Order / faktura - Huvud

Winbas hjälp

Översikt Order / faktura

Kund

Finns ingen offert att utgå från registreras order genom att först ange kund, skriv ett nummer eller söknamn eller använd söklistan för att ta fram kund. Transportsätt, leveransvillkor och betalningsvillkor som är registrerade på kunden visas men kan ändras för aktuell order.

Ordertyp

Ange typ av order, t.ex. order/faktura eller kreditfaktura. I Ordertyper lägger man upp ordertyper och anger nummerserier för order och faktura. Tänk på att när ordertyp kreditfaktura används ska antal registreras med minustecken för att justera Lagersaldo och få negativa belopp (kontrollera gärna beloppen som visas längst ner på bildskärmen, netto, frakt mm).

Om en ordertyp är angiven på kunden, kommer denna ordertyp att föreslås vid det tillfälle kunden väljs för registrering av order. Om ingen ordertyp är angiven på kunden, kommer standard ordertyp (1 Vanlig order) att vara aktiv om inget annat anges vid registrering av ordern.

Tillåt byte av ordertyp på befintlig order är inställning som aktiverar en knapp när en befintlig order visas. Väljs denna knapp erbjuds möjlighet att byta ordertyp på den aktuella ordern.

Funktionen kan användas t.ex. när man avser att placera order i olika fack, som att flytta inkomna webborder efter behandling, eller problemorder till specifik ordertyp under uppsikt.

 

Ordernummer

Systemet ger automatiskt nästa ordernummer när knappen F6 - Transaktioner väljs, eller när ordern sparas med knappen F7 - Spara. Om man avser att själv ange ordernummer ska det finnas en ordertyp upplagd som gäller för s.k. följesedelsfakturering, se avsnittet Ordertyper för ytterligare information.

För att ta fram en tidigare registrerad kundorder skriv in nummer eller använd söklistan för att välja ordern. Det är också möjligt att ta fram en tidigare använd order via funktionen Senast använda post. När en befintlig order har valts kommer numret och kundens nummer och namn att visas i fönstrets namnlist. Om det handlar om en order som ursprungligen är registrerad i webshop, kommer också Webordernr att visas i fönstrets namnlist.

Detsamma gällande vid offertorder, alltså när en offert kopieras och blir en kundorder.

Söklista för säljare

När söklistan öppnas från orderfönstret är det möjligt att bara visa order för den ordertyp som för tillfället är vald. Genom att växla till alternativet Visa enbart säljare, kan listan istället begränsas till inloggad användares order. Listan kommer då enbart att visa de order där användaren är registrerad som säljare.

Använd knappen Pil-ner till höger om kryssrutan nere i söklistans statusrad för att växla vy.

Sida vid sida. Normalt stängs söklistan efter att ett val har gjorts och vidare bearbetning sker i den valda kundordern. Genom att välja alternativet Sida vid sida öppnas söklistan istället som ett permanent skärmobjekt som ligger kvar på skärmen tills det stängs. Använd funktionen t.ex. när en selektering på begrepp såsom Säljare eller Resultatenhet har gjorts i söklistan, och man därefter önskar vidare bearbeta selekterade order, såsom att göra dem klara för fakturering

Orderdatum

Winbas föreslår systemdatum som orderdatum och detta datum kan sedan förändras i samband med registrering.

Leveranstid

Det är viktigt att leveranstid alltid anges på samma sätt, med vecka eller datum för att selektering av beställningar efter leveranstid ska vara möjlig. Leveranstid är inget datumfält, men leveranstiden anges med år, månad och dag (t.ex. 20120101) eller annat format angivet i Inställningar Order för att Winbas ska kunna ta hänsyn till beställningar i rutiner som Likviditetsanalys.

Den leveranstid som registreras föreslås sedan på varje orderrad i <F6 - Transaktioner> och förslaget kan sedan ändras individuellt för varje transaktion. Om man sedan avser att förändra leveranstiden på hela ordern visas dialogen Ska leveranstid ändras på ingående transaktioner för att även kunna påverka transaktionerna med förändringen.

Se följande avsnitt för inställningar kring att leveranstid ska gälla inom ett visst intervall, att leveranstid alltid måste anges samt automatiserat förslag av leveranstid vid registrering.

Projekt

Att använda projekt i orderregistreringen hanteras på samma vis som resultatenheter, dock kan projekt inte registreras på användare. I bokföringen används projekt som en tredje nivå, t ex möjlighet att följa upp intäkter på säljare och produktgrupp.

Exempel

  Konto 3010 - Inrikes momspliktig omsättning
  Resultatenhet 10 - Säljare Anders Johansson
  Projekt 15 - Produktgrupp Läskedryck

Projekt läggs upp i avsnittet Projekt i Administrationens huvudmeny.

Faktureras

För att fakturera order markeras alternativet Faktureras. När detta alternativ är valt kan även direktutskrift av faktura göras, markera alternativet Faktura under Direktutskrift. För att utföra själva faktureringen och direktutskrift ta knappen <F7 Spara>. När order är fakturerad är den borta och fakturan har registrerats i reskontran och ett bokföringsunderlag kan skrivas ut, utskrift Fakturajournal. Se även följande avsnitt för fakturering av många order samtidigt:

Samfaktureras

Order som är markerad för samfakturering på fliken <F3 Övrigt> finns kvar i orderrutinen oavsett om markeringen Samfaktureras är vald eller inte.

 

Order som ska samfaktureras blir fakturerad först när rutinen Samfakturering utförs och om alternativet Samfaktureras är markerat. Samfakturering innebär normalt att flera order till en kund skrivs på samma faktura.

Alternativet Samfaktureras kan även sättas i samband med att själva samfaktureringen utförs:

Vår referens

I Inställningar Order kan man välja att Vår referens föreslås, antingen som inloggad användare, kundens registrerade säljare eller inte alls.

Det är även möjligt att skriva in en valfri referens eller själv välja något av namnen som finns i listan vid knappen pil-ner. Om en signatur anges kommer namnet på användaren att skrivas ut automatiskt. Namnen på användarna i listan registreras i avsnittet Användare och rättigheter.

 

Om en signatur anges i fältet Vår referens kommer det fullständiga namnet att skrivas ut när man trycker på Enter.

Administratören kan också ställa in att en dialog alltid ska visas som innebär att användaren alltid manuellt måste registrera sig som referens vid varje ny order.

Er referens

Er referens avser normalt den huvudreferens som finns registrerad i kundregistret och föreslås automatiskt om detta val är gjort i Inställningar Order. Om inte referens ska föreslås eller annan befintlig referens på kunden ska väljas kan knappen pil-ner användas för att få fram registrerade referenser på kunden.

När kundens referensperson anges finns också möjlighet att direkt spara en ny referens på kunden, eller ändra uppgifter på befintlig referens via knappen från orderfönstret. Uppgifter som läggs till eller förändras kan då t.ex. handla om referensens telefon, mobil eller e-postadress.

 

Godsmärke och Er order

I fälten Godsmärke och Er order kan valfri information registreras och skrivas ut på blanketter.

Leveransadress

Om leveransen ska till annan adress än kundens fakturaadress registreras dessa uppgifter i avsnittet Leveransadress. På respektive kund i kundregistret kan det finnas flera leveransadresser upplagda som man kan välja på vid registrering av ordern, klicka på <Pil ner> och sökregistret med befintliga leveransadresser öppnas. På kunden kan det också finnas angivet vilken leveransadress som är Fast leveransadress, den adressen föreslås då automatiskt b.la. i Order / faktura.

Sök adress. Vid många registrerade leveransadresser är det också möjligt att selektera, och därmed begränsa listan till enbart matchande begrepp när en adress ska väljas. Sökningen gäller då alla adressuppgifter såsom utdelningsadress och postadress. Skriv in sökbegreppet såsom en gatuadress eller stad när sökregistret för leveransadresser för en kund är öppnat.

Spara adress. Vid registrering av en kundorder med en eventuell ny eller förändrad leveransadress, kan denna sparas direkt på kunden och lägger sig då i listan över kundens befintliga leveransadresser. Använd alternativet för att slippa gå omvägen via kundkortets leveransadresser i de fall man avser att registrera leveransadressen på kunden när den kan komma att användas igen vid ett senare tillfälle.

 

När en adressuppgift har förändrats på ordern är det möjligt att spara ändringar till den valda adressen eller skapa en helt ny leveransadress på kunden baserat på uppgifter angivna på ordern.

Genom att högerklicka på listan med leveransadresser kan också företagets egna leveransadresser visas i listan. Företagets leveransadresser används annars normalt i samband med beställning.

En adress som visas kan också öppnas i en karta genom att klicka på knappen Visa på karta:

Anpassa leveransadress

Normalt visas namn och adressuppgifter när leveransadressen tas fram på en kundorder. Genom att anpassa leveransadress, kan även referens, telefon och e-mail visas, och även förändras på den enskilda ordern.

 

Klicka på knappen pil-ner i rubriken för att välja in eller välja bort uppgifter i avsnittet. Om flera fält än de som finns i standardutförandet har valts in, visas en rullningslist.

För att undvika att behöva använda rullningslist för att bläddra ner, kan fönstret förändras i höjdled vilket gör att alla valda uppgifter kan visas.

 

Snabbregistrering

 

Om snabbregistrering är aktiverad visas också knappen Snabbregistrering. Snabbregistrering innebär att endast produktnummer anges. t.ex. via läspenna och att transaktionen därefter sparas direkt med antal 1 samt eventuell lagerplats. Funktionen kan då också nås med tangentkombinationen Ctrl+F7.

Utskrifter

Order, följesedel, plocksedel, fraktsedel och fakturor skrivs ut med direktutskrift eller i Utskrifter Administration. I Utskrifter Administration görs design av utskrifter och där anges även vilken skrivare som utskrifterna ska skrivas till.

Om direktutskrifter är vanligt förekommande vid registrering av order kan de enskilda blanketterna alltid föreslås när ordern sparas på grundval av inställningar gjorda i Inställningar Order - Förslag.

För att skifta utskriftsläge mellan utskrift till skrivare och bildskärm, ändra status för tidigare utskriven blankett eller backa delleverans, klicka på symbolen för direktutskrift.

 

Menyn erbjuder även möjlighet att lägga till eller förändra webordernummer på befintlig kundorder.

Summaraden

Summaraden längst ner i fönstrets sidfot visar summeringar på den aktuella ordern. Normalt visas belopp i summaraden, såsom Vikt, Netto och Summa i Order / faktura baserat på levererat antal vid delleverans. Det är också dessa uppgifter som visas t.ex. på fraktsedel. I vissa lägen är man mer intresserad av ordern baserat på beställt antal, t.ex. när levererat antal är nollställt, eller när man som säljare vill se ordern baserat på vad som är beställt i sin helhet.

När en order är föremål för delleverans, kommer flikarna för Beställt och Levererat att visas i summaraden. I normalläget är fliken Levererat aktiverad, vilket betyder att summaraden är baserad på levererat antal enligt standard.

Genom att välja fliken Beställt, kommer istället summorna att visas med avseende på beställt antal oavsett vad som ska levereras. Ändring av fliken hanteras som en inställning per användare, vilket innebär att Beställt kommer att gälla, fram tills man ändrar tillbaka.

 

Följande finns tillgängligt i summaraden:

Vikt och volym

Netto

Förändra orderns netto genom att sätta rabatt på hela ordern.

Avgift

Hantering av speciella avgifter vid försäljning.

Faktureringsavgift

Hantering och villkor för faktureringsavgift.