Fakturaregistrering

Winbas hjälp

Översikt Leverantörsreskontra

Här registreras ankommande leverantörsfakturor. Det går också att ta fram tidigare registrerade leverantörsfakturor och se fakturornas kontering med knappen <F6 - Kontering>. En redan registrerad faktura tas fram genom att ange leverantören och klicka på fakturan i skärmlistan.

Det är också möjligt att söka med knappen <F10 - Selektera> i olika fält såsom t.ex. Internnummer eller med avseende på datum.

 

Skärmlistan där fakturorna visas kan redigeras och anpassas efter eget önskemål med avseende på vilka kolumner som ska visas.

Det finns även möjlighet att lagra fakturorna digitalt för att direkt kunna öppna och granska dem på skärmen, se följande avsnitt för ytterligare information:

Nästa internnummer

Nästa internnummer hämtas på grundval av inställning gjord i Inställningar Leverantörer och det internnummer som kommer att användas vid nästa registrering visas längst upp i fönstrets namnlist.

Registrering av leverantörsfakturor kan utföras av flera samtidiga användare och internnumret hämtas i samband med att fakturan sparas och konteringsförfarandet aktiveras.

Om flera samtidiga användare registrerar leverantörsfakturor, fungerar nästa internnummer som visas i fönstrets namnlist enbart som preliminär information och det verkliga internnumret är det som sedan återfinns i konteringsbilden.

Nummer och Söknamn

Ange leverantör. För att registrera faktura anges först leverantören. Ta fram leverantören genom att ange nummer eller använd söklistan. Finns leverantören inte upplagd ska den först registreras i rutin Leverantörer.

Tidigare leverantör. I Inställningar Leverantörer återfinns alternativet Föreslå föregående leverantör med Enter. Är detta alternativ valt kommer föregående leverantör upp vid ny registrering av faktura när man tar <Enter> i fältet Nummer.

Spärrad leverantör. Enligt regelverket får en faktura från en spärrad leverantör ankomstregistreras i systemet, men inte betalas då den spärras i betalningsförslaget. Vid registrering av ankommande leverantörsfaktura från en spärrad leverantör visas ett meddelande om detta i statusraden. För en starkare indikering kan denna varning även anpassas till dialog där ok måste tryckas innan registrering mot leverantören kan fortsätta.

Inleveranser

I de fall Inleveransbokföring används visas fältet Inleveranser för registrering av en eller flera inleveranser kopplad till fakturan.

En lista med inleveranser på vald leverantör nås med alt-pil ner efter att leverantören har valts. Genom att trycka mellanslag (eller annan tangent), väljs en eller flera inleveranser för leverantörsfakturan. Man kan även kryssa för aktuella inleveranser med hjälp av mus. Ett annat sätt att välja inleveranser är ett skriva dem direkt i fältet.

Justering av tidigare inleverans

Möjlighet finns att direkt göra justeringar med avseende på t.ex. antal och framförallt pris på den tidigare inleveransen när leverantörsfakturan ankommer.

Knapplistan används för att se bakomliggande konteringar och statistik på inleveransen, och genom att välja funktionen Ändra kan justering av statistiken göras.

När en prisförändring har utförts i Justering av statistik visas frågan Uppdatering av prisuppgifter när funktionen avslutas. Uppdatering gäller då t.ex. Vägt inpris som uppdateras på samma sätt som vid inleveransen och korrigeras för att ge ett rättvisande värde när inleveransen förändrats.

Boka av eventuell inleverans utan faktura

I bland får man en inleverans men ingen faktura. Det kan gälla ersättning av trasiga produkter, inleveranser som man betalt i förskott m.m. Genom att ange enbart en eller flera inleveransnummer, utan fakturanummer och andra uppgifter kan dessa inleveranser bokas bort från leverantören utan tillhörande faktura.

Ange först leverantören och därefter den aktuella inleveransen och tryck F7 - Spara.

 

Bekräfta den efterföljande dialogen och angivna inleveranser kommer att bokas av utan faktura behöver registreras.

Boka av inleverans mot tidigare registrerad faktura

Det också möjligt att boka av inleveranser mot tidigare redan registrerade fakturor.

Använd funktionen för att skapa referensen till inleveransen när den kommer i efterhand och fakturan redan är ankomstregistrerad. Ange i detta fall först leverantören och inleveransen, samt det tidigare fakturanumret och tryck F7 - Spara.


Fakturanummer

Fakturanummer avser leverantörens fakturanummer och vid angivelse av fakturanummer sker en kontroll av fakturanumret mot den aktuella leverantören.

Fakturadatum

Om ett intervall för Fakturadatum inom intervallet har angivits i Inställningar Leverantörer och fakturadatum ligger utanför det angivna intervallet ges ett meddelande om detta och registrering kan då inte fortsätta med detta datum. Notera att fakturadatum inte heller kan registreras på en stängd bokföringsperiod.

Förfallodatum

Förfallodatum föreslås automatiskt utifrån fakturadatum och angivet betalningsvillkor som finns registrerat på leverantören i rutin Leverantörer.

Signatur och Attest

Signatur vid attest föreslås från leverantören och anges alltid om fakturan ska attesteras. Ska fakturan attesteras, d.v.s. den registreras för att sedan godkännas för betalning och eventuellt kostnadsföras i Faktura-attest måste alternativet Attest markeras. Är alternativet Attest redan markerat beror det på att det i Leverantörer är valt att aktuell leverantör ska ha attest och attest kommer då att föreslås på fakturan.

Begreppet Signatur kan vara någon av de registrerade användarna i Winbas, men behöver inte vara det beroende på inställning. För att välja en användare kan knappen pil-ner användas för att få en lista över registrerade användare.

Fler signaturer för attestering

Efter att Attest och Signatur för attest har föreslagits från leverantören är det möjligt att via knappen eller kortkommandot Ctrl+S välja in ytterligare personer för attestering. Använd fler signaturer för attestering när det finns ett behov av att koppla in fler än en person som ska attestera en faktura.

Beroende på inställningen Visa enbart inloggad användares fakturor, måste alltid giltiga signaturer användas vid registrering för attestering. Detta innebär alltså att de signaturer som används också ska vara registrerade som en giltig inloggning i Användare och rättigheter.

Om flera signaturer för attestering används, öka bredden på kolumnen Signatur i skärmlistan för att se alla registrerade signaturer som ska attestera.

 

Attestkonto

Under Inställningar Leverantörer återfinns alternativet Använd attestkonto. Är detta alternativ valt kommer Attestkonto (finns också angivet i Inställningar Leverantörer) att konteras istället för kostnadskonto. När man sedan i rutin Faktura-attest attesterar fakturan krediteras attestkonto och kostnaden debiteras på annat konto. Har man inte valt alternativet Använd attestkonto behöver faktura inte konteras om i rutin Faktura-attest då man redan i denna rutin när fakturan registreras kan kontera på valfritt konto.

Spärrad

En faktura kan markeras Spärrad vid registrering av leverantörsfaktura eller i Leverantörer - Fakturor. Att spärra en faktura innebär att man fattar ett beslut att fakturan inte ska betalas, detta kan t.ex. vara fallet när man inväntar en kreditfaktura. Om en faktura har markerats som Spärrad kan spärren endast tas bort i Leverantörer - Fakturor. Om en faktura har spärrats kommer den inte att kunna betalas i Betalningsförslag och ej heller visas Likviditetsanalys.

Fakturabelopp, Avdrag m.m.

Fakturabelopp anges alltid och är fakturans totala belopp inklusive moms.

Avdrag anges normalt inte, varför markören inte stannar på Avdrag vid registrering. Tryck Alt+G eller Shift+Enter för att gå tillbaka (från momsbelopp) och registrera ett eventuellt avdrag på fakturan. Som Avdrag registreras belopp som man inte avser att betala, t.ex. en felaktig faktureringsavgift.

Momsbelopp föreslås vid registrering vid svenska leverantörer (landskod SE) på grundval av leverantörens momskod och blåmarkeras så att annat belopp kan skrivas in vid behov, t.ex. vid blandade momssatser på fakturan. Momsbelopp är moms som ingår i fakturabeloppet, om t.ex. fakturan är på 1000 kronor med 25 % moms kommer netto att vara 800 och momsbeloppet 200 (25 % på 800). Vid utländska leverantörer inom EU föreslås ingen momskod utan momsen konteras enligt Fiktiv moms varuinköp EU.

Valutakod föreslås från angiven leverantör och kan ändras om fakturan är i annan valuta än vad som ligger upplagt på leverantören.

Kurs hämtas från Valutatabellen och kan ändras vid behov. Vid systemvalutan (SEK) visas alltid samma belopp på båda raderna, vid registrering av annan valuta visas och registreras belopp i den utländska valutan på första raden och motsvarande SEK på andra raden.

Inleveransens valutakurs. Vid inköp av utländska leverantörer och betalning i annan valuta föreslås normalt den dagsaktuella valutakursen. I de fall Inleveransbokföring används kan symbolen Pil-ner vid kurs användas för att istället välja den angivna inleveransens valutakurs.
Om flera inleveranser registreras på samma leverantörsfaktura kommer snittkursen baserat på värdet av leveranserna att föreslås.

Föreslå alltid inleveransen kurs. Alternativet Föreslå alltid inleveransen kurs innebär att inleveransens kurs automatiskt kommer att föreslås när en inleverans har registrerats på leverantörsfakturan vid i utländsk valuta.

Använd inleveransens valutakurs för att fakturan ska få ett motsvarande värde i SEK som inleveransen har. Beloppen presenteras därefter i rapporten Intrastat med underlag från inleveransen och momsrapport som i sin tur bygger på fakturans registrerade belopp.

Netto är belopp efter moms (och avdrag) och det belopp som uppdateras på leverantören som statistik Köpt ackumulerat.

Kassarabatt. Anges Kassarabatt % kommer rabatten att föreslås som avdrag när fakturan ska betalas i samband med Betalningsförslag.

Momskod. Momskoden föreslås vid registrering av faktura och kan i det enskilda fallet förändras. Detta t.ex. om inköp av varor i normallfallet görs från leverantörer, och kanske inköp av tjänst vid enstaka tillfällen.
Ändring av momskoden på en leverantörsfaktura kan också t.ex. användas vid enstaka ändring till omvänd skattskyldighet, byggmoms när leverantören normalt har vanlig moms.

Kod

Beskrivning

0

Momsfri

1

Moms 1, 25 %

2

Moms 2, 12 %

3

Moms 3, 6 %

B

Byggmoms (inrikes)

T

Tjänster utrikes (inom EU och land utanför EU)

För ökad spårbarhet kan också kolumnen Momskod väljas in i skärmlistan vid registrering av leverantörsfaktura, samt Leverantörer - Fakturor. Detta gör det då möjligt att se vilken momskod som användes vid registreringtillfället och ligger till grund för utförda konteringar.

Spara och kontering

System konterar automatiskt beloppen Fakturabelopp, Avdrag och Moms när man sparar med knappen F7 - Spara.

 

Kontonummer för fakturabelopp och avdrag konteras på Skuldkonto som är angivet på leverantören. Moms konteras på kontonummer som finns angivet i Inställningar för Leverantörer.

Är fakturan markerad Attest konterar systemet även nettobeloppet automatiskt om man valt inställningen att använda attestkonto, se ovan.

Ta bort

En nyligen registrerad faktura kan tas bort med knappen F9 - Ta bort om denna har status R (Registrerad) eller A (Attesterad).

 

Bokföringsunderlag

När man är klar med registrering av leverantörsfakturor kan man välja att ta ut ett bokföringsunderlag via utskriften Fakturajournal i Utskrifter Administration. Bokföringsunderlaget bokförs manuellt i rutin Registrering av verifikationer eller så använder man Bokföring via integration vid utskrift av fakturajournalen. Det finns tre olika former av integration, se mer i Inställningar Leverantörer.

Observera även att enbart en användare bör skriva ut fakturajournalen, då denna är ej uppdelad per användare som registrerar leverantörsfakturor.

Reskontra

Utskrift av reskontra som görs i Utskrifter Administration visar bl. a. fakturor som förfaller t.o.m. ett visst datum och kan användas för betalningsplanering. Man kan skriva ut reskontra på alla eller vissa leverantörer. Reskontra används också för att stämma av mot leverantörsskuld i bokföringen och då väljer man Retroaktiv reskontra och anger brytdatum, t.ex. 2001-05-31. En retroaktiv reskontra tar hänsyn till fakturor som har fakturadatum och betaldatum t.o.m. angivet brytdatum, d.v.s. bakåt i tiden.


Se även: