Inställningar Bokföring

Winbas hjälp

Hittas under

Arkiv - Inställningar Bokföring

Rättigheter

Supervisor, WB-rättigheter eller Bokföring

Inställningar för t.ex. registrering av verifikationer, serier och nummer i räkenskapsåret och budget för det aktiva företaget.

Registrering och saldon

Direktbokföring (saldon oavsett uppdatering)

Direktbokföring innebär att periodsaldon visas i rapporter såsom balansrapport och resultatrapport även för verifikationer som inte har uppdaterats. För ytterligare information se avsnittet:

Om inte direktbokföring används måste verifikationer först uppdateras för att även saldon i rapporter ska uppdateras:

Visa ej bokförd reskontra i kontosaldo

Inställningen påverkar dels rapporter i bokföringen vid Direktbokföring, samt Listan med konteringar och kontosaldo.

Ej bokförd reskontra i kontosaldo och Direktbokföring. Kombinationen av de båda inställningarna Visa ej bokförd reskontra i kontosaldo och Direktbokföring innebär att både ej uppdaterade verifikationer och ej bokförd reskontra kommer att påverka saldon i rapporter såsom balansrapport och resultatrapport. Om båda inställningarna används kommer t.ex. även huvudböcker att visa transaktioner i ej ännu utskrivna bokföringsjournaler.

Listan med konteringar och kontosaldo. Överallt där kontoplanen visas kan kontosaldot och transaktionerna som leder fram till saldot visas genom att tryck på knapplistan till vänster om kontot. Om inställningen Visa ej bokförd reskontra i kontosaldo används visas alla ej på bokföringsjournal utskrivna transaktioner, fakturor såsom betalningar. Dessa transaktioner är således ej integrerade med bokföringen och betraktas som ej bokförda. Om inställningen används kommer dessa konteringar att påverka saldot på kontot och visas både i kontosaldo direkt vid kontering, samt i kontoutraget med transaktionerna som leder fram till saldot.

Visa kontosaldo direkt vid kontering

Normalt visas saldo på konto, resultatenhet, projekt och specifikationer när knappen pil-ner har valts och listan med kontosaldo aktiveras på skärmen. Denna lista visar då kontoutdraget som leder fram till saldot. Om inställningen Visa kontosaldo direkt vid kontering används kommer dessa saldon att visas direkt jämte benämningen vid angivelse av konto, eller t.ex. resultatenhet.

Använd Antal vid kontering

För att arbeta med antal i bokföringen markeras alternativet Använd Antal vid kontering. Ytterligare två fält, Debetantal och Kreditantal finns då tillgängliga i t.ex. Registrering av budget, Registrering av ingående balans, Registrering av verifikationer och övriga konteringsbilder i reskontror.

Som ett komplement till att använda inställningen kan registrering av antal på enskilda konton istället göras. Till skillnad från denna generella inställning kommer då registrering av antal enbart att aktiveras vid registrering på enskilda bestämda konton märkta för antal.

Använd Valutakonto vid kontering

Funktionen Valutakonto vid kontering innebär att lagring av belopp i främmande valuta kan göras vid kontering mot valutakonto angivet i valutatabellen.

Registrera verifikationer inom en vald period

Registrering av verifikationer sker normalt efter att period har angivits och registrering utförs sedan alltid inom denna angivna period. Genom att koppla bort inställningen behöver inte period anges innan Registrering av verifikationer och registrering kan istället ske på valfri period. 

Föreslå senaste text vid registrering av verifikationer

Som ett komplement till att tidigare verifikationstexter i verifikatets huvud visas via knappen till höger om fältet, kan även senast använda text föreslås vid registrering av verifikationer. Texten är då blåmarkerad vilket innebär att ny text direkt kan skrivas in över förslaget, eller knappen pil-ner kan användas för att öppna listan med tidigare texter. Annars trycks enbart enter för att acceptera föreslagen text vid löpande registrering där samma text förekommer på flera verifikat.

Bokföringsmodell

Standard i Winbas är Datumstyrd bokföring vilket innebär att verifikationer bokförs och kostnadsförs i kronologisk ordning. Om man istället avser att använda Periodiserad bokföring kan transaktioner kostnadsföras på ett annat datum framåt eller bakåt i tiden oavsett när de är bokförda.

Datumstyrd bokföring innebär att verifikationer bokförs och kostnadsförs på samma datum i kronologisk ordning.

Periodiserad bokföring medger angivelse av periodiseringsdatum, vilket innebär att kontot kan belastas på ett annat datum än det datum som transaktionen bokförs.

Vid alternativet Periodiserad bokföring ska även Konto för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter anges. Detta konto är normalt ett konto på 1700 beroende på vilken kontoplan som används. Kontot utgör ett uppsamlingskonto på balansrapporten för ej bokförda kostnader framåt i tiden.

Uppdatering av verifikationer

Enligt standardinställningen visas en fråga om huruvida uppdatering av verifikationer ska utföras när Registrering av verifikationer avlutas. Vid denna inställning visas även en varning om det finns ej uppdaterade verifikationer vid utskrift av vissa rapporter som är beroende av uppgifter i periodsaldon som sammanställs vid uppdatering, såsom balansrapport eller resultatrapport.

Fråga inte om uppdatering innebär att frågan inte visas i samband med Registrering av verifikationer. Rutinen startas då istället vid valda tillfällen genom att använda det avsedda menyalternativet i Bokföringens huvudmeny.

Fråga om uppdatering kommer att fråga om uppdatering av registrerade verifikation fram t.o.m. vald bokföringsperiod ska utföras.

Uppdatera automatiskt kommer alltid att uppdatera verifikationer som inte tidigare har uppdaterats i det aktuella räkenskapsåret. Detta kommer då att ske automatiskt utan att någon fråga ställs till användaren.

Balansrapport

Man kan välja om fältet IB belopp ska Visa ingående balans eller Visa ingående saldo vid utskrift av balansrapport.

Visa ingående balans visar alltså vad som finns på balanskonton vid räkenskapsårets början vid utskrift av balansrapport.

Visa ingående saldo avser istället saldot på balanskonton vid den aktuella periodens början.

Övriga inställningar

Budget på resultatenhet summeras på konto

Alternativet Budget på resultatenhet summeras på konto innebär att belopp som registreras på konto och resultatenhet vid Registrering av budget summeras automatiskt till angivet konto när registreringen stängs. Om man inte väljer detta alternativet och registrerar budget på resultatenhet framgår inte beloppet vid utskrift av ordinarie Budgetutskrift (visar endast på kontonivå) utan endast på Budgetutskrift, Utskrift per resultatenheter framgår beloppet. För att få budget på kontonivå utan att välja alternativet ska belopp registreras på endast konto (fältet resultatenhet lämnas blankt).

Projektkalkyl kopplas till redovisning

Projektkalkyl kopplas till redovisning är ett alternativ som förändrar kalkylfunktionen i Projekt och gör det möjligt att göra särskild projektkalkyl i bokföringens Egna rapporter, samt utskrift av projektkalkyl i avsnittet Egna rapporter i Utskrifter Bokföring. I avsnittet Projekt förändras kalkylfunktionen till registrering av debetbelopp och kreditbelopp samt eventuella debetantal och kreditantal, d.v.s. på samma sätt som vid t.ex. registrering av verifikationer istället för endast kostnadsbelopp.

Inställningar för serier och räkenskapsåret

Bokföringsårets t.o.m. period

Ändring av Bokföringsårets t.o.m. period görs t.ex. om ett räkenskapsår görs om från brutet räkenskapsår, exempelvis 200107-200206,till kalenderår. Då ändras förslagsvis räkenskapsåret till 200107-200112 så kan nästa räkenskapsår bli ett kalenderår.

Serier och nästa verifikationsnummer innevarande räkenskapsår

Upp till 26 serier i intervallet A-Z

I Winbas används upp till 26 verifikationsnummerserier från A till Z, varav fyra A, B, C och D är inställda som standard vid installation av Winbas.

De fyra standardserierna

Exempel Reservserie D

Sista verifikationerna på serie A, B och C är registrerade på datum 2001-10-31. Sista verifikationen på serie D är registrerad på datum 2001-07-31. En verifikation behöver registreras på datum 2001-09-30, då används serie D.

Att använda ytterligare serier

 

De fyra serierna enligt standard är namngivna enligt figuren.

För att ändra benämning på en befintlig serie anges den nya benämningen för serien. Ska ytterligare serier användas vid registrering, anges benämning för dessa. En serie läggs till eller tas bort för registrering genom att ange benämning eller ta bort befintlig benämning på serien.

Serie A ska vara aktiv

Som tidigare har nämnts är A-D standardserier vid installation eller nytt företag i Winbas. Istället för att utöka serierna till ett större antal, går det även att minska antalet använda serier. Det minsta tillåtna antal serier är en och det är serie A som då inte kan inaktiveras, dock går det bra att ändra själva benämningen på serie A.

Obruten serie

Obruten serie innebär att verifikationer registreras i obruten datumföljd med avseende på bokföringsdatum. Bruten eller obruten serie kan anges individuellt på varje verifikationsnummerserie och på nya serier föreslås alltid obruten serie. Genom att ta bort (blanka) fältet obruten och därmed sätta serien till bruten, kan istället verifikat inom denna serie registreras oavsett när i tiden tidigare verifikat registrerades. Bruten eller obruten serie gäller oavsett hur en verifikation registreras, om det sker manuellt eller med t.ex. Bokföring via integration.

Serie anges vid följande tillfällen

När verifikationsnummerserier användes föreslås alltid en serie. Förslaget varierar beroende på vilken rutin som avses. Har inga andra inställningar eller ändringar gjorts föreslås enligt rubriken standard.

Rutin

Standard

Föreslår

Registrering av verifikationer

A

Alltid serie A

Automatkonteringar utföres

A

Senast använda

Avskrivningar utföres

A

Senast använda

Fördelningar utföres

A

Senast använda

Godkännande av bokslutstransaktioner

A

Senast använda

Import SIE4 verifikationer

A

Senast använda

Integration av fakturor för kund

B

Inställningar Kunder

Integration av betalningar för kund

B

Inställningar Kunder

Integration av fakturor för leverantör

C

Inställningar Leverantörer

Integration av betalningar för leverantör

C

Inställningar Leverantörer

Integration av inleveranser

C

Inställningar Leverantörer

Integration av transporter

C

Senast använda

Kontering av momsrapport

A

Senast använda

Nytt räkenskapsår - Överföring av periodisering

A

Senast använda

Lagerjustering vid lagerbokföring

A

Senast använda

Nästa verifikationsnummer

Nästa verifikationsnummer visas för varje serie med avseende på det innevarande räkenskapsåret och kan eventuellt förändras med behörighet.

Vid vissa tillfällen t.ex. vid olika typer av externa importfunktioner kan man manuellt behöva ändra nästa verifikationsnummer för att detta sedan ska stämma vi nästa registrering.

Stäng period

Via dialogen är det möjligt att flytta fram perioden och stänga ytterligare perioder under räkenskapsåret. Genom att stänga ett räkenskapsår förhindras registrering på året när det är avslutat och bokslutet är genomfört. Det är alltså också möjligt att succesivt stänga ett år periodvis, samtidigt som kanske tidigare år fortfarande är öppet i sista månaden för bokslutstransaktioner.