Inställningar Leverantörer - Huvudinställningar

Winbas hjälp

Översikt - Inställningar Leverantörer

Fakturaregistrering

Nästa Internnummer

Vid registrering av leverantörsfakturor får varje faktura ett internnummer. Fältet Internnummer anger inställningen för vad nästa Internnummer kommer att sättas till i samband registrering av leverantörsfaktura.

Fakturadatum inom intervallet

Det är till fördel att ange ett intervall för Fakturadatum inom intervallet vilket kan förhindra att faktura registreras på t.ex. fel år vilket i sin tur leder till en felaktig reskontra. Om ett intervall har angivits och fakturadatum ligger utanför det angivna intervallet ges ett meddelande om detta och registrering kan då inte fortsätta med detta datum.

Datum inom intervallet +/- dagar mot systemdatum

Medan kontrollen för intervallet baseras på fasta Fr.o.m. datum - T.o.m. datum och då ibland måste ändras av administratören, utgör denna inställning istället ett i tiden löpande intervall för kontroll mot systemdatum baserat på ett angivet antal dagar.

Exempel på dagar och en variabel, löpande kontroll baserat på systemdatum plus / minus angivet antal dagar:

+ / - dagar

Systemdatum

Fr.o.m. datum

T.o.m. datum

+ / - 30

2012-01-01

2011-12-02

2012-01-31

+ / - 90

2012-07-01

2012-04-02

2012-09-29

Ta bort datumkontroller

Inaktivering av kontroller kan ske genom att ange låga / höga start och slutintervall, eller genom att ta bort uppgifterna. För att ta bort en eller flera datumkontroller kan respektive fält blankas och fältet lämnas tomt. Om alla fält blankas sker ingen kontroll, annars sker kontroll enligt följande:

Tomt fält

Effekt vid kontroll

Fr.o.m. datum

Kontroll enbart fram till T.o.m. datum och ingen kontroll bakåt i tiden.

T.o.m. datum

Kontroll enbart från Fr.o.m. datum och inget slutdatum framåt i tiden.

+ / - dagar

Enbart kontroll enligt inställda fasta intervaller Fr.o.m. datum - T.o.m. datum.

Föreslå föregående leverantör med Enter

Alternativet kan vara till fördel att aktivera om avsikten är att registrera många fakturor från samma leverantör vid ett och samma tillfälle.

Visa enbart obetalda fakturor vid registrering

Vid registrering av leverantörsfakturor visas alla tidigare fakturor i skärmlistan för den leverantör som väljs. Om ett större antal fakturor finns från varje leverantör, kan inställningen användas för att bara visa öppna, ej betalda fakturor från leverantören.

Bokföringsunderlag

Nummer för nästa Bokföringsunderlag vid utskrift av Fakturajournal för leverantörer visas och ändras här. Nummerserien ändrar man eventuellt vid nytt år. Använd inte gärna samma nummerserie som för bokföringsunderlag avseende kunder.

Inaktiva leverantörer

Följande alternativ återfinns för att administratören ska kunna skapa ett regelverk för hanteringen av inaktiva leverantörer. En inaktiv leverantör är då en leverantör där bocken Inaktiv har satts på leverantören i registret. Regelverket för inaktiva leverantörer kan då variera beroende på vad begreppet Inaktiv betyder i den enskilda verksamheten.

Kan registreras är standardläget och innebär att leverantören kan användas vid t.ex. beställning även om den är märkt som Inaktiv.

Kan registreras efter varning är ett komplement till att lägga en informerande signaltext på leverantören och tillåter registrering efter att användaren har fått en varning om att leverantören är inaktiv.

Kan inte registreras betyder att leverantören är helt spärrad för registrering i alla funktioner där kunder hanteras i Winbas såsom funktioner kring beställning.

Visa enbart aktiva leverantörer i söklistan är ett komplement till att kanske färgmarkera inaktiva leverantörer i söklistan och betyder att leverantören överhuvudtaget inte kommer att visas i något sammanhang där leverantör kan väljas. Detta förutom själva leverantörskortet där söklistan alltid visar alla registrerade leverantörer i registret beroende på alternativet Visa enbart aktiva leverantörer i söklistans statusrad.

Med alternativet Visa enbart aktiva leverantörer kan man vid detta regelverk direkt växla mellan alla leverantörer och enbart aktiva leverantörer, och då välja att normalt inte visa dem i leverantörskortet - och istället ta fram inaktiva leverantörer vid behov.

Attestkonto eller Grupp-attest

Använd attestkonto / Attestkonto

Aktiveras alternativet Använd attestkonto kommer det angivna kontonumret för Attestkonto att konteras vid fakturaregistrering om fakturan är markerad för attest. Varje faktura attesteras då var och en för sig. Om inställningen Använd attestkonto inte används, kommer istället funktionen grupp-attest aktiveras i samband med Faktura-attest.

Bokför på datum anger vilket bokföringsdatum konteringar på attestkontot kommer att få.

Fakturadatum innebär att bokföringsdatum sätts till fakturans fakturadatum.

Systemdatum sätter bokföringsdatum till gällande systemdatum.

Använd Grupp-attest

Använd Grupp-attest innebär att attestkonto inte kommer att användas, utan attestering sker istället som Grupp-attest, d.v.s. att leverantörsfakturor visas i skärmlistan med kryssruta till vänster och attesteras genom att kryssas rad för rad. Fördelen är att denna typ av attestering går fortare, eftersom varje faktura inte behöver hanteras för sig.

Om alternativet grupp-attest används och faktura ska attesteras ger det möjlighet att kontera på valfritt kostnadskonto vid fakturaregistrering och sedan eventuellt ändra kostnadskontot i samband med Faktura-attest.

Övriga konton

Var noga med att de konton som anges finns upplagda i bokföringens kontoplan. Winbas använder dessa konton för kontering av fakturor vid fakturaregistrering och betalning.

Använd ligger för betalning / Ligger för betalning

Inställningen Använd ligger för betalning styr om kontot Ligger för betalning ska användas vid kontering av betalningsförslag. Om inte denna inställning är aktiverad, kommer kontering inte att skapas i samband med betalningsförslag. Kontot för leverantörsskuld kommer då istället att konteras vid avbokning av fakturan.

Kontot Ligger för betalning konteras på fakturor som har betalningssätt telepostgiro, telebankgiro eller utrikes. Först görs en kontering när Betalningsförslag skapas. När man sedan i samband med Avbokning anger betaldatum och till vilken kurs faktura betalades, konteras konto Ligger för betalning och konto för likvida medel.

Exempel där Ligger för betalning används

Faktura betalas via telebankgiro, belopp att betala är 2 500 kr.

Betalningsförslag

Typ

Konto

Debet

Kredit

Status

Leverantörsskuld

F

2440

2 500

 

L

Ligger för betalning

L

2492

 

2 500

L

           

Avbokning

 

Konto

Debet

Kredit

Status

Ligger för betalning

L

2492

2 500

 

B

Bankkonto

B

1940

 

2 500

B

Exempel där Ligger för betalning inte används

Avbokning

 

Konto

Debet

Kredit

Status

Leverantörsskuld

F

2440

2 500

 

B

Bankkonto

B

1940

 

2 500

B

Förskott

Kontot Förskott kan användas om förskott har betalats till leverantör. I leverantörsregistret på fliken F3 - Övrigt finns fältet Förskott där beloppet som betalats som förskott registreras. I samband med Betalningsförslag anges sedan betalningssättet Förskott, och belopp att betala till leverantör räknas av från beloppet som finns i leverantörsregistret. I stället för kontering på konto för likvida medel konteras angivet konto för förskott t.ex. 1480 - Förskott för varor och tjänster.

För alternativ hantering se även avsnittet:

Avdrag vid betalning

Avdrag vid betalning konteras om man i rutin Betalningsförslag anger ett belopp i fältet Avdrag. Avdrag innebär man inte kommer att betala hela fakturan och beloppet Att betala ändras.

Bankavgift betalning

Bankavgift betalning är ett konto som används för att underlätta kontering av bankavgift vid avbokning av leverantörsfaktura. Om konto finns angivet i inställningar kommer kontering att genereras automatiskt för angiven avgift.

Ingående moms

Kontot Ingående moms konteras automatiskt om ett belopp registreras i fältet Momsbelopp i samband med Fakturaregistrering.

Det är även möjligt att ange ett Ingående momskonto landskoder och då kommer istället detta konto att konteras i samband med kontering av leverantörsfaktura om leverantören har den aktuella landskoden.

Faktura-attest

Visa enbart inloggad användares fakturor vid attestering.

Visa enbart användarens styr rättigheter till attestering av fakturor för de användare som är attestansvariga. Alternativet Enbart användarens innebär att bara de fakturor som har den signatur för attest som motsvarar den inloggade användarens signatur visas i samband med attestering. Ansvariga användare med WB-rättigheter kan dock välja att visa alla fakturor vid attestering.

Inställningen innebär också att giltiga signaturer alltid måste användas vid registrering för attestering. Detta innebär alltså att de signaturer som används också ska vara registrerade som en giltig inloggning i Användare och rättigheter.

Betalningsförslag

Inställningen avgör hur betalningsdatum för fakturor som ej går till avbokning ska hanteras, d.v.s. fakturor av typen Förskott, Kontant, Bankgiro eller Postgiro. Vid godkännande av betalningsförslag avbokas fakturor av denna typ direkt och betalningsdatum kan då sättas till antingen Förfallodatum eller Systemdatum.

Förfallodatum - betalningsdatum sätts till Förfallodatum.

Systemdatum - betalningsdatum sätts till Systemdatum.

Fiktiv moms varuinköp EU

Vid varuförvärv från annat EU-land ska utgående moms redovisas på skattedeklarationsblanketten. Om företag har avdragsrätt med motsvarande belopp behandlas det som ingående moms. Det gör att utgående moms och ingående moms på varuförvärv från EU-land tar ut varandra. I Winbas betecknas detta som fiktiv moms varuinköp EU.

En automatisk kontering av fiktiv moms för varuinköp från EU kan ske vid leverantörsfakturaregistrering. Det är landskoden på leverantören som styr eventuell kontering. I Landskoder görs markering på landskod om det är ett EU-land.

Ange Moms % (t.ex. 25%), Debetkonto (t.ex. konto 2645) och Kreditkonto (t.ex. konto 2615) i respektive fält. I Momsrappport i Bokföringen anges konto för utgående moms och ingående moms på varuförvärv från EU-land på avsedd rad. Vid utskrift av Momsrapport kommer saldo som finns på respektive konto att redovisas.

 

Exempel

Kontering av leverantörsfaktura med varuinköp från EU med automatisk kontering av fiktiv moms. Fakturabelopp, 1 000 kr. Fiktiv moms 25%.

Fakturaregistrering

Konto

Debet

Kredit

Leverantörsskuld

2440

 

1 000

Ing. moms EU

2645

250

 

Utg. moms EU

2615

 

250

Varuinköp

4010

1 000

 

Fiktiv moms tjänster EU / tjänster utanför EU

Om tjänster konto för tjänster, t.ex. konto 4535 - Inköp av tjänster från annat EU-land, 25 % moms har angivit på landskoden och leverantören / fakturan är registrerad med moms T - Tjänster utrikes, sker också en fiktiv momsberäkning. Eftersom momsrapporten även redovisar Inköp av tjänster från land utanför EU i position 22, kommer även en momsberäkning att ske vid inköp av tjänster från land utanför EU.

Byggmoms (Omvänd moms)

Vid inköp av svenska leverantörer (med landskod SE) kan leverantören fr.o.m. 1:a juli 2007 vara satt till momskod B (Byggmoms). I detta fall betraktas inköpet som momsfritt vid registrering av leverantörsfakturan och en fiktiv kontering kommer att skapas motsvarande Fiktiv moms varuinköp EU beskriven ovan.

Byggmoms baseras på momskod 1 (25%) och leverantören kan så åsättas en momskod "B" för byggmoms. Detta genererar i sin tur en fiktiv momsberäkning som kan lyftas ut på momsdeklarationen. Om enbart delar av fakturan är byggmomsrelaterad bör denna kontering ske manuellt. Sätt därför inte momskoden Byggmoms på leverantören om inte allt som köps in är relaterat till densamma.

Använd även inköpskonton enbart relaterade till byggmoms. Dessa läggs in på raden "Inköp av tjänst", det blir då lättare att stämma av redovisad byggmoms mot inköp av detsamma.

 

Figuren visar rekommenderade förslag till konton vid användning av Byggmoms.

Beskattningsunderlag vid import

De tre kontona är till för att bokföra beskattningsunderlaget för tullvärdet i Momsrapporten. Vid kontering används ett konto för varje momssats 1 till 3 alltså 6 %, 12 % och 25 %. Beroende på hur många momssatser företaget hanterar anges motsvarande konton för beskattningsunderlaget.

Vilka konton som ska användas kan man själv bestämma, men följande förslag finns enligt rekommendationen:

Konto

Benämning

4545

Beskattningsunderlag vid import 25%

4546

Beskattningsunderlag vid import 12%

4547

Beskattningsunderlag vid import 6%

4549

Motkonto beskattningsunderlag import

Momsrapporten kommer då att presentera summan av registreringar på dessa konton för innevarande redovisningsperiod, samt räkna fram momsbeloppet baserat på bokförda beskattningsunderlag. För ytterligare information se avsnittet:

Ytterligare beskrivning och exempel: