Kontering av leverantörsfakturor

Winbas hjälp

Automatisk kontering

Systemet konterar automatiskt beloppen fakturabelopp, avdrag och moms. Fakturabelopp och avdrag konteras på Skuldkonto som är angivet på leverantören i Leverantörer. Moms konteras på kontonummer som finns angivet i Inställningar Leverantörer.

Är fakturan markerad Attest konterar systemet även nettobeloppet automatiskt om man valt inställningen att använda attestkonto i Inställningar Leverantörer.

Finns ett Kostnadskonto angivet på leverantören föreslås det för nettobeloppet.

Manuell kontering

När man själv manuellt väljer ett kontonummer finns hela kontoplanen tillgänglig, ta <Alt>+<Pil ner> i fältet Konto. Är valt kontot markerat för registrering av resultatenheter, projekt eller specifikationer visa även dessa fält. Vid behov av att lägga upp ett nytt kontonummer görs detta i avsnittet Kontoplan.

Kontotyper

De olika kontotyperna som förekommer är t.ex.: Fakturabelopp, Avdrag, Moms, Kostnad och Preliminärbokad. De olika kontotyper ska användas för respektive belopp som registrerats på första sidan. Nettobelopp konteras på kontotyp Kostnad. Kontotyp Preliminärbokad används endast om alternativet Använd attestkonto är valt i Inställningar Leverantörer.

Vid förändring av de föreslagna konteringsraderna måste alltid beloppen inom respektive kontoptyp stämma överens med beloppet för kontotypen. Summan av t.ex. Fakturabelopp måste då stämma med fakturabeloppet om uppdelning till flera olika konton har gjorts.

Följande kontotyper kan förekomma beroende på var konteringen visas:

  • P - Preliminärbokad

  • K - Kostnad

  • F - Fakturabelopp

  • M - Moms

  • A - Avdrag

  • B - Betalt belopp

  • L - Ligger för betalning

  • V - Valutadifferens

Rad

Typ

Konto och belopp

1

F

Skuldkonto angivet på leverantören belastas med fakturabeloppet.

2

M

Ingående momskonto angivet i inställningar eller på leverantörens landskod konteras med angivet momsbelopp.

3

A

Eventuellt avdrag från leverantörens skuldkonto.

4

K

Om varukostnadskonto är angivet på leverantörens landskod konteras kostnaden i debet.

5

K

Motkontering varukostnad i kredit från leverantörens landskod.

6

M

Fiktiv moms varuinköp EU enligt inställningar leverantör debiteras angivet konto med angiven procent av fakturabeloppet.

7

M

Fiktiv moms varuinköp EU kreditkonto krediteras med beloppet.

8

K,P

Kostnadskonto angivet på leverantören, föreslaget vid kontering konteras med fakturans nettobelopp. Alternativt används attestkonto angivet i inställningar.

Status

Status visar var i processen fakturan befinner sig från registrerad fram till betald. Följande status kan visas för raden i skärmlistan med konteringsraderna:

Vid utskrift av bokföringsunderlag i Fakturajournal väljs antingen Fakturor eller Betalningar. På bokföringsunderlaget för fakturor skrivs de konteringsrader ut som har status R eller A. Konteringsrader med status L, D och B skrivs ut på bokföringsunderlaget för betalningar.

Per.datum

Periodiseringsdatum föreslås baserat på bokföringsdatum som normalt är fakturadatum. Vid attestering kan bokföringsdatum även vara systemdatum beroende på inställningen Använd attestkonto i Inställningar Leverantörer. Detta datum kan sedan förändras om konteringen ska kostnadsföras på en annan period. För att periodiseringsdatum ska kunna förändras krävs inställningen Periodiserad bokföring i Inställningar för Bokföring.

Periodiseringsdatum kan ändras vid alla kontotyper utom Preliminärbokad, Fakturabelopp och Moms.

Periodiseringsdatum inom giltigt räkenskapsår

Om periodiseringsdatum förändras ska datum ligga inom fakturans räkenskapsår eller i annat registrerat räkenskapsår framåt i tiden. Periodiseringsdatum kan alltså inte anges tidigare än den första perioden i det räkenskapsår där fakturadatum ligger.

Periodiseringsdatum inom intervallet

Periodiseringsdatum ska också ligga inom intervallet som eventuellt har angivits i Inställningar för leverantörer med inställningen Fakturadatum inom intervallet.

Knappen Periodisera

Knappen periodisera belägen jämte per.datum används för att periodisera ett angivet belopp. Genom att först registrera en transaktion på ett konto med det totala beloppet som ska periodiseras, används knappen därefter för att visa dialogen där t.o.m. datum eller antal perioder anges.

Ändring av kontering / registrera om faktura

Vid förändring av konteringen är det viktiga att se till att Kontotyp stämmer överens med belopp på respektive, d.v.s. fakturabelopp mot kontotyp fakturabelopp o.s.v. Om detta inte görs kan konteringen inte avslutas även om saldo är noll. En dialogruta visas med informationen "Konteringen inte är fullständig" och visar differenser på olika koder (kontotyper). I detta läget kan man också välja att registrera om fakturan från början, med fakturadatum o.s.v.

Backa status

Genom att använda funktionen Backa status för leverantörsfaktura kan status förändras på fakturan. Exempelvis kan en attestering eller betalning backas eller en nyligen registrerad faktura tas bort.

 

Ångra kontering

Ångra kontering är en funktion som ger möjlighet att återställa eventuella ändringar till det ursprungliga automatiskt konterade förslaget.

 

Funktionen Ångra kontering kommer att visas när t.ex. rader har tagits bort eller sparats om i konteringsförslaget. Funktionen nås enbart när en pågående kontering visas på skärmen.

Vidaredebitera tid

Använder man projektuppföljning i administrationen och i Arkiv, Inställningar Projekt har angivit att det ska vara möjligt med vidaredebitering av leverantörsfakturor, alternativet Fakturor vidaredebiteras finns här knappen <F6 Vidaredebitera tid>. Tar man den knappen kommer man in i rutin Vidaredebitera tid och kan direkt registrera kostnad för vidare fakturering till kund.

Saldot är noll

När saldot är noll, d.v.s. debet och kredit går jämnt upp visas dialogrutan Saldot är noll. I detta läge kan man välja att avsluta eller fortsätta registrering. Väljer man <Avsluta registrering> stängs konteringen och man kan registrera en ny leverantörsfaktura. Tar man istället <Fortsätt registrering> kan man fortsätta kontera den aktuella fakturan.

Bokföringsunderlag

Om en befintlig kontering ligger i ett bokföringsunderlag tidigare skapat i Fakturajournal, kan man direkt öppna bokföringsunderlaget från konteringsfönstret. Genom att högerklicka på listan väljer man att skriva ut underlaget eller granska på bildskärm, detta då oavsett om kolumnen Bok.underlag har valts in konteringens skärmlista.

Visas inget nummer för bokföringsunderlaget innebär detta att fakturan eller betalningen inte ingår i ett bokföringsunderlag och alternativet är då inaktiverat.


Se även: