Inleverans

Winbas hjälp

Använder man lagerhantering i Winbas registreras ankommande leveranser av produkter i Inleverans för att öka lagersaldot. Produkternas vägda inpris påverkas också vid inleverans. Vid fakturering till kund räknas sedan Lagersaldo ner (tänk på att försäljningsstatistik och TB påverkas vid fakturering). Justering av Lagersaldo görs annars förslagsvis i Lagerjustering alternativt Inventering.

Beställning och Leverantör

Beställning

Har en beställning gjorts till leverantör och denna leverans har kommit anges beställningens nummer eller öppnas söklistan och öppna den aktuella beställningen. Om man nyligen har bearbetat beställningen visas denna även i listan senast använda post över Mina senaste beställningar.

 

Det är även möjligt att registrera en inleverans utan en bakomliggande beställning. I detta fall lämnas fältet blankt för att registrera inleverans utan beställning.

En beställning kan eventuellt även utgöra ett Uppackningsunderlag.

Leverantör

Vid inleverans av produkter som inte har bakomliggande beställning gå förbi fältet för beställningsnummer och ange en leverantör, en leverantör måste i detta fall alltid anges.

Valutakod och Kurs

Valutan visas från beställningen och vanligen föreslås den dagsaktuella kursen från Valutatabellen. Om ingen beställning finns föreslås valutakoden från leverantören. Valutakursen kan vid behov också förändras och ligger då till grund för framräknade belopp i systemvalutan (SEK).

Beställningens valutakurs

Om inpåslag och påslag för t.ex. frakter och tullavgifter anges på beställningen, kan istället beställningens kurs användas vid inleveransen för att fördela inpåslag omräknat till SEK baserat på den kurs som avgifterna på beställningen grundar sig på.

Symbolen Pil-ner vid kurs kan användas för att välja beställningens ursprungliga valutakurs. Alternativet Föreslå alltid beställningens kurs innebär att beställningens kurs alltid kommer att föreslås när en beställning väljs för inleverans.

EU-Trepart, EU-Transportkod och EU-Transaktionskod

Har leverantören en landskod som är markerad EU-land visas även dessa fält. Uppgifterna hämtas antingen från beställningen eller från Inställningar Produkter i avsnittet Intrastat. I Winbas kan du skriva ut Intrastat-rapport (ska lämnas till myndigheterna för redovisning av handel med länder i EU). Se även i rutin Produkter om EU-vikt, EU-faktor m.m.

Transaktioner

Rad

Genom att ange radnummer när en beställning har angivits aktiveras beställningsraden i listan och visas på skärmen. Vid registrering av inleverans utan bakomliggande beställning, kommer radnumret att räknas automatiskt upp och föreslås vid varje registrering. Snabbvalet Alt+D användas för att aktivera fältet Rad för inmatning. Radnummer kan anges som heltal eller decimaltal, t.ex. 1,5 om rad ska registreras mellan rad 1 och 2.

Produkt och Benämning

Produktens nummer och benämning visas i motsvarande fält när en rad visas på skärmen. Vid registrering anges normalt produktens produktnummer genom att ange numret eller välja produkten i söklistan.

Leverantörens artikelnummer

Istället för att ange produktnummer kan leverantörens artikelnummer istället anges. Leverantörens artikelnummer finns då registrerat på produkten eller på en alternativ leverantör i Leverantörspriser. När leverantörens artikelnummer har angivits kommer produktens ordinarie nummer och benämning att visas i motsvarande fält på skärmen.

Levererat antal

Avses inleverans av tidigare befintlig en beställning kommer Levererat antal från början att vara noll. Genom att sätta levererat antal till beställt antal kommer raden att betraktas som fullt inlevererad vid uppdatering och beställningsraden tas bort. Se även avsnitten Komplett Inleverans och Uppdatera inleverans nedan.

Ápris och rabatt

Prisuppgifterna som visas vid befintlig rad på beställning är de som angavs på beställningen vid registreringstillfället. Vid registrering av ny rad föreslås i första hand ápris och rabatt från produkten som anges på raden. Om leverantören är annan än produktens huvudleverantör kommer priset istället att föreslås från Leverantörspriser om leverantören finns registrerad på produkten med avseende på ordinarie produktnummer eller leverantörens artikelnummer om detta är angivet.

Enhetsantal

Registrering av antal i enheter aktiveras om så är inställt på produkten.

Lagerplats / Batchnummer

Lagerplats ska alltid registreras om man i Inställningar Produkter angivit att lagerplats ska användas. Har dessutom enbart befintliga lagerplatser angivits, ska en lagerplats anges som finns registrerad i Lagerplatser.

Knappen Pil-Ner kan användas för att välja en lagerplats, listan visar även Lagersaldo, orderantal och disponibelt för varje lagerplats eller batchnummer.

I de fall batcher används registreras det aktuella batchnumret på transaktionen, som t.ex. från början kan vara "Ej batch" för att sedan anges i samband med inleveransen.

Ytterligare lagerplatser / batchnummer

En eventuell uppdelning på flera lagerplatser eller batcher kan också göras. Detta innebär att en rad med ett levererat antal av produkten kan delas upp på flera lagerplatser. Dessutom kan beställningens ursprungliga lagerplats ligga kvar till nästa leverans om det finns ett resterande antal på raden.

Följande exempel gäller fallet batcher:

100 stycken av produkten har beställts och ligger på Ej batch då batchnummer ännu inte kunnat tilldelas. Vid inleverans erhålls 60 stycken av produkten som ska delas upp i tre batcher. Leverantören har i detta fall levererat mer än ett batchnummer för samma produkt.

Efter att första batchnumret har angivits används pil-ner till höger för att lägga på ytterligare batcher och uppdelning av det levererade antalet. Både batchnr och antal måste då registreras för att ytterligare uppdelning ska ske på raden.

 

 

 

 

 

Upp till 20 batchnummer möjliga uppdelningar av antalet på varje rad kan göras vid leverans av ett större antal artiklar där flera batchnummer förekommer på en och samma produkt.
Beroende på fönstrets storlek visas en rullningslist till höger för att bläddra mellan raderna. Tangenten Enter kan också användas för att registrera nästa rad.

 

Behåll tidigare batchnummer föreslås automatiskt och visualiserar att restantalet ligger kvar på Ej batch enligt den ursprungliga beställningen. Om alternativet väljs bort kommer istället det första batchnumret angivet i det ordinarie fältet att föreslås även vid nästa inleverans.

Skärmlistan. Efter att raden har sparats och batchnummer eventuellt har ändrats och flera kanske lagts till kommer detta att återspeglas i skärmlistan. Alla de batchnummer som har valts på raden kopplade till inleveransen kommer då också att specificeras i kolumnen om den är invald.

Statistik vid flera lagerplatser / batchnummer

Enligt exemplet i figuren ovan kommer istället tre rader skapas i statistiken, en för varje batch. Lagersaldot kommer på samma sätt att påverkas för respektive batchnummer. Om serienummer används (se nedan) kommer registrerade serienummer att delas upp sekventiellt. De första 15 kommer alltså att registreras på första batchen, de följande 20 på nästa o.s.v.

Lagerplacering

I samband med inleverans kan produktens lagerplacering registreras eller förändras direkt vid själva inleveransen. Beroende på om lagerplatser / batcher används gäller då följande:

Ej lagerplatser. Om inte lagerplatser eller batcher används i verksamheten är det alltid produktens lagerplacering som visas och direkt kan ändras. Produktens placering visas då alltid när en produkt har valts, t.ex. i en befintlig transaktion i skärmlistan.

Lagerplacering på produkt. Detsamma gäller om inställningen Lagerplacering på produkt används, även då är det alltid produktens lagerplacering som visas och kan ändras.

Lagerplatser eller batcher. Om lagerplatser eller batcher används gäller lagerplaceringen annars för angiven lagerplats för inleveransen. Om t.ex. en ny batch registreras, kan märkning med lagerplacering ske direkt vid inleveransen. Om det redan finns en befintlig placering visas denna efter att först produkt och sedan lagerplats har valts.

Lagerplacering kan också väljas in i inleveransens skärmlista. Normalt visas då produktens lagerplacering. Om lagerplatser eller batcher används kommer istället lagerplatsens placering att visas i listan. Detta då också förutsatt att inställningen Lagerplacering på produkt inte används, vilket betyder att produktens lagerplacering alltid används.

Om raden är uppdelad på ytterligare batcher, kommer lagerplaceringar för alla registrerade batcher att visas i kolumnen separerade med komma (,) Placering1, Placering2 o.s.v.

Lagerplacering på ytterligare lagerplatser / batchnummer

I de fall Lagerplacering på produkt inte används, och lagerplacering istället registreras på underliggande lagerplats eller batchnr - kan lagerplacering anges även på övriga batcher. Efter att ytterligare batcher har valts är det möjligt att visa eller dölja registrering av lagerplacering.

Välj knappen för att visa lagerplaceringar om de ska registreras direkt vid inleveransen på övriga batcher.

 

Eventuella befintliga placeringar kommer då att visas eller nya kan registreras. Lagerplacering på ytterligare batcher kommer då att visas fram till att dessa eventuellt döljs igen, för att underlätta registrering när placering inte ska anges.

 

Noteringar

Noteringar visas när lagerplatser eller batcher används och innebär att noteringar kan göras i direkt samband med inleverans av godset. Noteringar kan t.ex. innehålla den ursprungliga batchbegreppet från leverantören om detta ändras vid inleverans. Noteringar kan även innehålla uppgifter som bäst före-datum när det t.ex. handlar om batcher med livsmedel.

Noteringar kan också väljas in i Informationslistan lagerplatser samt även registreras, förändras och selekteras på produktkortet.

Förutsattsättningen för att kunna registrera noteringar på lagerplatser är också att inställningen Lagerplacering på produkt inte används.

Serienummer

Om Serienummer är aktiverat på produkten kan upp till det antal serienummer anges som motsvarar produktens levererade antal. Genom att sedan använda Produkter - Statistik kan serienummer följas upp på en viss produkt från inköp till försäljning.

Alltid serienummer

Inställningen Alltid serienummer vid inleverans bestämmer om transaktioner med produkter märkta för serienummer alltid måste ha registrerade serienummer innan inleveransen kan sparas. Använd inställningen i de fall serienummer alltid ska förekomma på produkten, och då för att undvika registreringar med saknade serienummer i samband med Inleverans.

Kolumnen Serienummer

Serienummer kan väljas in som kolumn i skärmlistan för en snabb överblick över registrerade serienummer på transaktionsrader på produkter med hantering av serienummer.

Om kolumnen väljs in kommer serienummer på transaktionerna att visas i listan. Om det finns flera serienummer på en och samma transaktion, kommer dessa att radas upp i cellen som Serienr 1, Serienr 2 o.s.v.

Á Inpåslag SEK

Inpåslag i valuta föreslås baserat på produkten eller den aktuella leverantören beroende på om ett värde för Inpåslag% finns registrerat. Inpåslag angivet på produkt prioriteras före ett eventuellt värde registrerat på leverantör och inpåslag kommer då att påverka vägt inpris och statistik på de aktuella produkterna.

Om ett kalkylpris har lagts till netto inpris kommer även kalkylprisets komponenter att läggas till föreslaget Inpåslag SEK.

 

Förslaget kan kopplas bort via inställningen Föreslå á Inpåslag SEK t.ex. i de fall man har ett försystem eller en anpassning som beräknar inpåslag på beställningen och förändrar pris på beställning som senare ligger till grund för inleveransen. I detta fall behöver då inte påslaget göras igen, eftersom det gjorts tidigare i försystemet.

Slutleverans

Slutleverans innebär att beställning (aktuell rad) anses som fullt levererad även om den inte är det gällande det levererade antalet av produkten. Uppgår inte levererat antal till beställt antal kommer resterande antal att ligga kvar som ej inlevererat om Slutleverans inte markeras.

Slutleverans sätts också på alla rader vid Komplett inleverans beroende på inställningen Slutleverans vid komplett inleverans. Om restade beställningar förekommer i verksamheten är denna inställning normalt avslagen.

Lagerartikel

Vid inleverans uppdateras produktens lagersaldo enbart om produkten är en lagerartikel. Om en inleverans är på väg att utföras på en produkt som inte är lagerartikel, kommer en varning om detta förhållande att visas. Detta bl.a. för att upplysa om att inleverans av produkten inte kommer att påverka produktens lagersaldo.

Varningen visas normalt som en dialog när en produkt som inte är lagerartikel sparas. Varningen kan också ändras till att bara visas som ett diskretare meddelande i statusraden utan att OK behöver tryckas. Detta i de fall man av olika skäl ändå avser att inleverera produkter som inte är lagerartiklar.


Komplett inleverans

 

Har alla beställda produkter levererats kan knappen <Komplett inleverans> väljas för inleverans av samtliga produkter. Slutleverans kommer då också att sättas på alla rader beroende på inställningen Slutleverans vid komplett inleverans. Man kan därefter göra enstaka ändringar på rader efter att komplett inleverans gjorts. Spara varje ändrad rad med <F7 Spara>.

Om lagerplatser användes och transaktioner utan lagerplatser påträffas ges dialog för inmatning av lagerplats. Denna lagerplats kommer då att sättas på de rader som saknar lagerplats.

Ny beställning eller leverantör

När man är klar med en beställning eller leverantör och avser att fortsätta med nästa kan man välja knappen F11 - Återställ, i motsats till F8 - Avbryt som avbryter raden. Man kan också stänga registrering av inleveranser med F12 - Stäng, och därmed eventuellt uppdatera registrerade inleveranser (se nedan).

Knappen Avbryt avbryter registrering på transaktionen och blankar själva transaktionsraden.

 

Knappen Återställ används för att blanka hela fönstret med beställningshuvudet och leverantör samt transaktioner, till skillnad från Avbryt som bara blankar själva transaktionsraden.

 

Knappen Återställ fungerar även som en förhandsgranskning av de transaktioner som kommer att uppdateras när fönstret Inleverans stängs. D.v.s. har flera beställningar bearbetats, kanske tillsammans med andra transaktioner utan tidigare beställning, kommer alla rader som kommer att uppdateras att visas i skärmlistan. Detta även beroende på Menyn Visa i fönstrets statusrad.

Menyn Visa

 

Menyn Visa i fönstrets statusrad avgör vilka transaktioner som ska förhandsgranskas med knappen Återställ, samt om transaktioner för alla användare, eller enbart inloggad användares transaktioner ska visas i skärmlistan och eventuellt även uppdateras.

Om flera användare samtidigt registrerar och uppdaterar inleveranser bör alternativet Visa och uppdatera enbart transaktioner för användare att användas.

Skärmlistan återspeglar alltid en vald beställning eller de transaktioner som kommer att uppdateras enligt inställningar i Menyn Visa.

Tips. I de fall förhandsgranskning används aktivt eller transaktioner utan tidigare beställning registreras och skärmlistan därmed visar innehåll från flera beställningar eller leverantörer kan kolumnerna Bestnr, Levnr och Levnamn väljas in i skärmlistan för att lättare få en överblick. Kolumnen Signatur kan även väljas in i de fall flera användare har registrerat och man väljer att visa transaktioner för alla användare vid registrering.

Visa rapport efter uppdatering. Om alternativet är valt kommer transaktioner avseende inleveransen att automatiskt visas i en rapport på bildskärm för den aktuella användaren. Rapporten kan användas som underlag för inlevererade varor, t.ex. var de ska ställas på grundval av lagerplacering. Rapporten avser då transaktioner som ingår i den senaste registreringen, antingen för alla användare eller enbart användarens transaktioner beroende på inställning.

Rapport till bildskärm. Rapporten skrivs som standard till bildskärm efter uppdatering av inleveransen, och kan därefter vid behov skrivas ut till skrivare. Om ingen rapport önskas efter uppdatering av inleverans, kan alternativet Visa rapport efter uppdatering ställas bort i menyn Visa i fönstrets statusrad.

Inleveransbokföring

Om Inleveransbokföring används kommer fälten Resultatenhet och Projekt att visas för registrering. Eventuellt visas även alternativet Etiketter för utskrift av etiketter baserade på inleveranser om så är inställt i inställningar för produkter.

Etiketter

Om alternativet Etiketter vid inleverans är valt i inställningar för produkter visas avsnittet för val av etiketter på skärmen i samband med inleverans. Normalt föreslås inte etiketter för utskrift utan detta anges då i det enskilda fallet. Ange det antal etiketter som senare ska skrivas ut eller det inlevererade antalet om detta motsvarar det önskade antalet etiketter.

Möjlighet till automatisering genom att t.ex. ange att levererat antal alltid ska föreslås, men också möjlighet att välja bort detta i det enskilda fallet.

Menyn vid pil-ner innebär också att man omvänt direkt kan sätta det levererade antalet i det enskilda fallet, och även förändra antalet etiketter via textrutan samt minska eller öka antalet med knapparna till höger.

 

Etiketterna med underlaget från inleveransen skrivs sedan ut i Utskrifter Administration - Produktetiketter.

Öppna liggande kundorder

När en transaktionsrad aktiveras och denna har en bakomliggande kundorder (ordernr) finns möjlighet att direkt öppna, eller skriva ut order i Order / faktura eller Serviceorder. Detta förutsatt att ordern ligger i systemet och inte är slutfakturerad.

Om det finns en order kopplad till beställningsraden, kommer menyn vid högerklick att indikera detta genom att visa alternativen för t.ex. Direktutskrift.

Funktionen kan t.ex. användas för att öppna och kontrollera ordern, skriva ut blanketter, och kanske även fakturera den i samband med inleveransen.

 


Statusraden med summan

Summaraden längst ner i fönstret som återspeglar summan av beställningen eller inleveransen kan vara uppdelad i två summor som visas beroende på vilken typ av transaktioner som visas i listan.

När en tidigare beställning tas fram för inleverans visas värdet av beställningen i den aktuella valutan i dialogens summarad.

 

Varefter levererat antal registreras på raderna ackumuleras det levererade värdet.

 

Om transaktioner registreras utan tidigare beställning visas summan av det levererade beloppet på transaktionerna.

 

Uppdatera inleverans

 

Vid stängning av registrering av inleveranser med F12 - Stäng ges en fråga om inleveranser ska uppdateras eller ej. Besvaras frågan med ja, kommer Lagersaldo och Vägt inpris att uppdateras på de berörda produkterna. Om uppdatering görs kommer även ett påslag av ápris att utföras om produkt eller aktuell leverantör har något registrerat i fältet Inpåslag%. Inpåslag angivet på produkt prioriteras före leverantör och Inpåslag påverkar även vägt inpris på de aktuella produkterna.

Statistik och inleveransdatum

Vid uppdatering av inleveranser skapas statistik för varje rad och produkt. I rutin Produkter, knappen <F5 Statistik> återfinns alla statistikrader för inleveranser och även utleveranser och inventeringar för varje produkt. Ett datum registreras också, både på statistikraden och på produkten, fältet Inleveransdatum på fliken <F2 Huvud>. Inleveransdatum är lika med systemdatum den dag inleverans uppdateras.

Inleverans och strukturhantering

För ytterligare information om alternativ vid inleverans och strukturhantering, se avsnittet:

Utskrift Transaktioner

Om man vill ha en utskrift över utförda inleveranser finns utskriften Transaktioner med alternativ (2) för Inleveranser. Ett urval kan där göras på produktgrupp, produktnummer och datum.

Justering av uppdaterade inleveranser

Skulle fallet vara så att en uppdaterad inleverans av någon anledning påvisar någon felaktighet, som t.ex. att fel leverantör har angivits kan man använda Justering av Statistik för att korrigera transaktionen. Man kan där även justera andra uppgifter såsom prisuppgifter där t.ex. Vägt inpris då alltid uppdateras på produkten. Man bör dock man tänka på att t.ex. lagersaldo på produkten inte påverkas när antal justeras i efterhand. Ibland kan det vara lämpligare att registrera en negativ inleverans (d.v.s. negativt antal) och därefter en ny. Kontakta gärna support för rådfrågning i denna typ av ärenden.

För en mer komplett beskrivning av justering av statistik och vad som uppdateras vid justering av inleveranser se avsnittet: