Scanning av leverantörsfakturor

Winbas hjälp

Översikt Leverantörsreskontra
Fakturaregistrering
Lagrade leverantörsfakturor

Syftet med Winbas funktion för scanning av leverantörsfakturor är att underlätta digital lagring samt granskning och attest av fakturor, oavsett var personen befinner sig. På kontoret genom nätverket, alternativt hemma eller på arbetsplatsen och då genom terminal serverfunktionen.

Registrering och märkning med etikett

Skriv ut etiketter

Skriv ut streckkodsetiketter med streckkod och klartext för den löpnummerserie leverantörsfakturorna skall få, d.v.s. fr.o.m. Nästa internnummer som visas vid registrering av leverantörsfakturor. Lämpligen skrivs ett hundratal etiketter ut åt gången (vi föreslår streckkod 39) på laserark eller etikettskrivare.

Ankomstregistrering

När leverantörsfakturan kommer till kontoret märks den upp med en etikett (om etiketten är tillräckligt stor kan även ankomstdatum stämplas på etiketten.)

Sätt sedan etiketten på valfri plats på fakturan och preliminärbokför fakturan samt ange signatur för den person som senare skall attestera fakturan.

 

Fakturorna är registrerade och märkta med internnummer.

Scanna bunten med fakturor för lagring

Placera fakturor och bilagor i scannern

När alla dagens fakturor är uppmärkta, registrerade och tillhörande dokument som incoming inspection eller följesedlar har lagts bakom fakturorna lägger ni hela bunten i scannern och trycker på start.

Observera att tillhörande dokument och bilagor inte ska ha någon etikett. Enbart varje fakturas första sida kommer att ha etikett.

Etiketten anger nytt dokument och filnamn

Eftersom varje ny faktura har en streckkodsetikett så används denna information både som signal att detta är en ny faktura, och även vad filen (eller bilden) skall ha för namn. Namnet kommer då att vara fakturans internnummer

Fakturorna med tillhörande bilagor kommer nu att scannas (c:a 25 sidor per minut) och lagras i multi-TIF format i det bibliotek på servern som har angivits, dels i Winbas Inställningar för leverantörer - Mapp för lagrade leverantörsfakturor och även i scannerns styrprogram.

Formatet Multi-TIF

När formatet Multi-TIF används innebär detta att en eller flera bilder lagras i en och samma fil som sedan kan öppnas tillsammans genom Windows och Winbas.

Sätt nu den inscannade bunten med dokument i arkivet då dessa inte behövs mer.

 

Bunten med fakturor och bilagor läggs i scannern och visas sedan i datorn.

Attestering och leverantörsreskontra

När personen som skall attestera fakturan går in i attestfunktionen, visas fakturor för attest och genom ett enkelt klick på fakturan öppnas bilden och lagrade dokument kan granskas på bildskärmen.

Överallt där leverantörsfakturan visas i Winbas kan man även se tillhörande bilder och dokument associerade till fakturan.

 

I leverantörsreskontran vid t.ex. attestering kan fakturan och tillhörande bilagor öppnas i datorn.