Faktura-attest

Winbas hjälp

Översikt Leverantörsreskontra

Attestering är funktionen där leverantörsfakturor som registrerats men inte kostnadsförts, attestregisteras och godkänns för betalning.

Funktionen faktura-attest i Winbas

Leverantörsfakturor som registreras men inte omgående konteras på kostnadskonto konteras istället på ett tillfälligt konto, t ex attestkonto. Vid fakturaregistrering måste fakturan markeras Attest. Winbas kommer endast att använda det attestkonto som finns upplagt i Inställningar Leverantörer om alternativet Använd attestkonto är aktiverat. Är alternativet inte markerat kan valfritt kostnadskonto användas. Alla fakturor som är markerade attest måste definitivt konteras i Faktura-attest

Fakturajournal och reskontra

Eftersom det skapas konteringar vid Faktura-attest ska Fakturajournal skrivas ut och bokföras. Fakturor som är registrerade men ej attesterade kan ej betalas. Dessa fakturor har status R. Fakturor som attesterats och är godkända för betalning har status A. Vid utskrift av Reskontra kan man välja Enbart ej attesterade.

Attestera faktura

För att attestera faktura anges internnummer eller klicka på önskad faktura i skärmlistan. Gå vidare med attesteringen genom att ta knappen F6 - Kontering. Om fakturan är lagrad i systemet kan den granskas genom att dubbelklicka på den aktuella raden, alternativt högerklicka och välja alternativet från snabbmenyn.

Inleveranser

På samma sätt som vid nyregistrering av en leverantörsfaktura är det möjligt att koppla en eller flera inleveranser till fakturan även vid attestering. En fördel med att istället koppla inleverans vid attestering är att den inköpare som ska attestera fakturan också har kunskap om vilken inleverans som avses.

I de fall Inleveransbokföring används visas då fältet Inleveranser tillsammans med listan med inleveranser från leverantören på den valda fakturan. Genom att klicka med musen eller trycka mellanslag (eller annan tangent), väljs en eller flera inleveranser för leverantörsfakturan.

Välj knappen Kontering eller använd Spara-knappen för att utföra kopplingen.

 

Justering av tidigare inleverans

Möjlighet finns också att direkt göra justeringar med avseende på t.ex. antal och framförallt pris på den tidigare inleveransen i samband med attesteringen.

Knapplistan används för att se bakomliggande konteringar och statistik på inleveransen, och genom att välja funktionen Ändra kan justering av statistiken göras.

När en prisförändring har utförts i Justering av statistik visas frågan Uppdatering av prisuppgifter när funktionen avslutas. Uppdatering gäller då t.ex. Vägt inpris som uppdateras på samma sätt som vid inleveransen och korrigeras för att ge ett rättvisande värde när inleveransen förändrats.

För att boka av eventuell inleverans utan faktura se avsnittet Fakturaregistrering.

Kommentar

Genom att öka fönstrets storlek i höjdled finns möjlighet att registrera en kommentar på fakturan i samband med attestering.

 

Ett exempel på kommentar kan vara när användaren inväntar en kreditfaktura p.g.a. fel pris eller liknande och då avvaktar med attestering. När en kommentar läggs till förändras aktiveras Spara-knappen för att spara ändringen.
Kommentaren kan därefter skrivas ut i rapporten Leverantörsreskontra, och väljas in som kolumn i tillhörande söklistor och skärmlistor.

Bokföringsunderlag

När registrering av faktura-attest är klar kan ett bokföringsunderlag skrivas ut i Utskrifter Administration - Fakturajournal Leverantörer.

Urvalet för datum gäller då antingen systemdatum avseende den dag faktura-attesten är gjord, eller fakturans fakturadatum beroende på Inställningar för leverantörer. Datum som väljs i urvalet kan alltså skilja sig åt beroende på inställning i jämförelse med när faktura registrerats och då fakturadatum alltid gäller. Alternativen Fakturor och Ej tidigare utskrivna ska vara valda vid utskrift av fakturajournalen och Bokföring via integration och Enbart sammandrag är i detta sammanhang valfria.

Grupp-attest

Funktionen Grupp-attest aktiveras när inställningen Använd Grupp-attest är aktiverad i Inställningar leverantörer och innebär att attestkonto inte kommer att användas. Funktionen medger attestering av flera leverantörsfakturor åt gången genom att istället bocka av dem i skärmlistan och därefter attestera alla fakturor med knappen Grupp-attest. Se följande avsnitt för ytterligare information om Grupp-attest:

Använd attestkonto

Om alternativet Använd attestkonto istället är aktiverat utförs en kontering via knappen Kontering för att attestera fakturan. Attestkontot föreslås och bekräftas av den användare som attesterar fakturan.

Fler signaturer för attestering

Om flera användares signaturer finns registrerade för attestering, kommer den för första användaren att utföra konteringen. När konteringen är utförd betraktas fakturan som attesterad av användaren.

Övriga attesterande användare kan sedan vid behov ändra attestkonto (konteringar med status A - Attesterad) så länge konteringarna inte journalförts. Resterande användare attesterar fakturan på samma sätt genom att välja knappen Kontering. Fakturan blir sedan fullt attesterat när alla registrerade användare på fakturan har utfört sin attestering.

Attestering av delbelopp. Vid alternativet Använd attestkonto kan också ett delbelopp av fakturan attesteras av respektive användare ansvariga för t.ex. olika varuinköp. Detta görs genom att första användaren reducerar det föreslagna kostnadsbeloppet till sitt delbelopp. Det bokade beloppet på attestkontot kommer då samtidigt att sänkas till det attesterade delbeloppet.

 

Fakturans föreslagna nettobelopp minskas till det egna beloppet och preliminär motkontering på attestkontot reduceras automatiskt.

Den andra användaren konterar sedan det resterande beloppet, eller anger sitt delbelopp om ytterligare belopp ska bokas av användare uppsatta för attestering.

Delbelopp på flera kostnadskonton. Uppdelning av delbelopp på flera kostnadskonton kan göras genom att först bestämma det attesterade beloppet och sedan minska på det föreslagna kostnadskontot. I Dialogen Attestering av delbelopp svaras då nej på frågan om det attesterade delbeloppet ska förändras. Den utförda motkonteringen på attestkontot kommer då att kvarstå och ytterligare kostnadstransaktioner kan anges.

Faktura attesteras av annan användare

Om flera signaturer används för attestering kommer en varning att visas i när en annan av användarna håller på med attestering av samma faktura. Varningen visas då för övriga användare som väljer fakturan när den som attestera registrerar sin kontering, kanske också med pågående uppdelning av eventuella delbelopp på olika kostnadskonton.

Varningen visas då när motkontering på attestkonto sker, och används inte vid s.k. Gruppattest. Detta främst för att undvika konflikter i enskilda konteringar när flera olika användare ska attestera en och samma faktura.

Attestering av olika användare

Beroende på vad som är angivet i Inställningar Leverantörer och rättigheter för den aktuella användaren, kan innehållet i listan över fakturor skilja sig åt. Se följande avsnitt för ytterligare information: