturera endast vissa kunder. Ange Fr.o.m. / t.o.m. kundnummer. Vill man inte göra något urval på kundnummer låter man fälten vara som de är.

Fr.o.m. / t.o.m. fakturakod

Ytterligare ett sätt att välja ut vissa kunder är att välja Fr.o.m. / t.o.m. fakturakod. Fakturakod finns angiven på alla kunder i Kunder. Nya fakturakoder registreras i Fakturakoder.

Fakturera order med typ

Välj den ordertyp som använts för fasta order, t.ex. Hyresavtal.

Använd datum för fakturering

Alternativet Använd datum för fakturering satt till Ja, endast med gällande datum avgör om endast order med gällande datum ska faktureras. Om Nej kommer istället alla order inom ordertypen att faktureras.

Med gällande datum avses ett datum lägre än systemdatum registrerat bakom knappen F6 - Datum för fakturering av fasta order. Efter utförd fakturering kommer detta datum att tas bort och nästa datum i intervallet kommer att gälla.

Använd produktnummer som rubrik

Vill man ha en särskild rubrik (blir rad nr 1) på fakturan som förklaring till produkt som faktureras anges valfritt produktnummer. Anger man ett produktnr visas ytterligare ett fält, Skapa rubrikrad med följande text på första raden.

Exempel

Produkt nr 1001 med benämning Hyra är registrerad på en order.
Som rubrik anges också produktnr 1001.

Benämningen visas som text, i detta fall Hyra, makuleras och ersätts med Månad 200910-200912.

I designen av ordertypen för fasta order har valts att inte visa fältet Produktnr.

Fakturan blir då enligt följande:

  Rad 1 Månad 200910-200912
  Rad 2 Hyra

Vår referens

Vår referens avser den referens som ska stå som Vår referens på fakturan. Den inloggade användarens namn föreslås som referens, man kan också välja annan referens i listan över användare, eller skriva in ett annat namn. Genom att inte ange någon referens alls i dialogen, används istället referens registrerad på ordern.

Direktutskrift fakturor

Som ett komplement till att gå till Utskrifter Administration för att skriva ut fakturor efter en körning där flera fakturor har skapats, kan man istället välja att göra utskriften av hela körningen direkt från faktureringsdialogen.

På detta sätt kan man utföra fakturering, utskrift, kanske skicka e-mail och eventuell arkivering av alla skapade fakturor i ett och samma moment i dialogen. Man kan också använda funktionen som en direkt förhandsgranskning av de fakturor som har skapats i körningen.

Statusraden - Order i urvalet

I dialogens statusrad visas det antal order som kommer att faktureras när knappen F7 - Fakturera sedan väljs.

Detaljerad information om varje order som kommer att faktureras kan visas genom att klicka på statusraden som visar antal order för fakturering av fasta order. När listan öppnas visas alla order som kommer att faktureras, och genom att trycka på knapplistan kan man även kontrollera order på transaktionsnivå. Listans innehåll kommer att förändras varefter eventuella förändringar i urval och villkor görs i dialogen.

 


Fakturanummer

Fakturorna numreras enligt den nummerserien som är upplagd för vald ordertyp i Inställningar Order och knappen <Ordertyper>.

Fakturadatum

Fakturorna får fakturadatum som är samma som systemdatum den dag de skapas.

Utskrifter

Utskrift av fakturor

Om inte direktutskrift har valts i dialogen ovan kan fakturorna istället skrivas ut i efterhand. Fakturor skrivs ut i Utskrifter Administration och utskriften Fakturor. Fakturornas utseende kan förändras genom att välja knappen F8 - Design, välj därefter den aktuella ordertypen.

Bokföringsunderlag

När fakturor har skapats skriver man ut ett bokföringsunderlag via utskriften Fakturajournal i Utskrifter Administration.