Kunder - Fakturor

Winbas hjälp

Översikt Kunder

I avsnittet Fakturor återfinns kundens egen reskontra, d.v.s. alla fakturor som skickats till kunden, både betalda och obetalda. Information finns om fakturadatum, förfallodatum, betaldatum, betalt belopp, status o.s.v. Granskning av fakturablanketter kan göras på bildskärm. Skärmlistan som visar alla fakturorna kan också anpassas med kolumner efter eget önskemål.

Förfallodatum

Det går att ändra Förfallodatum på en faktura i kundreskontran. Förfallodatum påverkar utskrift Krav/Kontoutdrag och vid registrering av betalning skapande av räntetransaktion. Se avsnittet Kunder - Övrigt för ytterligare information om Kravbrev och Räntefakturering.

I samband med att förfallodatum ändras i kundreskontran, kan datum också ändras för själva fakturablanketten till nästa utskrift. Detta styrs av frågan som visas när förfallodatum ändras för en faktura.

Kravkod

Kravkod ändras på faktura vid utskrift av Krav/Kontoutdrag om man väljer att uppdatera kravkoden. I avsnittet Kunder - Fakturor är det även möjligt att ändra kravkoden på enskilda fakturor, detta gör man t.ex. om det utskrivna kravbrevet inte skickas till kunden.

Via knappen Pil-ner visas möjlig status från 1 till 9 och registrerade namn (Blankettnamn) för kravkoderna i avsnittet Inställningar Kunder - Krav.

Kommentar

Det är möjligt att skriva en kommentar till en faktura i kundreskontran när kundfakturor hanteras av flera personer. Kommentaren kan t.ex. handla om betalningsinformation som reklamationsärenden och att betalningspåminnelser inte ska skickas.

Kommentaren är på ett obegränsat antal tecken, vilket betyder att den kan fyllas på med olika typer av information. Om kommentaren inte är synlig, öka fönstrets storlek i höjdled.

Status

Det finns fyra olika status som faktura kan ha:

R	Registrerad	Fakturan har skapats via t.ex. Order / faktura, rutin Fakturaregistrering eller Räntefakturering.
L	Ligger för betalning	En betalning har registrerats på fakturan men inbetalningen har inte uppdaterats.
D	Delbetald	Del av fakturan har reglerats.
B	Betald	Hela fakturan har reglerats.

Kontering

När en faktura har markerats i listan kan knappen <F6 - Kontering> väljas för att kunna granska hur fakturan är konterad, både vad gäller försäljning och betalning. Konteringen är det som skrivs ut på bokföringsunderlaget via utskriften Fakturajournal.

Om en kundfaktura har betalats felaktigt kan betalningen backas för den aktuella fakturan.

• Backa status för kundfaktura

Granska fakturablankett

Man kan granska fakturablankett på bildskärm genom att dubbelklicka på en faktura i skärmlistan, alternativt högerklicka och välja alternativet i snabbmenyn. Det finns även möjlighet att direkt skriva ut en faktura igen från samma meny.

Ändra fakturablankett

Utöver uppgifter i reskontran såsom förfallodatum är det via knappen Ändra faktura också möjligt att ändra uppgifter på själva fakturablanketten.

Till uppgifter som kan ändras hör då t.ex. referensuppgifter, kundens ordernummer, godsmärkning och fakturans språk, som ligger till grund för vilken blankettdesign som ska användas vid utskriftstillfället.

I dialogen kan också transportsätt, leveransvillkor och projekt justeras i efterhand på blanketten. Om projektet ändras på fakturan kommer projektet också att ändras i reskontran.

Ändra i statistik är ett alternativ som innebär att ändringar som görs i blanketten också ändras i statistiken för fakturan. Uppgifter som kan ändras på blanketten och som också förekommer i statistiken är då fakturans Godsmärke, Er order och Projekt.

Rättigheter för att göra förändringar i en befintlig faktura följer rättigheter för att ändra uppgifter i reskontran. D.v.s. användaren ska ha rättigheter för att ändra kunduppgifter för att även kunna ändra fakturablanketten.

Betalningar

Det är också möjligt att se inbetalningar gjorda av kunden. Funktionen kan t.ex. användas för att detaljgranska betalningar i de fall flera delbetalningar görs på samma faktura. Längst ner till höger i fönstrets statusrad visas en knapp med alternativ, eller flikar beroende på fönstrets storlek.

Knappen. Genom att välja knappen är det möjligt att via menyn växla till alla kundens betalningar eller enbart betalningar på den valda fakturan. För att växla tillbaka till den ordinarie vyn med kundens fakturor används alternativet Fakturor.

Flikar. Om fönstret är tillräckligt brett, kommer alternativen istället att visas som flikar. Detta gör det då lättare att växla mellan vyerna. För att alltid visa flikarna, använd den personliga inställningen Senast använda storlek. Ett annat sätt att växla mellan vyerna är att använda funktionstangenterna t.ex. F3 för att växla till betalningar och F2 för att gå tillbaka till kundens fakturor.

Listan med betalningar kan då även anpassas med valfria kolumner, skrivas ut och skickas till Excel.

Kolumnerna Status och Saldo återspeglar betalningen vid betalningstillfället när flera delbetalningar förekommer. Om fakturan har delbetalats kommer status för betalningen att vara D - Delbetald. När fakturan har betalats fullt ut visar den sista betalningen Status B - Betald. Saldo visar det resterande beloppet efter varje betalning, och kommer då att vara noll när fakturan är fullt betald.

Det är då också möjligt att lägga ett en färg t.ex. på Status = D för att lättare kunna urskilja delbetalningar i listan.

Listorna för Fakturor respektive Betalningar är olika listor med olika kolumner och innehåll. Kolumner och villkor kan då alltså sättas individuellt för de olika flikarna.

Valutakurs vid betalning. Kolumnen Bet.kurs kan också väljas in direkt i listan med fakturor och visar den valutakurs som registrerades vid betalningstillfället när fakturan är i utländsk valuta. Om flera betalningar återfinns på samma faktura, hänvisas till fliken Betalningar för detaljerad information om belopp och valutakurser vid varje betalning.

Förskott. I de fall Förskott genom kundreskontra används kan också förskottets eventuella delbetalningar följas efter att dessa har använts vid Kundinbetalning.

Status = F indikerar Förskott som därefter räknats av mot betalda fakturor.

• Förskott genom kundreskontra

Utskrift reskontra

I avsnittet Utskrifter Administration kan Reskontra skrivas ut för enstaka kunder. Det finns tre sorters reskontra, vanlig reskontra, retroaktiv och åldersfördelad. Den retroaktiva reskontran är mycket användbar. Den visar hur reskontran ser ut ett bestämt datum och används främst vid avstämning mot bokföringen. Dessutom kan man välja en utskrift som visar alla fakturor även de som är betalda.

Autogiro uppdaterat

Alternativet visas när kunden är märkt med Autogiro och kan användas som ett komplement till att välja fakturor via dialogen Välj fakturor för utskrift.

Alternativet är enbart aktiverat för ej betalda fakturor och gör det möjligt att permanent ändra status för Autogiro på fakturan. När filen är skickad och fakturan är uppdaterad med avseende på Autogiro har fakturan statusen Autogiro uppdaterat.

Genom att välja bort krysset betraktas istället fakturan som ej uppdaterad och kommer att föreslås igen vid nästa körning.

På samma sätt är det möjligt att märka fakturor som uppdaterade när kunden betalar fakturan på annat sätt. Detta t.ex. vid övergång till Autogiro när kunden har tidigare obetalda fakturor som ska betalas på annat sätt.