Mask vid inläsning av prislistor

Winbas hjälp

Inläsning av prislistor

Kunskaper i post- och filhantering

Att lägga upp en ny mask är både svårt och komplicerat. Denna hantering kräver mycket goda kunskaper i post- och filhantering. Misstag och felaktigheter här kan få stora konsekvenser för hela Winbas produktregister med mycket extra arbete som följd. Genomgången här nedan är att se som en övergripande beskrivning.

Namn på mask används för att sätta namn på masken. Namnet visas på föregående sida och kopplas visa skärmlistan till den aktuella inläsningen. Det går bra att använda samma namn som på inläsningen, lämpligen leverantörens namn.

Filens struktur används för att beskriva i vilket format data har levererats.

Exempel på hur det kan se ut med de tre olika filstrukturerna

Data i filen som finns ser ut som följer, för två olika produktposter.

Post 1
Produktnummer: 123456
Benämning: Penna gul
Enhet: St
Pris: 0590

Post 2
Produktnummer: 789012
Benämning: Hålslag metall svart
Enhet: St
Pris: 4650

Fast antal rader

Tabseparerad text

Fast postlängd

123456
Penna gul
St
0590

789012
Hålslag metall svart
St
4650

123456;Penna gul;St;0590
789012;Hålslag svart metall;St;4650

123456Penna gul St 4650
789012Hålslag svart metall St 0590

Teckentabell används för att beskriva hur filen är skapad. Det finns idag två standarder för PC, nämligen Windows ANSI eller DOS ASCII. Är man osäker kan man genom att titta i bildskärmstabellen snett ner till vänster, undersöka om bokstäverna ÅÄÖ är korrekt representerade. Är inte specialtecken korrekt representerade är filen i DOS ASCII-format.

Uppdatering av produkter används för att beskriva vad som skall ske vid inläsning av produktdatabasen.

Skapa relationer

Filen

Den stora tabellen överst till vänster innehåller den valda filen/leverantörens första datapost. Det är mot denna datapost som sedan kopplingar sker mellan leverantörens datafil och Winbas produktdatabas.

Winbas datafält

Den stora tabellen överst till höger innehåller alla de datafält som finns i Winbas produktdatabas. Genom att koppla ihop den vänstra tabellen med den högra erhålls en fungerade hantering där Winbas vet vad som skall läsas in och till vilket ställe i databasen. Kopplingen görs med ”Skapa relation-knappen” och sparas i den undre relationstabellen.

Fr.o.m. position och Längd vid fast postlängd

Vid formatet Fast postlängd måste uppgifterna för From pos och Längd vara ifyllda. För varje del av posten som ska läsas in (t.ex. benämning) måste man ange startposition och fältlängd (t.ex. benämning startar i position 10 och är 30 tecken lång, 10 i första fältet och 30 i det andra).

Villkor i relationer

Villkoren anger på vilket sätt mottagande fält (i Winbas) skall uppdateras. Nedan kommer en kort beskrivning av de båda villkorsfälten. Kombinationerna inom respektive kategori kan vara korsvisa och beroende på vilken typ av fält som är kopplat i relationen, varierar de olika alternativen.

Villkor för uppdatering

Uppdatera alltid fältet

Fältet kommer alltid att uppdateras i samband med att posten skapas eller ändras

Skriv endast om blank

Fältet uppdateras enbart när den befintliga posten inte har ett tidigare innehåll, d.v.s. fältet är blankt. Gäller alfanumeriska fält (text).

Uppdatera endast om 0

Fältet uppdateras enbart när den befintliga posten inte har ett tidigare innehåll, d.v.s. fältet är noll. Gäller numeriska fält, d.v.s. siffror.

Ingen uppdatering

Uppdatering sker aldrig på detta fält.

Nummer, Benämning och Levartikelnr

Om det mottagande fältet är något av begreppen Nummer, Benämning eller Levartikelnr kan sökning ske på fältet, detta betyder att om posten redan finns i registret, kommer uppdatering att ske på grundval av detta begrepp. Enbart ett av dessa fält kan användas som sökbegrepp, eller nyckelfält, normalt är det produktnumret som är nyckelfält. Även alternativa produktnummer kan användas för sökning av produkten.

Sök detta fält

Fältet kommer att användas som sökbegrepp för tidigare produkter i registret.

Ingen sökning

Fältet är inte ett sökbegrepp.

Notera att om Levartikelnr, leverantörens artikelnummer används som sökbegrepp, ska också leverantör vara angiven i masken eller på själva inläsningen. Detta för att leverantörens artikelnummer inte är unikt och olika leverantörer kan använda samma artikelnummer.

Rabattkod

Traditionellt baseras rabatten i Leverantörspriser på rabattbrev kopplat till rabattkod. Vissa filer kan innehålla en rabattkod, som i sin tur är kopplad till ett rabattbrev. I masken måste då rabattfältet i leverantörens produktfil vara kopplat till fältet grupp (i Winbas databas) med villkorstexten Rabattkod.

För att ange vilket fält som innehåller rabbatkoden anges detta mot ett alfanumeriskt textfält.

Inget

Fältet innehåller inte rabattkoden.

Rabattkod

Fältet innehåller rabattkoden.

Rabatt i filen

I de fall hantering kring rabattbrev inte används, och rabatten istället är specificerad som en procentsats i filen kopplad mot Inprisproc, kommer istället den rabatten att registreras i Leverantörspriser - på samma sätt som den registreras på själva produkten.

Division av prisfält m.fl.

I vissa fall är de siffor som finns i filen utan decimalkomma, t.ex. kan en prisuppgift anges som ett heltal, trots att den är i kronor och ören.

Ingen division

Används normalt på prisfält som skall läsas in ograverade.

Dividera med 10

Används på prisfält där man önskar sätta in ett decimalkomma mellan entalet och tiotalet.

Dividera med 100

Ska användas på prisfält där man önskar sätta in ett decimalkomma mellan tiotalet och hundratalet. Mycket vanligt när priset i datafilen är redovisat i ören.

Dividera med 1000

Används på prisfält där man önskar sätta in ett decimalkomma mellan hundratalet och tusentalet.

Utpriser 1 till 9

Om det mottagande fältet är ett utpris och alltid ska uppdateras, kan detta beläggas med moms enligt momssatser angivna i Inställningar Order.

Lägg på moms 1

På det aktuella utprisfältet skall moms 1 läggas till

Lägg på moms 2

På det aktuella utprisfältet skall moms 2 läggas till.

Lägg på moms 3

På det aktuella utprisfältet skall moms 3 läggas till.

Ta bort relation

För att ta bort en relation, markera aktuell relation listan och välj Ta bort.

Dock finns några viktiga saker att påpeka: