Inställningar Kunder - Huvudinställningar

Winbas hjälp

Översikt Inställningar Kunder

Allmänna inställningar

Allmänna inställningar gäller främst rutinerna Fakturaregistrering och Inbetalningar.

Datum inom fasta intervaller

För att undvika felregistreringar finns inställningar för kontroll av betaldatum och fakturadatum vid t.ex. registrering av kundinbetalning och leverantörsfaktura.

Om man anger en intervall för fakturadatum och betaldatum minskar risken för fel vid registrering. Får en faktura ett felaktigt betaldatum vid registrering, som t.ex. 2013-02-02 istället för 2012-02-02 blir inte reskontran korrekt. Det är därför till fördel att sätta relevanta datum för kontroll av inmatning inom ett intervall som t.ex. 2012-01-01 t.o.m. 2012-12-31.

Datum inom intervallet +/- dagar mot systemdatum

Medan kontrollen för intervallet baseras på fasta Fr.o.m. datum - T.o.m. datum och då ibland måste ändras av administratören, utgör denna inställning istället ett i tiden löpande intervall för kontroll mot systemdatum baserat på ett angivet antal dagar.

Exempel på dagar och en variabel, löpande kontroll baserat på systemdatum plus / minus angivet antal dagar:

+ / - dagar

Systemdatum

Fr.o.m. datum

T.o.m. datum

+ / - 30

2012-01-01

2011-12-02

2012-01-31

+ / - 90

2012-07-01

2012-04-02

2012-09-29

Ta bort datumkontroller

Inaktivering av kontroller kan ske genom att ange låga / höga start och slutintervall, eller genom att ta bort uppgifterna. För att ta bort en eller flera datumkontroller kan respektive fält blankas och fältet lämnas tomt. Om alla fält blankas sker ingen kontroll, annars sker kontroll enligt följande:

Tomt fält

Effekt vid kontroll

Fr.o.m. datum

Kontroll enbart fram till T.o.m. datum och ingen kontroll bakåt i tiden.

T.o.m. datum

Kontroll enbart från Fr.o.m. datum och inget slutdatum framåt i tiden.

+ / - dagar

Enbart kontroll enligt inställda fasta intervaller Fr.o.m. datum - T.o.m. datum.

Nästa bokföringsunderlag är ett löpnummer som räknas upp när ett bokföringsunderlag skapas. Varje bokföringsunderlag erhåller ett nytt löpnummer vid utskrift av ej tidigare utskriven Fakturajournal. När fakturor har registrerats (rutin Fakturaregistrering) eller fakturering gjorts (vanlig fakturering, samfakturering, fakturering av fasta order, projektfakturering, räntefakturering och fakturering av transportsedlar) samt vid registrering av inbetalningar skapas bokföringsunderlag/kontering och Fakturajournal skrivs ut i Utskrifter Administration. Det bokföringsunderlag som man får på Fakturajournalen ska sedan in i bokföringen.

Föreslå föregående kund med Enter vid fakturaregistrering. Om företaget har många fakturor att registrera till samma kund i rutin Fakturaregistrering, blir registreringen snabbare om alternativet Föreslå föregående kund med Enter vid fakturaregistrering är markerad.

Visa endast obetalda fakturor vid inbetalningar. Alternativet kan vara bra att ha markerat om man har en större mängd fakturor. Om det blir många fakturor till varje kund är det enklare att se endast de obetalda fakturorna i Inbetalningar.

Spärra betalningsdatum tidigare än fakturadatum. Normalt registreras betalningsdatum som ett senare datum än fakturans fakturadatum. Via inställningen kan man koppla bort spärren vid registrering av betalningsdatum som är tidigare än fakturadatum i samband med kundinbetalningar. Spärren kan kopplas bort t.ex. i de fall e-handel används och när kunder handlar med kort och ordern redan är betald när den faktureras. Notera att en retroaktiv reskontra i dessa fall kan bli missvisande när betalningsdatum tidigare än fakturadatum registreras.

Konton

Förskottskonto används i samband med inbetalning och kan då t.ex. vara 2420 - Förskott från kunder. Kontot bokas mot antingen kundfordran eller bank beroende på vilken modell som används.

Det finns två olika modeller som kan användas för hantering av förskott som betalas in av kunder. Antingen registreras förskottet på kunden i fältet Förskott SEK, för att därefter räknas ner när förskottet används som betalningsmedel vid inbetalning av en kundfaktura via betalningssättet Förskott. Används detta betalningssätt kommer beloppet i fältet Förskott SEK att reduceras och i stället för kontering av ordinarie likviditetskonto konteras det konto som här är angivet som Förskottskonto.

Omvänt kan istället en betalningstransaktion med förskottet skapas i samband med kundinbetalningar som istället automatiskt ackumulerar förskottet. I både fallen används Förskottskonto, se avsnittet Förskott nedan för vidare information.

Avdrag vid betalning. Har kunden inte betalat in hela fakturabeloppet och det inte är en delbetalning utan man vill godkänna det avdrag kunden gjort ska man acceptera det belopp som föreslås i fältet Avdrag i rutin Inbetalningar. Då kommer fakturan att stå som fullbetald, status B och avdraget konteras på det konto som här är angivet som Avdrag vid betalning Avdrag vid betalning som t.ex. kan vara 3731, Lämnade kassarabatter eller 3740, Öresutjämning.

Bankavgift betalning är ett konto som används för att underlätta kontering av bankavgift vid inbetalning av kundfaktura. Om konto finns angivet i inställningar kommer kontering att genereras automatiskt för angiven avgift.

Försäljning vid fakturaregistrering föreslås vid Fakturaregistrering när man registrerar fakturor som inte skapats i Winbas, t.ex. fakturor ett inkassoföretag skickat till kunderna när dessa inte betalat i tid och som man vill ha in i kundreskontran.

Gräns för avdrag på minde saldon

Genom att ange en gräns på t.ex. en krona kan en automatisk kontering boka bort mindre saldon som avdrag vid betalning i samband med kundinbetalningar. Konteringen är då kopplad till kontot angivet i Avdrag vid betalning beskrivet enligt ovan.

Avdrag på saldon minde än gränsvärdet kommer då att sätta det kvarvarande saldot som avdrag på fakturan. Vid manuell registrering kommer avdraget att föreslås om saldot underskrider gränsvärdet.

Vid inläsning av inbetalningar från fil kommer saldon inom gränsen på samma sätt att läggas som avdrag och utgöra öresutjämning i den automatiska konteringen.

Delbetalning - Nya fakturanummer i kundreskontran

Fakturanr skapas med minst åtta positioner. När Delbetalning används på en kundorder skapas fakturor med förfallodatum och belopp i kundreskontran för varje betalningstillfälle. Normalt skapas dessa fakturor med ett fakturanummer om åtta positioner (eller nio om sjusiffriga serier används) med löpnumret för respektive betalning i slutet, detta för att undvika eventuella konflikter mot andra fakturanummerserier.

Fakturanr med enbart två extra positioner. Det finns även möjlighet att använda kortare fakturanummer vid delbetalning, om man t.ex. har en fakturanummerserie med fem positioner kan fakturanumret för delbetalningen istället bli sju positioner.

Fakturanr

Åtta positioner

Enbart två extra

1234

12340001

123401

12345

12345001

1234501

123456

12345601

12345601

Administratören kan välja inställningen t.ex. när delbetalningar används mot belåningsföretag såsom Swedbank Finans som tar emot fakturanummer enbart upp till 7 siffror. Administratören får i detta läge också säkerställa att konflikter mot andra fakturanummerserier inte kan förekomma genom att t.ex. använda samma startsiffra på numret som själva ordertypen.

Autogiro

Autogiro är en funktion där en lista skrivs ut med fakturor till kunder med Autogiro aktiverat för betalning. I samband med utskriften skapas även en fil som motsvarar innehållet i utskriften. Den skapade filen skickas sedan till Bankgirocentralen som drar fordran direkt från kunden när faktura förfaller. Normalt används tjänsten Autogiro Företag men om tjänsten Autogiro Privat istället används görs denna inställning här som då kommer att påverka filens utseende som skickas Bankgirocentralen.

Autogiro Företag är standardinställning och används av företag vars kunder är företag med bankgiro.

Autogiro Privat vänder sig till mottagare vars kundkrets i huvudsak består av privatpersoner men även företag. Dragningarna görs från privatpersonernas bankkonto och från företagens bankkonto.

Förskott

Ange vilken modell som ska användas för hantering av förskott som betalas in av kunder. Antingen registreras förskottet på kunden, för att därefter räknas ner när förskottet används som betalningsmedel vid inbetalning av en kundfaktura. Omvänt kan istället en betalningstransaktion med förskottet skapas i samband med kundinbetalningar.

Förskott anges på kunden. Belopp anges på kunden och används som betalmedel vid inbetalning av en kundfaktura. Vid inbetalning anges då betalningssättet Förskott.

Förskott genom kundreskontra. Förskott registreras som kundinbetalning och regleras därefter mot kundfaktura. Denna modell ger en ökad spårbarhet på kundens betalningar, t.ex. via Kunder - fakturor och fliken Betalningar och bättre avstämningsmöjligheter i via rapporten kundreskontra. För ytterligare information se avsnittet:

Inaktiva kunder

Följande alternativ återfinns för att administratören ska kunna skapa ett regelverk för hanteringen av inaktiva kunder. En inaktiv kund är då en kund där bocken Inaktiv har satts på kunden i kundkortet. Regelverket för inaktiva kunder kan då variera beroende på vad begreppet Inaktiv betyder i den enskilda verksamheten.

Kan registreras är standardläget och innebär att kunden kan användas vid t.ex. försäljning även om den är märkt som Inaktiv på kundkortet.

Kan registreras efter varning är ett komplement till att lägga en informerande signaltext på kunden och tillåter registrering efter att användaren har fått en varning om att kunden är inaktiv.

Kan inte registreras betyder att kunden är helt spärrad för registrering i alla funktioner där kunder hanteras i Winbas såsom funktioner kring offerering och försäljning.

Visa enbart aktiva kunder i söklistan är ett komplement till att kanske färgmarkera inaktiva kunder i söklistan och betyder att kunden överhuvudtaget inte kommer att visas i något sammanhang där kund kan väljas. Detta förutom själva kundkortet där söklistan alltid visar alla registrerade kunder i registret beroende på alternativet Visa enbart aktiva kunder i söklistans statusrad.

Med alternativet Visa enbart aktiva kunder kan man vid detta regelverk direkt växla mellan alla kunder och enbart aktiva kunder, och då välja att normalt inte visa dem i kundkortet - och istället ta fram inaktiva kunder vid behov.