Leverantörer - Huvud

Winbas hjälp

Översikt Leverantörer

Nummer

Ett nummer kan bestå av både siffror och bokstäver, d.v.s. alfanumeriskt. Vid sökning på nummer söker systemet från vänster till höger och i alfanumeriskordning, först nummerordning sedan bokstavsordning. Det innebär t.ex. att 1 och 11 kommer före 2 och bokstäver.

Vill man att systemet ska ta nästa lediga nummer, d.v.s. det nummer som är angivet på Inställningar Leverantörer anges inget nummer här. Spara bara övriga uppgifter om leverantören så tar systemet automatiskt nästa nummer.

Synkronisera när leverantör väljs i andra fönster

Det är också möjligt att koppla på en synkronisering när en leverantör väljs från andra fönster i systemet. Detta innebär att om fönstret Leverantörer är öppet, kommer information om leverantören som har valts vid registrering automatiskt att visas.

Funktionen kan kopplas på eller stängas av efter behov och läget ändras uppe i fönstrets högra hörn:

 

Synkronisering från andra fönster är av.

 

Synkronisering från andra fönster är på.

Söknamn

Söknamn kan definieras som arbetsnamn. Söknamnet Telia kan t.ex. anges för Telia Säljadministration 1 vilket är leverantörens verkliga namn som t.ex. skrivs på blanketter.

När man söker fram en leverantör i de olika rutinerna i Winbas kan man använda söklistan med utgångspunkt från Nummer eller Söknamn. Se i avsnittet Söklistor för vidare information.

Namn

Som namn bör man ange leverantörens fullständiga namn då det är detta som skrivs ut på avier och i betalfiler.

Referens

Referens avser leverantörens huvudreferens som t.ex. föreslås vid Beställning. Använd knappen Fler referenser för att registrera ytterligare referenser på den aktuella leverantören.

Besöksadress

Besöksadress kan anges om den är annan än utdelningsadressen.

Utdelningsadress och Postadress

Utdelningsadress och Postadress kan skrivas ut på flera utskrifter, bl.a. etiketter och Beställningar. Det finns möjlighet att registrera två rader med text i båda fälten, t.ex. 4567 Paris på rad ett och på rad två FRANKRIKE. För att skapa ny rad använd tangenterna <Ctrl>+<Enter> (eftersom enbart Enter normalt betyder nästa fält).

Hämta adressuppgifter är en funktion för att hämta adress baserat på ett angivet organisationsnummer eller telefonnummer, t.ex. till en ny leverantör. Funktionen kan också hämta leverantörens telefonnummer via organisationsnummer eller företagsnamn om telefonnummer saknas.

 

Visa adress på karta

Visa på karta är en funktion kopplad till adressuppgifter på en registrerad leverantör. Via registrerad besöksadress, utdelningsadress eller postadress kan man visa på platsen för adressen på kartan var som helst i världen genom en länk till Google maps. Väl inne i Google maps man sedan skriva ut, skicka vidare, eller få en vägbeskrivning till adressen.

Telefon

Ange ett eller flera av leverantörens telefonnummer som eventuellt även också kan användas för automatiskt uppringning från datorn.

E-mail

Leverantörens e-mailadress. Genom att klicka på brevsymbolen till höger startas t.ex. Microsoft Outlook eller annat e-mailprogram är inställt som standard med den registrerade adressen i adressfältet.

Internet URL

Adress till leverantörens webbsida. Genom att klicka på internetsymbolen startas t.ex. Microsoft Internet Explorer eller den läsare som är standard och den aktuella sidan öppnas.

Grupp

Ange den grupp som leverantören tillhör. Nya grupper registreras i rutin Leverantörsgrupper. Vid utskrifter och i rutin Betalningsförslag går det att selektera enligt grupp.

Orgnummer

Leverantörens organisationsnummer.

Kundnr

Vårt kundnummer hos leverantören vid beställning.

Bankgiro och Plusgiro

Det är mycket viktigt att bankgironummer och plusgironummer är korrekt ifyllt eftersom dessa nummer användes vid betalningar till leverantören. Registrering av dessa nummer verifieras mot kontrollsiffra.

Landskod, valutakod och betalningssätt

Landskod, valutakod och betalningssätt måste fyllas i bl.a. för att utlandsbetalning ska bli korrekt. Valutakod kan ändras vid fakturaregistrering och betalningssätt kan ändras när betalningsförslag görs. Landskoden styr också vilket varukostnadskonto som debiteras vid fakturaregistrering om leverantören finns i ett EU-land. Se i Valutatabellen, Landskoder och Betalningsvillkor för mer information.

Förskott SEK

Här anges förskott som betalats till leverantören. Förskott reduceras automatiskt vid Betalningsförslag om betalningssätt förskott anges.

För alternativ hantering se även avsnittet:

Leverantörsskuld SEK

Leverantörsskulden uppdateras automatiskt vid fakturaregistrering och betalning. Om uppgiften inte är korrekt finns rutinen Kontroll av Kund, Leverantör och Produkt i Arkiv som kontrollerar och leverantörsskulden mot reskontra.

Beställningar

Ingen leverantör är vald. Knappen Beställningar kommer att visa en söklista med beställningar som t.ex. medger utskrift av en beställning. Om ingen leverantör är vald vid tillfället då söklistan med beställningar visas, exempelvis efter att man har valt F8 - Avbryt - innehåller den alla beställningar till samtliga leverantörer. I detta fall kan leverantören väljas via söklistan på grundval av en viss beställning för vidare bearbetning på leverantörskortet.

Leverantör är vald. Om en leverantör är aktiverad visar söklistan enbart de beställningar som tillhör den aktuella leverantören.

Inleveranser

Ingen angiven leverantör - Sök inleverans. Genom att använda knappen Inleveranser visas en lista över samtliga inleveranser på alla leverantörer när ingen leverantör har valts och skärmen är blank. Detta innebär att man kan söka direkt på t.ex. inleveransnummer och på detta sätt hitta leverantören med det aktuella numret, genom att välja en inleverans i listan visas leverantören på skärmen.

Ange leverantör och visa inleveranser för leverantören. När en leverantör har valts i leverantörskortet visas istället inleveranser enbart för den aktuella leverantören. I detta läge kan man även granska gjorda konteringar och statistik för den enskilda inleveransen genom att använda knapplistorna till vänster i listan.

Leverantörsfakturor

Som ett komplement till att välja knappen F6 - Fakturor för en enskild leverantör, kan en söklista med alla leverantörsfakturor väljas för vidare sökningar och avstämningar.

Till vänster om statistikuppgifterna på leverantörskortet, kan på samma sätt även leverantörsfakturor registrerade i reskontran visas för alla leverantörer, och även enbart en vald leverantör.

 

Utöver fakturans alla uppgifter, kan även adressuppgifter och uppgifter om t.ex. betalning för leverantören väljas in i listan. Såsom Betalningssätt, Bankgiro, Plusgiro eller Bankuppgifter vid utlandsbetalning.

Notera att alternativet Fakturor enbart visas när fönstret Leverantörer är tillräckligt stort i höjdled för att få plats.

 

Statistik

Statistik uppdateras automatiskt vid fakturaregistrering. Senaste köpdatum avser dagen, eller systemdatum då faktura senast registrerades från leverantören. Köpt ackumulerat är summan av nettobeloppen på fakturorna under året. Köpt föregående år uppdateras när funktionen Nytt år utförs i Arkiv.

Rutinen Återskapa statistik kan utföras för att kontrollera statistiken. Återskapa statistik läser om all statistik och lägger den i Köpt ackumulerat och Köpt föregående år.

Utskriften Inköpsstatistik visar hur mycket man köpt in per period/månad.

Beställt värde

I nedre delen av leverantörsfönstrets huvudsida finns ackumulerat värde av beställningar till leverantören på samma sätt som för Köpt ackumulerat och Köpt föregående år.

Värdet utgör alltså en summering av nettot i listan med beställningar vid sidan om statistiken.

 

Notera att Beställt värde enbart visas när fönstret med leverantören är inställt tillräckligt stort i höjdled.