Inställningar Kunder - Förslag vid ny kund

Winbas hjälp

Översikt Inställningar Kunder

Förslag vid ny kund

Uppgifter som registreras som Förslag vid ny kund är information som måste finnas på en kund samt övriga uppgifter som kan föreslås vid registrering av ny kund.

Information som är nödvändig för kundregistret är bl.a. följande:

Kundnummer

Momskod

Fordrankonto

Prislista

Landskod

Betalningsvillkor

Valutakod

Transportsätt

Språkkod

Leveransvillkor

Vid registrering av ny kund i avsnittet Kunder behöver man inte ange uppgifter i varje fält. Det bästa är att registrera de uppgifter som är specifika för den nya kunden och utnyttja systemet som automatiskt fyller i de uppgifter som är registrerade som förslag vid ny kund. Därför bör de uppgifter som är mest förekommande hos kunderna registreras som förslag.

Exempel

Som landskod är SE registrerat för Sverige och språkkod SE för svenska i Inställningar Kunder. Vid registrering av ny kund registreras landskod DK för kunden finns i Danmark. I fältet språkkod registreras dock inget utan när kunden sparas tar Winbas och fyller i språkkod SE automatiskt.

Kundnummer

Anges inget kundnummer vid nyregistrering av kund kommer systemet istället att registrera det nummer som finns angivet här som Kundnummer. Kundnummer kan annars vara ett alfanumeriskt nummer innehållande bokstäver men blir här ett numeriskt löpnummer med enbart siffror. Man bör använda samma antal siffror i varje nummer för att underlätta sökning i kundregistret, d.v.s. starta räknaren på 1001 eller högre beroende på hur många kunder man räknar med att ha.

Kundgrupp

Kundgrupp kan användas för att dela in kunder i olika typer av grupper. Utskrifter som t.ex. statistikrapporter kan skrivas ut baserat på grupp. Registrera grupper i avsnittet Kundgrupper. (Det är inte nödvändigt att använda grupp på kunderna.)

Fordrankonto

Fordrankonto är kontonummer för kundfordringar. Vid fakturering konterar Winbas det fordrankonto som är angivet på kunden. Kontot måste finnas upplagt i kontoplanen i Winbas.

Resultatenhet och Projekt

Vid orderregistrering kan systemet hämta resultatenhet och projekt som är angiven på kund. För att detta ska ske automatiskt markeras dessa alternativ i Inställningar Order, <Förslag> där det också finns andra val för varifrån resultatenhet och projekt hämtas. Här anges ev. en resultatenhet och projekt som sedan registreras när en ny kund läggs upp i kundregistret.

Kreditgräns SEK

Vid registrering av order kan varning ges om kunden har överskridit sin kreditgräns, förutsatt att detta har valts i Inställningar Order. Kreditgräns SEK som anges som förslag vid ny kund kommer automatiskt att sättas på varje ny kund som registreras i kundregistret.

Landskod

I Winbas har landskoden stor betydelse. Intrastat-rapporter grundas på fakturor till de kunder som har landskod som står för EU. Landskoden avgör också till viss del vilket försäljningskonto som konteras vid fakturering, Utförsel inom EU eller Export ej EU. I rutinen Landskoder läggs nya koder upp.

Valutakod

Den valutakod som kund har i kundregistret föreslås som valutakod vid offert- och orderregistrering. Order och fakturor m.m. skrivs ut med den valutan som används vid offert- och orderregistrering. I reskontran står fakturor angivna i både det utländska beloppet och i svenska kronor. Kundfordring omräknas till svenska kronor enligt den kurs som angavs vid fakturering. Mer information finns i rutin Valutatabell.

Språkkod

Fakturor och övriga blanketter kan designas med olika språk. Finns en faktura designad med språkkod DE, tyska och kunden har samma språkkod skrivs fakturan ut enligt denna design. Flera koder registreras i rutinen Språkkoder.

Ordertyp

Ange om en ordertyp ska föreslås på varje ny kund. Om en av de i Ordertyper registrerade ordertyperna väljs på kunden, kommer denna ordertyp i sin tur att föreslås när kunden väljs för registrering av order i Order / faktura.

Om ingen ordertyp är angiven på kunden, kommer standard ordertyp (1 Vanlig order) att vara aktiv om inget annat anges vid registrering av ordern.

Momskod

Det finns fem momskoder att välja på i Winbas, ange någon av dessa som standardalternativ på varje ny kund som registreras.

Inrikes momsfri - används om kunden inte är momspliktig

Inrikes moms - om kunden är momspliktig

Export - om kunden inte är svensk (både EU och andra länder)

Moms ingår - om det på faktura (kontantkvitto) ska framgå hur mycket av det totala beloppet som moms ingår med (pris på produkt ska då vara inkl. moms på sådan faktura).

Intern - användes vid Internfakturering

Betalningsvillkor, transportsätt och leveransvillkor

När t.ex. en ny offert eller order registreras kan alltid betalningsvillkor, transportsätt och leveransvillkor ändras på offerten eller ordern efter att dessa har föreslagits från kunden. Om nya Betalningsvillkor, Transportsätt eller Leveransvillkor behöver registreras görs detta i respektive rutin. Dessa återfinns normalt under Administrationens huvudmeny på fliken <F3 Övrigt>.

Fakturakod

Fakturakod används som ett urvalsbegrepp i t.ex. Samfakturering och Fakturera fasta order. Fakturakoder kan förändras och läggas till i sitt register, även det finns normalt under Administrationens huvudmeny.

Säljare

Välj vilken säljare som ska föreslås som standard på nya kunder. Säljare registreras som användare i dialogen Användare under Arkiv.

Prislista

I kundregistret ska det finnas en prislista registrerad på kunden. Prislista hänvisar till prislistan med nio priser som finns på produkter i rutin Produkter. Vid offert- och orderregistrering föreslår Winbas pris på produkt utifrån den prislista som är angiven på kunden.

Specialprislista 1 och 2

I Winbas kan många olika specialpriser registreras och användas som t.ex. kundunika prislistor. Mer information om specialprislistor och övrig prishantering finns i rutinerna Specialprislistor och Produkter.

Kampanjprislista

Genom att använda det begreppet Kampanjpris på kunden, kan en tillfällig specialprislista användas på kunden i en begränsad tidsperiod under kampanj, utan att inkräkta på användandet av de ordinarie specialprislistorna 1 och 2. En skillnad mellan kampanjpris och specialprislista 1 och 2 på kunden är att kampanjpris även hanteras som "Lägsta pris", d.v.s. är det normala priset för kunden ifråga lägre än den gällande kampanjen, kommer det normala priset att gälla.

E-Blankett

Genom att ange förslag på en regel tidigare bestämd i E-Blanketter kommer alla nya kunder att aktiveras för distribution av elektroniska blanketter. De regler som är angivna för kunder och försäljning visas i sökregistret om knappen pil-ner väljs. En elektronisk blankett är i detta fall t.ex. en offert eller order på e-mail. E-blanketten kommer då att föreslås för distribution i samband med utskrift till skrivare av den aktuella blanketten vid t.ex. direktutskrift i Order / faktura, eller när flera blanketter skrivs samtidigt i Utskrifter Administration och E-blanketter skickas.


Autogiro

Autogiro kan användas om kunden har gett tillstånd att pengar ska dras från kundens bankgiro när faktura förfaller till betalning. För att funktionen ska fungera ange kundens bankgiro i avsett fält i rutinen Kunder samt registrera ert autogironummer i Inställningar Allmänt. I Utskrifter Administration skrivs Autogiro ut och rapporten skickas till Bankgirocentralen.

Restorder

Vid fakturering kan det inträffa att endast delar av order levererats. Om resterande orderantal ska skapa en restorder måste ordern vara markerad med alternativet Restorder. Alternativet Restorder kan vara markerad på kund i rutin Kunder eller också markeras varje order.

Kravbrev

I Winbas finns en bra kravhantering. På reskontra framgår hur mycket som förfallit till betalning ett visst datum och utskriftsdatum. Vid orderregistrering kan varning ges om kunden har förfallna fakturor enligt Inställningar för Order. Kravbrev kan skrivas ut efter ett visst antal dagar efter förfallodatum beroende på Inställningar för Kunder, dock måste kunden i kundregistret ha alternativet Kravbrev markerat.

Räntefaktura

För att kunna skapa räntefaktura till kunden när betalning skett efter förfallodatum måste kunden i rutin Kunder först och främst ha alternativet Räntefaktura markerat. Vid registrering av betalningar i Inbetalningar visas en fråga om räntetransaktion ska skapas. Frågan visas då beroende på de förutsättningar som angivits för Räntefakturering i Inställningar för Kunder.

Samfakturering

För kunder som har flera order i veckan eller månaden kan det vara bättre att skicka en samlingsfaktura, d.v.s. en faktura som innehåller flera kundorder. Alternativet Samfakturering kan markeras på kunden och föreslås därefter på varje order. Fakturering av order som är markerad Samfakturering görs i rutin Samfakturering.

Öresutjämning

För att få fakturabelopp i hela kronor används öresutjämning. Man kan även på varje offert och order ange eller ta bort öresutjämning i det enskilda fallet i fliken <F3 Övrigt> i respektive rutin. Öresutjämning bör man inte använda om kunden betalar i t.ex. dollar, pund eller euro. Standardvärdet för Öresutjämning är Ja, vilket innebär att varje ny kund kommer att sättas till öresutjämning om inte inställningen ändras.

Faktureringsavgift

I Inställningar Order kan man ange om faktureringsavgift ska debiteras på fakturor som understiger ett visst belopp och vad faktureringsavgiften ska vara. För att funktionen med faktureringsavgift ska fungera med automatik ska alternativet Faktureringsavgift vara markerat på kunden i Kunder.

Frakt

Som ett komplement till generella inställningar för fraktavgifter, är det också möjligt att sätta regel specifikt på kunden om fraktavgift ska utgå eller inte. Standardläget är att frakt alltid ska föreslås på kundordern enligt inställningar för order.

Genom att kryssa bort alternativet Frakt, kommer heller inte fraktavgift att föreslås på nya kunder. Koppla bort alternativet om de flesta kunder har mottagarfrakt och heller ingen fraktkostnad att debiteras kunden.

Avgift

Alternativet Avgift bestämmer om kunden är föremål för avgift vid försäljning av vissa produkter. Ange alternativet Avgift om denna inställning ska sättas på varje ny kund. Se följande avsnitt för ytterligare information om begreppet avgift:

Inaktiv kund

Beroende på hur begreppet Inaktiv kund används i den enskilda verksamheten, är det möjligt att automatiskt föreslå Inaktiv kund när en ny kund registreras. Alla nya kunder kommer då att följa regelverket för inaktiva kunder, om de ska visas och användas vid registrering. Kunden kommer då att förbli inaktiv fram till avmarkering av alternativet Inaktiv kund i kundkortet.

Leveransadresser

Registrera Leveransadress automatiskt vid ny kund

Inställningen innebär att namn och adressuppgifter på kunden automatiskt kopieras till Leveransadresser när en ny kund registreras. Leveransadressen kommer även att sättas som Fast leveransadress på kunden vilket innebär att den också automatiskt kommer att föreslås då t.ex. när en ny offert eller order registreras på den nya kunden. Om inställningen aktiveras krävs då att även att någon adressuppgift har registrerats på kunden för att en ny leveransadress ska kunna skapas.

Tillåt registrering av Fakturaadress i Leveransadresser

En adressuppgift kan märkas som specifik fakturaadress t.ex. när kundens fakturor skickas till en inskanningscentral för vidare distribution. Alternativet ger möjlighet att helt koppla bort denna funktion när den inte ska användas.

Koppla bort funktion när andra fakturaadresser aldrig används och registrerade adressuppgifter alltid ska utgöra leveransadresser.


Se även: