Kundinbetalningar - Inläsning OCR / inbetalningar

Winbas hjälp

Kundinbetalningar
Översikt inbetalningar och OCR-fakturor

Funktionen Inläsning av OCR och andra inbetalningar från fil används för automatisk hantering av filer med kundinbetalningar från Bankgirot, Plusgirot eller Bankgirots återredovisning av Autogiro.

Dialogen Inläsning av OCR och andra inbetalningar från fil

Filnamn med inbetalningar anger sökvägen till filen med betalningar som ska läsas in till kundreskontrans betalningar.

Använd knappen för att bläddra fram till rätt fil i filsystemet. När en fil en gång har valts och använts för inläsning, kommer samma filnamn att föreslås nästa gång inläsning av samma typ av inbetalningsservice ska utföras.

Om t.ex. både OCR-inbetalningar från bankgiro och plusgiro används och dessa har samma återkommande filnamn, räcker det att välja t.ex. alternativet Plusgiro för att senast använda filnamn för denna service ska föreslås.

Typ av inbetalningsservice avser alltså om det är fil avseende Bankgiro, Plusgiro eller Autogiro som ska läsas in. Senast valda typ av inläsning kommer att föreslås i dialogen tillsammans med tidigare filnamn.

Bankgiro - Inbetalning OCR används vid tjänsten Inbetalningsservice OCR som tillhandahålls av Bgc (Bankgirocentralen).

Plusgiro - Inbetalning OCR väljs vid motsvarande tjänst från Plusgirot.

Bankgiro - Inbetalningar (BgMax) väljs om avtal finns med Bgc om tjänsten Bankgiro Inbetalningar. Bankgiro Inbetalningar är en heltäckande inbetalningstjänst för hantering av inbetalningar och avstämningar i kundreskontra och filformatet kallas BgMax.
Winbas har ett utvecklat automatiserat stöd för BgMax, t.ex. när avsändaren anger flera fakturanummer i texten för samma betalningspost, slår ihop flera fakturabelopp eller gör avdrag för kreditfakturor. I dessa situationer kommer Winbas automatiskt att stämma av de fakturor som berörs av betalningen.
För ytterligare information om tjänsten gå till www.bgc.se.

Återredovisning Autogiro används i kombination med att en fil med autogiro först skickas till bankgirot som drar fordran direkt från kunden när fakturan förfaller. Därefter skickas en fil tillbaka som redovisar gjorda betalningar. Funktionerna används enbart på kunder märkta för betalning med Autogiro.

Om betalning inte har kunnat utföras visas ett meddelande om detta i Rapporten Bearbetade inbetalningar enligt nedan.

Ta bort filen efter utförd import är från början vald om man valde alternativet vid tidigare körning av fil och innebär att filen efter korrekt inläsning tas bort för att förhindra ytterligare inläsning av samma fil. (Om en fil ändå körs ytterligare en gång varnar systemet för att fakturan redan är betald, se nedan.)

Rapporten Bearbetade inbetalningar

Rapporten Bearbetade inbetalningar som visas efter inläsningen verifierar att alla betalningar har registrerats korrekt. Rapporten visar då fakturanr, belopp och om transaktionen är inläst samt en eventuell anmärkning.

Följande anmärkningar kan visas:

Anmärkning

Betydelse

OK

Transaktionen är registrerad utan anmärkning.

Fakturan finns inte registrerad.

Det aktuella fakturanumret finns inte registrerad i systemet. Detta kan t.ex. bero på att OCR-numret har förändrats med längdsiffra efter det att fakturan skickats ut. Kontrollera fakturanumret och utför en eventuell manuell registrering.

Fakturan är redan betald.

Fakturan är redan betald och har alltså status B i kundreskontran. Denna transaktion kommer inte att registreras.

Delbetalning av faktura.

Betalt belopp uppgår inte till det fulla fakturabeloppet och en delbetalning kommer att registreras av transaktionen.

Inbetalt för mycket på faktura.

Betalt belopp överstiger fakturabeloppet, transaktionen kommer att registreras men kan behöva manuell handpåläggning.

Fakturan ligger redan för betalning.

En dubbel betalning har gjorts av kunden och fakturan ligger redan för betalning med samma fakturanummer och belopp.

Notera att delbetalning eller inbetalt för mycket inte kommer att visas om ett gränsvärde för avdrag vid betalning har satts i inställningar för kunder och saldot underskrider gränsen.

Meddelanden vid Återredovisning av Autogiro

Följande meddelanden kan också visas vid Återredovisning av Autogiro beroende på om den begärda betalningen inte har kunnat utföras:

Meddelande

Täckning saknas, betalningen har inte genomförts.

Koppling till Autogiro saknas, bankkontot är avslutat eller tjänsten har makulerats av betalaren.

Förnyad täckning, betalningen inte genomförd men nytt försök görs.

Skriv ut eller skicka till Excel

Rapporten över Bearbetade inbetalningar presenteras på skärmen och kan därefter skrivas ut på skrivare eller skickas till Excel.

 

Kundinbetalningar - Summering av Bank eller Post

Beroende på om filen har lästs in från Bankgirot eller Plusgirot kommer summeringen ovan i skärmbilden i Kundinbetalningar att korrespondera mot den summa som visas i Rapporten Bearbetade inbetalningar.

Räntetransaktioner

Om inställningen Skapa räntetransaktion vid inbetalning är inställd som Skapa efter fråga i samband med att ett antal betalningar läses in via OCR, kommer Dialogen Skapa räntetransaktioner att visa antal inbetalningar och därmed gälla alla inlästa transaktioner som är föremål för räntetransaktioner.

Ja - Räntetransaktioner skapas för alla berörda fakturor som ligger för betalning.

Nej - Inga räntetransaktioner skapas för berörda fakturor.

Skärmlistan i Kundinbetalningar efter utförd inläsning

Efter utförd Inläsning av OCR och andra inbetalningar från fil kommer skärmlistan att innehålla rader bestående av de fakturor som är inlästa och därmed ligger för betalning. Skärmlistans kolumner i detta läge, t.ex. information om Räntetrans beskriven ovan, bestäms av vilka kolumner som är invalda i skärmlistan.

Uppdatera registrerade kundinbetalningar

Till sist kommer stängning av rutinen Kundinbetalningar med knappen <F12 Stäng> att generera frågan om registrerade kundinbetalningar ska uppdateras. Uppdateringen gäller då alla inlästa och registrerade inbetalningar (¶ - Fakturor som Ligger för betalning). Väljs <Ja> kommer inbetalningarna att registreras och reskontran påverkas samt bokföringsunderlag skapas.


Se även: