Import av externa data

Winbas hjälp

Hittas under

Arkiv - Import av externa data

Rättigheter

Supervisor eller WB-rättigheter

Funktionen används för att importera externa data till Winbas när systemet ska börja användas. Det gör det enkelt att få in kundregister, leverantörsregister, produktregister, kontoplan, inventarier, verifikationer, statistik och strukturer från annat system. Hör med Winbas AB om vilka möjligheter som finns.

Från textfil

Börja med att i fältet Från textfil ange sökväg och filnamn till textfil som data ska importeras från. Med knappen <Bläddra> kan man också söka fram den fil som är aktuell för överföring. Se till att det är rätt databas som data importeras till. För att byta till annan databas måste man Ändra Företag i Arkiv.

Överföringstyp

Välj vilken data som ska importeras, t.ex. kunder. Ange också om det är DOS eller Windows text samt om det är fast antal rader eller tabseparerad text.

Egna redigerbara överföringar

Egna redigerbara överföringar används för inläsning av kunder, leverantörer och produkter till Winbas, främst i samband med övergång från ett tidigare system. Dessa överföringar erbjuder kopplingar mellan olika fält i filen till fält i Winbas, beroende på filens utseende.

Ändra även befintliga är ett alternativ som innebär att redan befintliga förekomster i t.ex. kundregistret kan ändras baserat på data i filen. Detta kräver då också att kundnummer är relaterat till en kolumn i filen vid överföringen.

Om det inte finns någon relation till nummer kommer enbart nya poster att skapas och nummer hämtas då automatiskt från räknaren, som t.ex. nästa kundnummer i avsnittet Inställningar Kunder - Förslag.

Överföringar som kräver speciell fil

Överföringar av typen Kontoplan, Inventarier, Verifikationer, Statistik och Strukturer kräver ett speciellt filformat och är främst avsedda för kunder som tidigare använt Minibas. Dessa filer är då specialanpassade för varje överföringstyp. Data läses ut ur det tidigare systemet och importeras enligt det fastställda formatet till Winbas.

Relationer

För att komma vidare när valen har gjorts välj knappen F7 - Fortsätt för efterföljande dialog. När det gäller filer med kunder, leverantörer och produkter, d.v.s. Egna redigerbara överföringar ska det skapas relationer mellan data som importeras och Winbas. Dessutom måste antal rader per post anges om filformatet är Fast antal rader. Antal rader per post som frågas efter hänvisar till hur många rader med uppgifter varje kund/post består av. Kundnummer är exempel på en rad/fält/uppgift. Knappen <F7 Fortsätt> leder dig vidare till dialogrutan där det ska skapas relationer mellan rader i textfil och fält i Winbas kundregister. Markera en rad i rutan till vänster och ett fält i högra rutan och ta därefter knappen <F6 Skapa relation>. När alla rader som ska vara med i Winbas är relaterade tar man knappen <F7 Överför>.

Ska befintliga transaktioner tas bort före överföring?

Frågan om befintliga transaktioner ska tas bort visas när inte valet Ändra även befintliga har gjorts. Importen gäller då alltså bara nyregistrering i det aktuella registret. I detta läge går det alltså inte komplettera t.ex. en befintlig kund med enstaka uppgifter utan då måste transaktioner tas bort (allt som finns i kundregistret) och all information i textfilen överföras igen. Det går däremot att komplettera med helt nya kunder.


Se även