Betalningsförslag

Winbas hjälp

Översikt Leverantörsreskontra

Dialogen Betalningsförslag

När Betalningsförslag väljs, visas först dialogrutan där man kan låta Winbas skapa ett betalningsförslag automatiskt eller själv manuellt registrera fakturor.

Registrering

Internnummer

Väl inne i Betalningsförslag finns de fakturor som systemet automatiskt tagit fram i skärmlistan vid internnummer. För att registrera nya fakturor, ta bort fakturor eller göra ändringar på befintliga fakturor anges Internnr eller önskad faktura väljs i skärmlistan.

Fakturanummer

Det går även att ta fram en faktura på grundval av fakturanummer. Ange fakturanummer, eller välj bland möjliga fakturor i skärmlistan med fakturanummer genom att välja pil-ner vid detta fält.

Om en faktura som har valts genom angivelse av internnummer eller fakturanummer inte kvalificerar för betalningsförslag, ges ett meddelande om detta med fakturans status.

Förfallodatum

Förfallodatum är inte detsamma som betaldatum (se nedan om betaldatum). För fakturor som har betalningssätt Förskott, Kontant, Bank och Post är Förfallodatum endast information om när faktura ska betalas. Däremot har Förfallodatum betydelse när faktura har betalningssätt Telebankgiro, Telepostgiro eller Utrikes. Den förfallodatum som finns på fakturor som betalas på detta vis är instruktion till bank och post vilken datum faktura ska betalas. Förfallodatum för dessa fakturor kan aldrig vara samma som systemdatum eller tidigare utan måste vara minst en dag fram i tiden.

Om angivet förfallodatum ligger i en stängd period kommer betalningen kommer att bokföras på dagens datum (Systemdatum).

När utskriften Utbetalningar av Telebankgiro och Telepostgiro görs finns möjlighet att ange Första betaldatum. Systemet kommer då att ändra förfallodatum till Första betaldatum på fakturor som har för sen förfallodatum.

Betalningssätt

Det finns flera betalningssätt att välja på:

Förskott

Kontant

Bankgiro

Postgiro

Telebankgiro inrikes

Telebankgiro utrikes

Telepostgiro inrikes

Telepostgiro utrikes

Utrikes

 

I Leverantörer finns det på varje leverantör angivet ett betalningssätt. Detta betalningssätt föreslås på fakturor när betalningsförslag skapas. Vad man bör tänka på när betalningar ska göras är att det på leverantörerna finns registrerat bankgiro- och postgironummer samt om det är utländsk betalning uppgifter för swiftnummer, banknamn m.m. Annars blir utbetalning s.k. kontantutbetalning.

De olika betalningssätten avgör också vilken status fakturorna får när betalningsförslaget godkänns för betalning. Fakturor som har betalningssätt Förskott, Kontant, Bank och Post får status B, betald eller D, delbetald. Fakturor med betalningssätt Telebankgiro, Telepostgiro och Utrikes får status L, ligger för betalning. Fakturor med status L anses fortfarande som skuld. Vid utskrift av reskontra kan man välja alternativet Ej ligger för betalning, d.v.s. ej ta med fakturor som har status L.

Konteringen av kontot Ligger för betalning styrs av inställningen Inställningar Leverantörer - Ligger för betalning.

Avdrag

Vill man göra ett avdrag anges beloppet i fältet Avdrag. Föreslås ett avdrag automatiskt har man när fakturan registrerades angivit en Kassarabatt %. Avdraget konteras på det konto som finns upplagt i Inställningar Leverantörer.

Att betala

I fältet Att betala visas det belopp som ska betalas. Har ett avdrag eller tidigare delbetalning gjorts är det avräknat från fakturabelopp och återstående belopp visas. Man kan själv också ändra beloppet och göra delbetalning.

Beloppet Att betala kan aldrig överskrida fakturabeloppet minus eventuella avdrag och tidigare delbetalningar. Om Att betala överskrider saldot kommer en varning att visas.

Summa att betala SEK

Under skärmlistan visas status på antal fakturor i betalningsförslaget samt Summa att betala SEK, som utgör det totala beloppet att betala omräknat till systemvalutan (SEK).

Om ett betalningsförslag görs i enbart en utländsk valuta, visas summan i både SEK och den utländska valutan.

 

Om ett betalningsförslag görs i flera olika valutor, visas den totala summan omräknat till SEK, samt varje enskild summa i respektive valuta. Detta betyder att om betalningarna enbart är i t.ex. EUR, kommer totalen i både SEK och EUR att visas. Vid blandade valutor visas totalen i SEK, samt alla förekommande valutor summerade per valutakod.

Då summorna visas i fönstrets statusrad kan fönstret behöva göras bredare när ett antal olika valutor förekommer.

 

Skärmlistan

Genom att anpassa kolumnerna i skärmlistan kan önskade registreringsfält från skärmbilden eller annan information väljas in för översikt av registrerade transaktioner. Förutom själva beloppsfälten som visas som standard, kan tex. information om leverantörens Bankgiro och Postgiro väljas in för kontroll innan betalning utförs.

Utskrift till Bildskärm

Betalningsförslaget kan granskas på bildskärm direkt från registreringsfönstret. Utskriften motsvarar den rapport som återfinns i Utskrifter Administration - Betalningsförslag. Använd granskningen t.ex. när förslaget ska mailas eller när annan funktion kring granskning på bildskärm ska användas.

Direktutskrift

Önskas en snabb utskrift av betalningsförslaget kan denna göras med knappen <Direktutskrift>. Utskriften går då direkt till den skrivare som är inställd enligt skrivarinställningen på rapportens design, såsom t.ex. standardskrivare eller PDF-skrivare.

Betalningsuppgifter saknas

När betalningsförslaget är färdigställt och stängs utförs en kontroll av registrerade betalningsuppgifter på ingående leverantörer innan filen som skickas till banken skapas.

I förekommande fall kommer då dialogen Betalningsuppgifter saknas att visas på skärmen innan godkännandet av förslaget. Detta ger då möjlighet att först åtgärda de anmärkningar som visas innan förslaget godkänns för betalning.

Godkännande av betalningsförslag

När man är klar eller vill avvakta med betalningsförslaget stängs fönstret med knappen F12 - Stäng. I detta läge visas dialogrutan Godkännande av betalningsförslag som ger ett antal olika alternativ för godkännande av betalningsförslaget och direktutskrifter av utbetalningar.

Övriga utskrifter och rapporter

Utskrifter och betalningsfiler

Sedan betalningsförslag har sparats och godkänts för utskrift måste listor och avier skrivas ut, utskrift Utbetalning i Utskrifter Administration. Där ska respektive utskrift göras beroende på vilket betalningssätt fakturorna har. När utskrift av Telebankgiro och Telepostgiro görs skapas betalningsfilerna för modemöverföring eller överföring via Internet. Se i Inställningar Leverantörer om filnamn och program.

Bokföringsunderlag

Det skapas konteringar när betalningsförslag godkänns för betalning. Leverantörsskuldskontot debiteras och konto för avdrag, förskott, kassa, postgiro och bankgiro krediteras. De fakturor som har betalningssätt Utrikes, Telebankgiro och Telepostgiro betraktas inte som betalda än utan konteras på kontot Ligger för betalning. Kontonumren återfinns i Inställningar Allmänt och Inställningar Leverantörer. Betalas faktura i annan valuta än SEK kan kontonummer användas som gäller för aktuell valutakod, se i Valutatabellen.

Fakturajournal

För att få ett bokföringsunderlag skriver man ut Fakturajournal. Det urval beträffande datumintervall man kan göra gäller systemdatum den dag betalningsförslaget godkänns för betalning. Alternativen Betalningar och Ej tidigare utskrivna markeras. Alternativen Bokföring via integration och Endast sammandrag är valfria.