Offertregistrering

Här registreras offerter vilka man sedan kan utgå från vid orderregistrering. Offerter skrivs ut direkt eller i Utskrifter Administration.

Ta fram kunden genom att ange ett nummer eller söknamn eller använd söklistan. Om en s.k. offertkund används kan kompletterande uppgifter anges via knappen Offertkund.

Systemet kommer att använda nästa offertnummer angivet i Inställningar Administration vid registrering av ny offert. Använd söklistan eller ange offertnummer för att ta fram en befintlig offert.

Systemet föreslår dagens datum som offertdatum och detta datum kan sedan vid behov förändras i samband med registrering.

Leveranstid kan anges på offerten och kan då även föreslås automatiskt eller anges i efterhand beroende på inställningar. Det är t.ex. möjligt att koppla bort automatiseringen kring leveranstid vid offertregistrering och istället enbart behålla den för kundorder.

I Inställningar Order kan man välja att Vår referens föreslås både vid ny offert och ny kundorder, antingen som inloggad användare, kundens registrerade säljare eller inte alls. Man kan även skriva en valfri referens eller själv välja något av namnen som finns i sökregistret. Namnen i sökregistret registreras i avsnittet Användare och rättigheter.

Er referens avser normalt den huvudreferens som finns registrerad i kundregistret och föreslås automatiskt om detta val är gjort i Inställningar Order. Om inte referens ska föreslås eller annan befintlig referens på kunden ska väljas kan knappen pil-ner användas för att få fram registrerade referenser på kunden.

När kundens referensperson anges finns också möjlighet att direkt spara en ny referens på kunden, eller ändra uppgifter på befintlig referens via knappen från offertregistrering. Uppgifter som läggs till eller förändras kan då t.ex. handla om referensens telefon, mobil eller e-postadress.

I fälten Godsmärke och Er order kan valfri information registreras som senare också kopieras till försäljningsordern vid offertorder, uppgifterna kan sedan skrivas ut på respektive blankett.

Om leveransen ska till annan adress än kundens fakturaadress registreras dessa uppgifter i avsnittet Leveransadress. På respektive kund i kundregistret kan det finnas flera leveransadresser upplagda som man kan välja på vid registrering av ordern, klicka på <Pil ner> och sökregistret med befintliga leveransadresser öppnas. På kunden kan det också finnas angivet vilken leveransadress som är Fast leveransadress, den adressen föreslås då automatiskt b.la. i Offertregistrering.

Vid registrering av en offert med en eventuell ny eller förändrad leveransadress, kan denna sparas direkt på kunden och lägger sig då i listan över kundens befintliga leveransadresser. Använd alternativet för att slippa gå omvägen via kundkortets leveransadresser i de fall man avser att registrera leveransadressen på kunden när den kan komma att användas igen vid ett senare tillfälle.

Visa adress på karta

Genom att högerklicka på listan med leveransadresser kan också företagets egna leveransadresser visas i listan. Företagets leveransadresser används annars normalt i samband med beställning.

Kunder - Levadress på order

Anpassa leveransadress

Normalt visas namn och adressuppgifter när leveransadressen tas fram på en offert. Genom att anpassa leveransadress, kan även referens, telefon, e-mail och leveransinformation visas, och även förändras på den enskilda offerten.

Klicka på knappen pil-ner i rubriken för att välja in eller välja bort uppgifter i avsnittet. Om flera fält än de som finns i standardutförandet har valts in, visas en rullningslist.

För att undvika att behöva använda rullningslist för att bläddra ner, kan fönstret förändras i höjdled vilket gör att alla valda uppgifter kan visas.

Transportsätt, leveransvillkor m.m. som är registrerade på kunden föreslås automatiskt och kan sedan ändras för respektive offert i det enskilda fallet.

Giltig t.o.m. är ett datum som kan anges och avser då offertens giltighetstid. Uppgiften kan också designas in och skrivas ut på blanketten offert.

Via inställningen Föreslå offert giltig t.o.m. datum plus antal dagar är det möjligt att ange ett visst antal dagar som standard för att automatiskt föreslå en giltighetstid vid registrering av ny offert. Använd inställningen för att t.ex. alltid sätta 30 dagars giltighetstid på alla offerter och föreslaget datum kan därefter förändras i det enskilda fallet.

Som standard ligger alla registrerade inneliggande offerter till grund för det offererade antalet som visas på t.ex. produktkortet. Detta är möjligt att istället begränsa till offerter som har en giltighetstid t.o.m. dagens datum.

När listan med offerter har öppnats kan knappen Pil-ner i statusraden användas för att välja alternativet Enbart giltiga offerter. Alternativet kommer då att påverka både antal offerter som visas i listan, samt även det offererade antalet som visas på produkten.

På samma sätt som i informationslistan kan också söklistan med offerter begränsas till att visa enbart giltiga offerter.

Visa enbart giltiga offerter är ett alternativ nere söklistans statusrad som kommer att begränsa listan till offerter som har en giltighetstid t.o.m. dagens datum.

En status kan anges för offerten och utgör normalt en fördefinierad text. De olika statustexterna kan då också anges i ett bakomliggande register; Statustexter för offerter.

Använd knappen Statustexter för ange de texter som ska användas. Registrerade texter kan sedan väljas in på offerten med knappen Pil-ner vid status.

Exempel på status

Offert lämnad

Offert antagen

Offert avslagen

Offert avslagen, gick till konkurrent

Ändra statustext. Vid registrering av statustexter kan en text ändras eller sparas som en ny statustext. I detta fall visas dialogen Ändra statustext för att göra en ändring av texten istället för att skapa en ny kopia. Dialogen ger också möjlighet att ändra status till den nya texten i de offerter där den förekommer.

Ordernummer visas när offerten blivit en order, offertorder. Detta för att kunna se vilka offerter som lett till kundorder, samt då också vilken order som avses. Ordernummer på offerten kommer då att sättas i samband med att offerten kopieras till en order och en offertorder skapas.

Vid kopiering av en offert till ny order kan en ny status också direkt sättas på offerten. I de fall statustexter har definierats i Statustexter för offerter, kommer då också dialogen Ändra status på offert att erbjuda en ändring av offertens status.

Kombinationen av status och ordernummer på offerten innebär då att man lättare kan se om en offert är omvandlad till order eller inte accepterad av kunden. Alla uppgifter enligt ovan är också möjliga att välja in i söklistan för offerter, för att lättare kunna se status eller söka på ett ordernummer.

Fördefinierade statustexter kan också användas för att kunna värdera sannolikheten för att offerten blir en kundorder. Detta görs då genom att ange en procentsats, som t.ex. 50 %. På detta sätt är det möjligt att beräkna det kalkylerade värdet av alla inneliggande offerter för att få en bedömning av hur mycket ordervärde det kan komma att generera.

Kalkyl % för status kan t.ex. vara 0, 25, 50, 75, 99 och 100. Kalkyl % = 0 för att definiera att det ej blev order, och 100 för att offerten har blivit en order. Den kalkylerade chansen att offerten blir en order skulle då t.ex. kunna anges med status i intervallet 25-99.

Rapporten Inneliggande offert kommer tillsammans med det totala offererade värdet också att visa summan av det kalkylerade värdet. Detta också baserat på urvalet som har gjorts, som t.ex. säljare eller datumintervall. Se mer om rapporten nedan:

Föreslå vid ny offert kan väljas på en text inne i statustexter för offerter och innebär att statustexten föreslås automatiskt vid registrering av en ny offert

Om snabbregistrering är aktiverad visas också knappen Snabbregistrering. Snabbregistrering innebär att endast produktnummer anges. t.ex. via läspenna och att transaktionen därefter sparas direkt med antal 1 samt eventuell lagerplats. Funktionen kan då också nås med tangentkombinationen Ctrl+F7.

Inpris som kostnad innebär att kostnaden alltid baserad på inpris oavsett om produktens lagervärde är angivet till Vägt inpris. Alternativet återfinns under fliken F3 - Övrigt och används för att skapa en s.k. Prisoffert där kostnaden baseras på inpris. För ytterligare information om begreppet prisoffert se avsnittet:

Offerter kan skrivas ut genom direktutskrift eller i Utskrifter Administration. I Utskrifter Administration görs design av offerten och där anges även vilken skrivare som blanketten ska skrivas till.

För att skifta utskriftsläge mellan utskrift till skrivare och bildskärm eller ändra status för tidigare utskriven blankett, klicka på symbolen för direktutskrift.

Genom att klicka på symbolen för direktutskrift är det också möjligt att via samma meny ta fram en tidigare utskriven offert från Blankettarkivet i de fall man använder arkiverade offerter.

Funktionen kan användas t.ex. för att titta på en tidigare version av offerten som den såg ut vid utskriftstillfället.

Blankettarkivet

Med knappen F6 - Transaktioner öppnas registreringen av offertens transaktionsrader där produkter, kommentarer och antal m.m. anges.

Ange produkt, offererat antal, ápris och ev. rabatt i %. Den text som visas som kommentar hämtas från produktregistrets försäljningstext. Det är också möjligt att välja om kommentaren ska skrivas ut på offerten, eller en annan text kan också skrivas in som kommentar.

I skärmlistan visas t.ex. Rad, Produktbenämning, Lev antal och Summa per rad beroende på vilka kolumner som har valts in. Under skärmlistan i fönstrets sidfot visas statusraden med totalt antal transaktioner, total kostnad, täckningsbidrag och täckningsgrad samt summa för hela offerten.

Täckningsbidrag (TB) på det beställda värdet visas i transaktionssidans statusrad tillsammans med summan av ordervärdet. Uppgifterna visas beroende på fönstrets storlek, och om andra inställningar som t.ex. om funktionen Dölj inpris, kostnad och TG används.

Täckningsgraden (TG) i statusraden visar offertens totala täckningsgrad som utgör summan av försäljningsvärdet mot kostnader, då även viktat av hur många produkter som offereras i varje transaktion.

Beroende på fönstrets storlek visas också summan av det registrerade antalet i statusraden.

Om Enhetsantal förekommer på de ingående produkterna visas även summan av enhetsantalen som då t.ex. kan vara antal kollin vid försäljning av pallar, backar eller hela lådor av en viss produkt.

Om flera transaktionsrader markeras med hjälp av Ctrl eller Shift tangenterna kan följande förändringar utföras på flera rader samtidigt när knappen F7 - Spara väljs:

Ta bort. Markera flera transaktioner i skärmlistan och välj därefter F9 - Ta bort. Den efterföljande dialogen kommer då att fråga om markerade rader ska tas bort från offerten.

Ändra antal. Markera flera rader i en offert för att därefter sätta ett nytt offererat antal, eller nollställa tidigare antal på alla markerade rader.

Rabatt. Som ett alternativ till att förändra netto på en hel offert, kan Rabatt förändras på flera markerade transaktionsrader samtidigt i en offert.

Istället för att gå ur offertens transaktionsbild och granska den på bildskärm via direktutskriften på framsidan, kan förhandsgranskningen göras direkt från transaktionsfönstret. På detta sätt undviker man att växla mellan fönstren när granskning ska mellan olika ändringar i offertens rader.

Som en komplettering till att kopiera en hel offert kan rader också kopieras inom en öppen offert. Genom att först markera en eller flera rader, kan dessa sedan kopieras till motsvarande antal nya rader.

Efter att raderna har valts, högerklicka på listan och välj alternativet Kopiera markerade till nya rader.

När alla uppgifter är registrerade på en offertrad väljs knappen F7 - Spara för att spara raden och eventuellt påbörja registrering av en ny rad. Radnummer kommer då att räknas upp automatiskt och föreslå registrering av ny rad.

För att avbryta pågående registrering väljs istället knappen F8 - Avbryt. När raden avbryts kommer inga eventuella förändringar heller att sparas till offerten.

Välj knappen F9 - Ta bort för att ta bort en aktiverad rad, eller eventuellt flera markerade rader.

För att ta bort flera rader, markera först flera transaktioner i skärmlistan med hjälp av Ctrl eller Shift tangenterna och välj därefter F9 - Ta bort. Den efterföljande dialogen kommer då att fråga om markerade rader ska tas bort från ordern.

För att återgå till kunduppgifterna och fliken F2 - Huvud när alla rader är registrerade väljs knappen F12 - Stäng.

Om en strukturprodukt används vid registrering av transaktionen, kommer strukturen att skapas förutsatt att detaljavräkning är Utleverans. Vid val av knappen Struktur kan sedan strukturen förändras, t.ex. med nya rader eller genom förändringar av exempelvis detaljernas benämningar. Strukturen skapas med utgångspunkt från den struktur som är registrerad på huvudprodukten i Produkter - Struktur.

I övrigt hanteras strukturer vid offertregistrering på samma sätt som vid registrering av strukturer i kundorder.

Genom att välja knappen kopiera kan en ny offert skapas utifrån befintlig offert, order eller faktura.

Genom att använda knappen F5 - Prislista i Offertregistrering när en befintlig offert är uppe, kan en ny specialprislista skapas av transaktionerna i offerten. Det är även möjligt att lägga till eller uppdatera transaktioner till en redan befintlig specialprislista.

När man har använt en offert för att skapa order via kopiering i Order / faktura tas inte offerten bort utan finns kvar för vidare användning. Man kan ta bort offerter en åt gången i samband med Offertregistrering. Om man önskar ta bort flera offerter med tillhörande transaktioner samtidigt görs detta enklast med funktionen Ta bort Statistik.

Vid ändring av leveranstid på <F2 Huvud> på befintliga offerter ställs fråga om ändringen även ska göras på de ingående transaktionerna när man tar <F6 Transaktioner> och <F7 Spara>.