Att arbeta med vanliga kundorder i Kassa

Winbas hjälp

Kassa

Registrering av ny order

Användare som avser att i första hand använda Kassa som en registrering av vanliga kundorder som sedan kan öppnas i rutinen Order / faktura bör välja alternativet Föreslå status Order i menyn Alternativ.

Detta innebär att nya transaktioner som skapas vid registrering är av typen order med status O.

 

Fördelen med att arbeta med vanliga order i rutinen Kassa är att kassaorder betraktas som temporära och när som helst kan parkeras för vidare bearbetning senare. Detta innebär att om kunden ångrar sig under pågående köpsituation kan den temporära orderns tas bort och inget nytt ordernummer tas i anspråk. Ej heller påverkas t.ex. orderantal och liknande på produkten för än kassaordern effektueras och blir en vanlig order.

Först efter att knappen F7 - Order har valts och dialogen för att skapa order har besvarats kommer själva ordern att skapas.

Ta upp en befintlig order i rutinen Kassa

När en befintlig order (inte parkerad kassaorder) tas upp i kassan, kommer denna däremot att betraktas som en "riktig" order precis som i rutinen Order / faktura.

 

Detta innebär att förändringar som görs direkt återspeglas i ordern. T.ex. kan då rader tas bort eller läggas till, eller antal på flera rader förändras genom att använda piltangenter. Ändringar kommer då att sparas direkt till den aktuella ordern. Notera även att ändringar av denna typ kräver rättigheten för Order / faktura.

Betalning / Order

Normalt har transaktioner i en vanlig order som hämtas upp i kassan status K på sina ingående transaktioner. Detta innebär alltså att en vanlig order är föremål för kassabetalning om kunden kommer in och avser att betala. Fallet kan även vara att en eller flera transaktioner har status Order, vilket innebär att dessa rader kommer att ligga kvar på ordern vid eventuell betalning av en del av produkterna i ordern.

 

Dialogen indikerar att ordern redan finns när rader med status order ska effektueras.

Kolumnerna Antal och Kassa i befintlig order

I vissa lägen kan en del av samma rad ligga kvar på den befintliga ordern, och del betalas - detta visas då som mixad status KO (Kassa och Order). Antalet som kommer att ligga på kundordern är då skillnaden mellan Antal och Kassa, d.v.s. resten av det som inte har betalats i kassan. Detta förfarande kan då alltså jämföras med begreppet restorder som förekommer i Order / faktura.

Kolumnen Beställs i befintlig order

När en vanlig kundorder (av typen Order / faktura) har skapats med tillhörande beställning, tas ordern upp i kassan och antal i beställning visas för varje orderrad i kolumnen Beställs.

På detta sätt är det möjligt att se antal i beställning, samt hur långt framskriden orderraden är i beställningsledet när man i Kassa tar upp en tidigare skapad order. En färgtoning av antalet i beställning indikerar att produkten ligger i Beställningsunderlag, annars har den gått vidare till en Beställning. När produkten levererats in kommer inte längre antal i beställning att visas på raden.

 

Genom att högerklicka på en rad med beställning i kassa när en kundorder visas, kan man även öppna själva beställningsunderlaget, eller beställningen med den refererande produkten.

 

Möjlighet finns då även att göra direktutskrifter, eller maila beställningen direkt från menyn.

 

Det är även möjligt att i efterhand lägga till en produkt som inte tidigare ingår i beställningsunderlaget.

Detta görs genom att högerklicka på raden och välja alternativet Lägg produkt till Beställningsunderlag.

 

Antalet kommer då att lägga sig i kolumnen Beställs och beställningsunderlaget visas automatiskt med produkten för eventuell vidare redigering. När beställningsunderlaget för kundordern stängs kommer eventuella förändringar gällande beställt antal för respektive produkt att återspeglas i kassans kolumn Beställs.

Restorder

När en befintlig order tas upp i kassa kommer hanteringen kring restorder att träda i kraft när ordern har mixad status, d.v.s. ordern ska både betalas (levereras) och kanske ligga kvar som en restorder. Detta bestäms av dels begreppet Restorder (Ja / Nej) som återfinns på kunden och dels av inställningen Levererat antal sätts till beställt antal som återfinns i inställningar för order.

Följande meddelanden kan visas när en befintlig order är föremål för restorder:

 

Restorder föreslås från den befintliga ordern (ursprungligen från kunden) och inställningen Levererat antal sätts till beställt antal är aktiverad.

 

Levererat antal sätts till beställt antal är inte aktiverad vilket istället innebär att rest.antal (Antal - Kassa) kommer att sättas till antal och antal i kassa nollställs på raderna.

 

Om inte krysset restorder är aktiverat kommer ordern och ingående rader tas bort efter att rader i kassa har betalats.

Restorder och Följesedel

Om den befintliga ordern från Order / faktura är föremål för restorder behöver denna i alla lägen inte betalas, utan kan vara föremål för Följesedel. I detta fall kommer en ny order att skapas med raderna märkta för Kassa / kontant (status K). Övriga rader (status O) kommer då att ligga kvar på den ursprungliga ordern (förutsatt restorder).

Order / faktura med lev.antal / kassaantal lika med noll

Notera att om hela ordern är av status Order, d.v.s. att inget på den befintliga ordern ska betalas eller gå på följesedel, kommer ej heller restorderförfarandet att träda i kraft, utan hela ordern ligger kvar orörd efter att knappen F7 - Order har valts.

Detta kan t.ex. vara fallet om ordern tidigare har varit föremål för restorder och antal i kassa har nollställts på orden och direkt effektuerats utan att kassaantal (eller lev.antal i order / faktura) har angivits i nästa skede.

Dialogen erbjuder i detta läge enbart möjlighet att öppna ordern i Order / faktura eller att utföra direktutskrifter. Om en order av denna typ istället ska tas bort, används knappen F9 - Ta bort efter att ordern har tagits upp i Order / faktura eller Kassa.

Levererat antal sätts till Beställt antal på kundorder

Normalt sätts levererat antal lika med beställt antal på kundorder när den skapas från Kassa, t.ex. i samband med beställning. Med hjälp av inställningen Levererat antal sätts till Beställt antal kan man styra huruvida orderns levererade antal ska sättas till det beställda. Detta på samma sätt som inställningen styr detta förhållande vid registrering i Order / faktura. D.v.s. om inställningen kopplas bort kommer kundorderns lev.antal (Kassaantal) att vara noll, och fylls i stället i manuellt i samband med leverans / fakturering.

Leveranstid på kundorder

När kassa används för registrering av vanliga kundorder kan begreppet leveranstid vara intressant. I detta läge väljs kolumnen in Leveranstid i skärmlistan för registrering på raderna.

Den leveranstid som anges på första raden, kommer även att skrivas på orderns huvud. Därefter kommer senaste leveranstid även att föreslås vid registrering av efterföljande rader.

 

Vid behov kan leveranstiden sedan även förändras på huvudet i steg 2, när orderns öppnas Order / faktura.

Direktutskrifter av orderbaserade blanketter i Kassa

När en kundorder tas fram i kassan, och där kanske ett tillägg görs i ordern - kan t.ex. följesedeln skrivas ut direkt utan att ordern behöver effektueras. Funktionen används när ordern kanske inte ska betalas eller levereras via knappen F7 - Betala, utan enbart när en ny blankett ska skrivas ut.

Knappen för direktutskrifter visas när en kundorder eller serviceorder är aktiverad i kassan och erbjuder då förutom utskrift av själva orderblanketten, även utskrift av Följesedel, Plocksedel och Fraktsedel.

Genom att växla mellan Skrivare och Bildskärm kan funktionen erbjuda förhandsgranskning av blanketten.

 


Se även: