Import SIE4 verifikationer

Winbas hjälp

Hittas under

Arkiv - Kontroll SIE4 verifikationer

Rättigheter

Administratör, WB-rättigheter eller Bokföring

Import av verifikationer från exempelvis löneprogram till Winbas.

Standard Import Export

SIE står för Standard Import Export. Det finns ett antal program som skapar filer i just detta specifika format som är standard för denna typ av transaktioner. Exempel på sådana program är skatteprogram och löneprogram. Det finns fyra olika typer av SIE-format där SIE typ 4 är ett mer omfattande format som stöder transaktioner och verifikationer från ett program som sedan importeras i ett annat program.

Import och export

Import av till Winbas SIE görs i rutinen Import SIE4 verifikationer, om man däremot önskar att exportera sin bokföring till exempelvis ett nyckeltalsprogram eller liknande görs detta via SIE-rapport i formatet 2 eller 4 från Utskrifter Bokföring - SIE-rapporter.

Dialogen Import av SIE4 verifikationer

Ange sökväg och filnamn

Ange sökvägen till filen med verifikationer som ska föras över till Winbas bokföring. Sökvägen kan t.ex. vara c:\Siefiler\lön.si.

Använd knappen för att bläddra fram till rätt fil i filsystemet. När en fil en gång har valts och använts för import, kommer samma filnamn att föreslås nästa gång importen ska utföras.

Bekräfta verifikationsnummerserie och bokföringsdatum

Nedanför visas texten med den aktuella serien och bokföringsdatum: "Importerade verifikationer kommer att bokföras på verifikationsnummer serie A och datum åååå-mm-dd".

Är verifikationsnummerserie och bokföringsdatum korrekt föreslagna behöver inga ändringar göras. Annars väljs knappen Ändra för att ange önskad verifikationsnummerserie och datum.

Verifikationer bokförs på datum enligt

Angivet bokföringsdatum ovan innebär att det bokföringsdatum som visas i meddelandet ovan kommer att sättas på de verifikationer som skapas, oavsett vilket datum verifikationerna har i filen.

Verifikationsdatum från filen anger istället att det datum som har använts vid registrering i det avsändande programmet även kommer att användas som verifikationsdatum (bokföringsdatum) i Winbas i den aktuella serien. Detta kräver att den angivna serien inte är obruten, d.v.s. att datum kan registreras bakåt i tiden inom räkenskapsåret oavsett sista registrerade datum.

Vid import av filer från t.ex. löneprogram kan en bruten (ej obruten) serie användas för att registrera på verifikationsdatum från filen, serien kan då t.ex. heta serie L - Löner.

Registrera ingående balans

Registrera ingående balans är ett alternativ vid import som kompletterar manuell Registrering av ingående balans. Om en fil av typen SIE 4E också innehåller uppgifter om ingående balans, kommer den att registreras som ingående balans i det aktiva räkenskapsåret. Alternativet föreslås inte i dialogen utan får aktiveras manuellt i de fall man väljer att importera ingående balanser.

Enbart transaktioner med ett saldo skilt ifrån noll kommer att registreras. Om alternativet Registrera konton automatiskt är aktiverat, så kommer också kontot att registreras i kontoplanen om det finns med ingående balans i filen. Transaktionen kommer då också att tillföras listan Anmärkningar efter Import av SIE4 verifikationer.

Registrera automatiskt konton som inte finns i kontoplanen

Alternativet föreslås alltid i dialogen och betyder att om det finns konton i filen som inte är registrerade i företagets kontoplan, kommer dessa att automatiskt att registreras i kontoplanen.

Om nya konton registreras genom import kan de behöva kompletteras med benämning och SRU-kod. Om så är fallet kan listan Anmärkningar efter Import av SIE4 verifikationer skrivas ut efter importen för vidare komplettering i kontoplanen.

I de fall man läser in en fullständigt exporterad SIE4-fil av typen 4E (export) som innehåller uppgifter om kontoplan, kommer även kontots benämning och SRU-kod att registreras automatiskt när kontot registreras i kontoplanen. Om filen istället är av den enklare typen 4I (import) finns inte uppgifter om kontoplanen och eventuella nya konton måste då som tidigare kompletteras manuellt i kontoplan med benämning och SRU-kod.

Om alternativet inte används kommer transaktionen istället att registreras på konto 9999, vilket innebär att transaktionen har registrerats på observationskonto och då inbegriper manuell hantering i själva verifikationen.

Skriv ut verifikationer

Om alternativet föreslås sedan tidigare eller väljs i dialogen kommer en direktutskrift av de verifikationer som skapats att utföras till den skrivare som är angiven i designen för Verifikationslista. Detta innebär att man efter importen inte behöver gå över till Utskrifter Bokföring för att skriva ut verifikationer de som har skapats.

Det är alltid bra att skriva ut en verifikationslista på importerade verifikationer och göra en avstämning.

Förhandsgranska fil

Normalt är inte SIE-filer associerade till något program som t.ex. Anteckningar när man ska granska dem i filsystemet. Genom att använda funktionen Förhandsgranska fil i dialogen, kan man vid behov förhandsgranska filen innan importen utförs.

Statusraden

Statusraden i Winbas huvudfönster belägen längst ner på skärmen visar vilka verifikationer som har skapats efter att importen är slutförd.

Dialogen Filen är registrerad som redan överförd

Om dialogen visas är detta en indikation på att filen redan har varit föremål för överföring. Denna information läses i filens s.k. flaggpost. Kontrollera i detta fall att bokföringsunderlagen inte redan finns registrerade. Välj mellan att utföra överföringen ändå, eller att avbryta överföringen.

Ja - Filen överförs ändå.

Nej - Importen avbryts och filen förs inte över.

Dialogen Hittar inte flaggpost

Dialogen visas när ingen s.k. flaggpost kan hittas i den aktuella filen. Flaggposten används som bekräftelse för filmottagning och verifierar att filen är en korrekt SIE-fil. Om flaggposten inte identifieras av Winbas kommer importen att avbrytas. Filen får därefter kontrolleras och eventuellt bytas ut mot en korrekt SIE-fil.

Anmärkningar efter Import av SIE4 verifikationer

Efter att importen har utförts och verifikationer har registrerats kan eventuella anmärkningar visas. Dessa anmärkningar utgör underlag för eventuella efterjusteringar i Registrering av verifikationer. En anmärkning kan t.ex. gälla att ett konto inte finns i kontoplanen och då har registrerats på observationskonto 9999. Detta föranleder en manuell förändring av transaktionen, samt att man ser över kontoplanerna dels i Winbas samt det överförande programmet.

Möjliga anmärkningar

Konto finns inte i kontoplanen - registrerades på 9999, innebär att transaktionen har registrerats på observationskonto och inbegriper manuell hantering.

Konto registrerades i kontoplanen, innebär att kontot inte tidigare fanns i kontoplanen och registrerades vid alternativet Registrera automatiskt konton som inte finns i kontoplanen.

Konto registrerades i kontoplanen - Benämning, SRU betyder att kontot registrerades i kontoplanen med benämning och SRU-kod som fanns specificerade i filen vid fullständig SIE4-fil av typen 4E.

Datum tidigare än räkenskapsåret - registrerades på den första januari i innevarande räkenskapsår. Denna anmärkning gäller enbart när inte Winbas bokföringsdatum används och istället filens verifikationsdatum enligt det alternativ som tidigare har valts innan överföringen beträffande bokföringsdatum / verifikationsdatum.

Datum senare än räkenskapsåret - registrerades på den sista december i innevarande räkenskapsår. Denna anmärkning gäller på samma sätt enbart när inte Winbas bokföringsdatum används.

Datum i en stängd period - registrerades på första lediga datum. Denna anmärkning gäller när inte Winbas bokföringsdatum används och när perioden med filens datum är stängd för registrering.

Kolumner i dialogen vid eventuella anmärkningar

Verifikation visar serien och det verifikationsnummer verifikatet har erhållit i Winbas.

Radnr anger det radnummer transaktionen har registrerats med i Winbas om anmärkningen avser konto / observationskonto.

Datum är antingen det överförande programmets verifikationsdatum eller bokföringsdatum som har bestämts i Winbas, detta beroende på vilket alternativ som tidigare har valts innan överföringen beträffande bokföringsdatum / verifikationsdatum.

Konto är det konto som har registrerats på transaktionen om detta var korrekt och fanns i Winbas kontoplan. Om kontot inte fanns i Winbas kontoplan och registrerades som observationskonto, kommer konto angivet i det överförande programmet att visas. Konto visas enbart om anmärkningen avser konto.

Anmärkning specificerar vilken typ av anmärkning som avses.

För ytterligare information om SIE-formatet se: