Offertregistrering

Winbas hjälp

Här registreras offerter vilka man sedan kan utgå från vid orderregistrering. Offerter skrivs ut direkt eller i Utskrifter Administration.

Kund

Ta fram kunden genom att ange ett nummer eller söknamn eller använd söklistan. Om en s.k. offertkund används kan kompletterande uppgifter anges via knappen Offertkund.

 

Nummer

Systemet kommer att använda nästa offertnummer angivet i Inställningar Administration vid registrering av ny offert. Använd söklistan eller ange offertnummer för att ta fram en befintlig offert.

Offertdatum

Systemet föreslår dagens datum som offertdatum och detta datum kan sedan vid behov förändras i samband med registrering.

Leveranstid

Leveranstid kan anges på offerten och kan då även föreslås automatiskt eller anges i efterhand beroende på inställningar. Det är t.ex. möjligt att koppla bort automatiseringen kring leveranstid vid offertregistrering och istället enbart behålla den för kundorder.

Vår referens

I Inställningar Order kan man välja att Vår referens föreslås både vid ny offert och ny kundorder, antingen som inloggad användare, kundens registrerade säljare eller inte alls. Man kan även skriva en valfri referens eller själv välja något av namnen som finns i sökregistret. Namnen i sökregistret registreras i avsnittet Användare och rättigheter.

Er referens

Er referens avser normalt den huvudreferens som finns registrerad i kundregistret och föreslås automatiskt om detta val är gjort i Inställningar Order. Om inte referens ska föreslås eller annan befintlig referens på kunden ska väljas kan knappen pil-ner användas för att få fram registrerade referenser på kunden.

När kundens referensperson anges finns också möjlighet att direkt spara en ny referens på kunden, eller ändra uppgifter på befintlig referens via knappen från offertregistrering. Uppgifter som läggs till eller förändras kan då t.ex. handla om referensens telefon, mobil eller e-postadress.

 

Godsmärke och Er order

I fälten Godsmärke och Er order kan valfri information registreras som senare också kopieras till försäljningsordern vid offertorder, uppgifterna kan sedan skrivas ut på respektive blankett.

Leveransadress

Om leveransen ska till annan adress än kundens fakturaadress registreras dessa uppgifter i avsnittet Leveransadress. På respektive kund i kundregistret kan det finnas flera leveransadresser upplagda som man kan välja på vid registrering av ordern, klicka på <Pil ner> och sökregistret med befintliga leveransadresser öppnas. På kunden kan det också finnas angivet vilken leveransadress som är Fast leveransadress, den adressen föreslås då automatiskt b.la. i Offertregistrering.

Vid registrering av en offert med en eventuell ny eller förändrad leveransadress, kan denna sparas direkt på kunden och lägger sig då i listan över kundens befintliga leveransadresser. Använd alternativet för att slippa gå omvägen via kundkortets leveransadresser i de fall man avser att registrera leveransadressen på kunden när den kan komma att användas igen vid ett senare tillfälle.

 

Genom att högerklicka på listan med leveransadresser kan också företagets egna leveransadresser visas i listan. Företagets leveransadresser används annars normalt i samband med beställning.

Anpassa leveransadress

Normalt visas namn och adressuppgifter när leveransadressen tas fram på en offert. Genom att anpassa leveransadress, kan även referens, telefon och e-mail visas, och även förändras på den enskilda ordern.

 

Klicka på knappen pil-ner i rubriken för att välja in eller välja bort uppgifter i avsnittet. Om flera fält än de som finns i standardutförandet har valts in, visas en rullningslist.

För att undvika att behöva använda rullningslist för att bläddra ner, kan fönstret förändras i höjdled vilket gör att alla valda uppgifter kan visas.

 

Transportsätt, leveransvillkor m.m. som är registrerade på kunden föreslås automatiskt och kan sedan ändras för respektive offert i det enskilda fallet.

Giltig t.o.m.

Giltig t.o.m. är ett datum som kan anges och avser då offertens giltighetstid. Uppgiften kan också designas in och skrivas ut på blanketten offert.

Via inställningen Föreslå offert giltig t.o.m. datum plus antal dagar är det möjligt att ange ett visst antal dagar som standard för att automatiskt föreslå en giltighetstid vid registrering av ny offert. Använd inställningen för att t.ex. alltid sätta 30 dagars giltighetstid på alla offerter och föreslaget datum kan därefter förändras i det enskilda fallet.

Enbart giltiga offerter

Som standard ligger alla registrerade inneliggande offerter till grund för det offererade antalet som visas på t.ex. produktkortet. Detta är möjligt att istället begränsa till offerter som har en giltighetstid t.o.m. dagens datum.

När listan med offerter har öppnats kan knappen Pil-ner i statusraden användas för att välja alternativet Enbart giltiga offerter. Alternativet kommer då att påverka både antal offerter som visas i listan, samt även det offererade antalet som visas på produkten.

Status

En status kan anges för offerten och utgör normalt en fördefinierad text. De olika statustexterna kan då också anges i ett bakomliggande register; Statustexter för offerter. Använd knappen Statustexter för ange de texter som ska användas. Registrerade texter kan sedan väljas med knappen pil-ner vid status.

Exempel på status

Offert lämnad

Offert antagen

Offert avslagen

Offert avslagen, gick till konkurrent

Ordernummer

Ordernummer visas när offerten blivit en order, offertorder. Detta för att kunna se vilka offerter som lett till kundorder, samt då också vilken order som avses. Ordernummer på offerten kommer då att sättas i samband med att offerten kopieras till en order och en offertorder skapas.

Dialogen Ändra status på offert

Vid kopiering av en offert till ny order kan en ny status också direkt sättas på offerten. I de fall statustexter har definierats i Statustexter för offerter, kommer då också dialogen Ändra status på offert att erbjuda en ändring av offertens status.

Kombinationen av status och ordernummer på offerten innebär då att man lättare kan se om en offert är omvandlad till order eller inte accepterad av kunden. Alla uppgifter enligt ovan är också möjliga att välja in i söklistan för offerter, för att lättare kunna se status eller söka på ett ordernummer.

Statustexter - Kalkyl %

Fördefinierade statustexter kan också användas för att kunna värdera sannolikheten för att offerten blir en kundorder. Detta görs då genom att ange en procentsats, som t.ex. 50 %. På detta sätt är det möjligt att beräkna det kalkylerade värdet av alla inneliggande offerter för att få en bedömning av hur mycket ordervärde det kan komma att generera.

Kalkyl % för status kan t.ex. vara 0, 25, 50, 75, 99 och 100. Kalkyl % = 0 för att definiera att det ej blev order, och 100 för att offerten har blivit en order. Den kalkylerade chansen att offerten blir en order skulle då t.ex. kunna anges med status i intervallet 25-99.

Rapporten Inneliggande offert kommer tillsammans med det totala offererade värdet också att visa summan av det kalkylerade värdet. Detta också baserat på urvalet som har gjorts, som t.ex. säljare eller datumintervall. Se mer om rapporten nedan:

Snabbregistrering

 

Om snabbregistrering är aktiverad visas också knappen Snabbregistrering. Snabbregistrering innebär att endast produktnummer anges. t.ex. via läspenna och att transaktionen därefter sparas direkt med antal 1 samt eventuell lagerplats. Funktionen kan då också nås med tangentkombinationen Ctrl+F7.

Prisoffert

Inpris som kostnad innebär att kostnaden alltid baserad på inpris oavsett om produktens lagervärde är angivet till Vägt inpris. Alternativet återfinns under fliken F3 - Övrigt och används för att skapa en s.k. Prisoffert där kostnaden baseras på inpris. För ytterligare information om begreppet prisoffert se avsnittet:

Utskrift av offert

Offerter kan skrivas ut genom direktutskrift eller i Utskrifter Administration. I Utskrifter Administration görs design av offerten och där anges även vilken skrivare som blanketten ska skrivas till.

För att skifta utskriftsläge mellan utskrift till skrivare och bildskärm eller ändra status för tidigare utskriven blankett, klicka på symbolen för direktutskrift.

 

Genom att klicka på symbolen för direktutskrift är det också möjligt att via samma meny ta fram en tidigare utskriven offert från Blankettarkivet i de fall man använder arkiverade offerter.

Funktionen kan användas t.ex. för att titta på en tidigare version av offerten som den såg ut vid utskriftstillfället.

 

Transaktioner

Med knappen F6 - Transaktioner öppnas registreringen av offertens transaktionsrader där produkter, kommentarer och antal m.m. anges.

Ange produkt, offererat antal, ápris och ev. rabatt i %. Den text som visas som kommentar hämtas från produktregistrets försäljningstext. Det är också möjligt att välja om kommentaren ska skrivas ut på offerten, eller en annan text kan också skrivas in som kommentar.

Förhandsgranska offert

Istället för att gå ur offertens transaktionsbild och granska den på bildskärm via direktutskriften på framsidan, kan förhandsgranskningen göras direkt från transaktionsfönstret. På detta sätt undviker man att växla mellan fönstren när granskning ska mellan olika ändringar i offertens rader.

Högerklicka på skärmlistan och välj alternativet i menyn.

Kopiera till nya rader

Som en komplettering till att kopiera en hel offert kan rader också kopieras inom en öppen offert. Genom att först markera en eller flera rader, kan dessa sedan kopieras till motsvarande antal nya rader.

Efter att raderna har valts, högerklicka på listan och välj alternativet Kopiera markerade till nya rader.

Spara

 

När alla uppgifter är registrerade på en offertrad väljs knappen F7 - Spara för att spara raden och eventuellt påbörja registrering av en ny rad. Radnummer kommer då att räknas upp automatiskt och föreslå registrering av ny rad.

Avbryt

 

För att avbryta pågående registrering väljs istället knappen F8 - Avbryt. När raden avbryts kommer inga eventuella förändringar heller att sparas till offerten.

Ta bort

 

Välj knappen F9 - Ta bort för att ta bort en aktiverad rad, eller eventuellt flera markerade rader.

För att ta bort flera rader, markera först flera transaktioner i skärmlistan med hjälp av Ctrl eller Shift tangenterna och välj därefter F9 - Ta bort. Den efterföljande dialogen kommer då att fråga om markerade rader ska tas bort från ordern.

Stäng

 

För att återgå till kunduppgifterna och fliken F2 - Huvud när alla rader är registrerade väljs knappen F12 - Stäng.


Kopiera tidigare offert, order eller faktura

Genom att välja knappen kopiera kan en ny offert skapas utifrån befintlig offert, order eller faktura.

Skapa specialprislista av offert

Genom att använda knappen F5 - Prislista i Offertregistrering när en befintlig offert är uppe, kan en ny specialprislista skapas av transaktionerna i offerten. Det är även möjligt att lägga till eller uppdatera transaktioner till en redan befintlig specialprislista.


Ta bort offerter

När man har använt en offert för att skapa order via kopiering i Order / faktura tas inte offerten bort utan finns kvar för vidare användning. Man kan ta bort offerter en åt gången i samband med Offertregistrering. Om man önskar ta bort flera offerter med tillhörande transaktioner samtidigt görs detta enklast med funktionen Ta bort Statistik.

Ska leveranstid även ändras på ingående transaktioner?

Vid ändring av leveranstid på <F2 Huvud> på befintliga offerter ställs fråga om ändringen även ska göras på de ingående transaktionerna när man tar <F6 Transaktioner> och <F7 Spara>.

Netto

Förändra netto genom att sätta rabatt på hela offerten.