Inleveransbokföring

Winbas hjälp

Bokföring mellan inleverans och leverantörsfaktura

Funktionen är till för att kunna se hur mycket inleveranser som gjorts men ännu inte bokats mot en leverantörsfaktura. Börja med att göra nödvändiga inställningar för ändamålet.

Inställning

Funktion

Använd inleveransbokföring

Styr tillval i Inleverans, Leverantörsfaktura m.m.

Nästa inleveransnummer

Sätts per leverantör vid inleverans.

Debetkonto

Användes vid kontering av inleveransbokföring.

Kreditkonto

Användes vid kontering av inleveransbokföring.

Differenskonto

Användes inte för tillfället.

Eget leverantörsnummer

Exkluderar tillverkning från inleveransbokföring.

Konton

Konton som anges i inställningar ska vara skuldkonton som endast används för inleveransbokföringens ändamål.

OBS! Dessa konton ska alltså inte vara ordinarie lagerkonton (1400) utan specifika konton enbart att användas till inleveransbokföring, t.ex. debetkonto 1402.

Inleverans

Använd inleveransbokföring. Vid inställningen Använd inleveransbokföring visas ytterligare alternativ för ändamålet i samband med Inleverans och registrering av leverantörsfakturor. Bl.a. visas fälten Resultatenhet och Projekt i samband med inleverans. Dessa användes vid kontering som skapas vid uppdatering av inleveranser och återfinns också som alternativ i skärmlistan.
Vid registrering av leverantörsfakturor visas då också Inleveranser för registrering av en eller flera inleveranser kopplade till fakturan.

Registrering av leverantörsfakturor

Urvalsprocessen – att välja inleveranser till en faktura.

Vid Inleveransbokföring visas fältet Inleveranser. En lista med inleveranser på vald leverantör nås med alt-pil ner efter att leverantören har valts. Genom att trycka mellanslag (eller annan tangent), väljs en eller flera inleveranser för leverantörsfakturan. Man kan förstås även kryssa för med hjälp av mus. Ett annat sätt att välja inleveranser är ett skriva dem direkt i fältet.

Presentation av relaterad data

Listan har en knapplista till vänster. Genom att klicka på en knapp visas konteringar respektive statistik för denna rad.

Flyttas sedan musen nedåt, uppåt eller åt sidan i knapplistan ändras innehållet i kontering / statistik automatiskt.

Vid tangentbord gäller pil-höger för att visas kontering för inleveransen, trycks sedan pil-höger igen visas statistik för inleveransen.

Pil-vänster vid statistik går således tillbaka till kontering och pil-vänster igen stänger transaktionslistan och återgår till normalläget (listan med inleveranser).

Innehållet i skärmlistan

Uppgifterna som visas i transaktioner bestäms av användarens design av respektive skärmlista i det vanliga transaktionsfönstret.

För Kontering gäller design Kontering av leverantörsfakturor.

För Statistik gäller design Leverantör - Statistik.

Om kolumnen Kommentar har valts in i skärmlistan Leverantörer - Statistik kommer också registrerad kommentar att visas knapplistan för statistik. Kommentaren har då kanske registrerats på beställningen och kompletterats i samband med inleveransen.

Om kommentaren är lång och löper över flera rader kanske inte hela kommentaren syns beroende av bredden på kolumnen i statistiken. I detta fall visas kommentaren i sin helhet i ett separat fönster när muspekaren är över den aktuella kommentaren.

Transaktioner visas tills nytt klick i listan eller stängs med tangenterna Pil-vänster (vid kontering), Escape eller F12.

Navigering i huvudlistan och kontering / statistik samt mellan dessa kan alltså ske enbart med de fyra piltangenterna liksom i Order m.fl.

Anpassa kolumner

Listan kan också anpassas med ytterligare kolumner. T.ex. kan följande kolumner väljas in i vyn:

Bestnr. Utöver inleveransens nummer kan kolumnen Bestnr väljas in. Kolumnen visar då en eller flera tidigare beställningar kopplade till inleveransen.

Valuta avser inleveransens valuta vilket också normalt är den valuta som fakturan är ställd i.

Kurs visar den valutakurs som registrerades vid tillfället för inleveransen. Möjlighet finns också att automatiskt föreslå inleveransen kurs för att för att fakturan ska få ett motsvarande värde i SEK som inleveransen har.

Belopp är det totala utländska beloppet och kompletterar då kolumnen Belopp SEK som avser det omräknade beloppet. Välj in kolumnen när inleveranser ofta sker i utrikes valuta och fakturans belopp då lättare kan jämföras med leveransens totala belopp.

Väljs en redan registrerad faktura genom t.ex. selektering eller från skärmlistan, visas inleveranser registrerade endast på denna faktura.

Leverantörer

Skärmlista med befintliga inleveranser, konteringar och statistik återfinns även i fönster Leverantör.

Ingen angiven leverantör - Sök inleverans. Genom att använda knappen Inleveranser visas en lista över samtliga inleveranser på alla leverantörer när ingen leverantör har valts och skärmen är blank. Detta innebär att man kan söka direkt på t.ex. inleveransnummer och på detta sätt hitta leverantören med det aktuella numret, genom att välja en inleverans i listan visas leverantören på skärmen.

 

Ange leverantör och visa inleveranser för leverantören. När en leverantör har valts i leverantörskortet visas istället inleveranser enbart för den aktuella leverantören. I detta läge kan man även granska gjorda konteringar och statistik för den enskilda inleveransen genom att använda knapplistorna till vänster i listan.

Skriv ut skärmlistan med inleveranser

En utskrift till bildskärm, skrivare eller Excel kan göras från den lista över inleveranser och fakturor som visas från Leverantörer eller vid registrering av leverantörsfaktura.

När leverantören har valts och listan har öppnats, högerklicka på skärmlistan och välj det aktuella alternativet för utskrift. Funktionen berör avsnitten:

 

Utskrifter Administration - Fakturajournal – Leverantör

Konteringar skapade i vid uppdatering av Inleveranser / Registrering av leverantörsfaktura kan skrivas ut / integreras i Fakturajournal – Leverantör. Vid Bokföring via integration användes integrationstypen angiven för Fakturor / inleverans i Inställningar leverantörer.

Alternativet visas endast vid Inleveransbokföring.

Utskrifter Administration – Projektrapport / Projekt

Ej bokförda inleveranser visas som en sektion vid utskrift av Projektrapport.