Order / faktura - Övrigt

Winbas hjälp

Översikt Order / faktura

Under fliken <F3 Övrigt> finns ytterligare uppgifter som föreslås från kunden i kundregistret. Alla uppgifter utom Momskod och Landskod kan ändras för aktuell order. Dessa två uppgifter kan endast ändras på kunden i rutin Kunder.

Fakturakundnummer

Fakturakundnummer föreslås när en kund har valts in i ordern och används om fakturan ska skickas till annan kund och fakturaadress än den angivna kunden.

Momskod

Momskoden anger om moms ska beräknas på nettobelopp och vilket försäljningskonto som ska konteras. Förutom denna momskod på kunden finns det momskod på alla produkter. Momskoden på produkten anger i sin tur vilken momsprocentsats som ska användas men också försäljningskonto.

 

De olika momsprocentsatserna finns registrerat i Inställningar Order. På den produktgrupp som är angiven på produkt återfinns försäljningskonto för olika momskoder. Om ingen produktgrupp är angiven på produkten hämtas försäljningskonto från det förslag för produktgrupp som är angivet i Inställningar Produkter.

Vid ändring av den föreslagna momskoden gäller följande:

Säljare

Är säljare registrerad på kunden i Kunder kommer säljaren att föreslås automatiskt om inget annat är angivet i inställningar för order. Säljarens namn kan föreslås som Vår referens om detta alternativ är valt i Inställningar Order. Alternativt kan istället säljaren föreslås från Vår referens eller användaren som registrerar ordern. Vid utskrift av Detaljstatistik i Utskrifter Administration kan urval eller uppdelning göras på säljare, d.v.s. säljare som är registrerad på order. Säljare registreras i Användare under menyn Arkiv.

Delbetalning

Det finns möjlighet att dela upp faktura i flera delbetalningar. Man anger Antal delbetalningar samt Förfallodatum och Belopp för delbetalningarna. Winbas registrerar ursprungsfakturan som betald i reskontran och nya fakturor tillkommer med samma fakturanummer, men med ett löpnummer tillagt slutet av fakturanumret för varje delbetalning.

 

Börja med att ange antal delbetalningar (1 - 99). 1 delbetalning är standard och innebär en faktura i reskontran som vanligt, 2 eller fler innebär att delbetalning aktiveras. Ange förfallodatum respektive belopp för varje delbetalning utom den första delbetalningen som automatiskt erhåller orderns förfallodatum samt resterande belopp.

 

 

 

 

 

Ange antal delbetalningar inklusive första betalningstillfället.

Registrera förfallodatum och belopp för varje betalning utöver första betalningstillfället.

Första betalningen kommer att har orderns förfallodatum och återstoden av fakturabeloppet efter angivna delbetalningar.

 

 

 

Fakturanr

Fakt.datum

Förf.datum

Fakt.bel

Bet.datum

Status

Saldo

100326

2018-09-18

2018-10-18

750,00

2018-09-18

B

0,00

10032601

2018-09-18

2018-10-18

250,00

 

R

250,00

10032602

2018-09-18

2018-11-01

200,00

 

R

200,00

10032603

2018-09-18

2018-12-01

300,00

 

R

300,00

I Kundreskontran skapas fakturorna för senare inbetalning med löpnummer om två positioner, dock minst totalt åtta positioner beroende på inställning i Inställningar för kunder.

Notera att funktionen delbetalning inte är aktiverad om ordern är kodad som samfakturering.

Resultatenhet

För att kunna följa intäkter i bokföringen kan resultatenhet registreras på ordern manuellt eller automatiskt. I Inställningar Order anges om resultatenhet ska hämtas från användaren, kunden, produktgruppen eller inte alls. Det innebär samtidigt att resultatenhet kan registreras för respektive Användare, Kunder och Produktgrupper. Resultatenheter läggs upp i bokföringen i avsnittet Resultatenheter. På varje orderrad i F6 - Transaktioner är det även möjligt att också ändra eller registrera resultatenhet om denna möjlighet är inställd i Inställningar Order.

Bokföringsdatum

I de fallen fakturan ska bokföras på ett datum och registreras i reskontran på annat datum anges önskat bokföringsdatum. De kreditdagar kunden får tillgodo räknas från fakturadatum som vanligt. Om inget bokföringsdatum har angivits används systemdatum istället som fakturadatum. Vid samfakturering och inställningen en faktura per kund kommer bokföringsdatum inte att vara tillgängligt för registrering, eftersom fakturadatum då alltid blir systemdatum.

Landskod

Landskoden går inte att ändra i rutin Order utan endast på kunden i kundregistret. Landskoden har betydelse vad gäller redovisning av handel med EU-länder. I rutin Landskoder markeras om en landskod är ett EU-land. Om en kund har en sådan landskod görs en särskild markering på order, Intrastat vilket gör att EU-rapporter, Intrastat och Periodisk sammanställning (Kvartalsredovisning) som redovisas till myndigheterna kan skrivas ut i Winbas.

Språkkod

Vid utskrift av blanketter anger språkkoden vilken blankett som ska skrivas ut. Man kan göra blanketter för olika språk, t ex faktura med engelsk text, språkkod EN. I Utskrifter Administration görs design av blanketter för respektive språk som ska användas. Dessutom kan utländska benämningar registreras på produkter i avsnittet Produkter.

Valutakod

I Winbas finns möjlighet att använda olika valutor. En kund i Storbritannien ska inte ha faktura i SEK utan beloppen på fakturan ska vara i GBP. Om man använder olika valutor bör man också ha en prislista upplagd på produkterna med priser i utländska valutor. I avsnittet Kunder finns angivet vilken prislista som gäller för kunden.

Valutakurs

Används valutakod SEK på order ska valutakursen alltid vara 1,00. Registreras order med annan valutakod än SEK hämtas kursen från valutatabellen i Winbas. Man kan ändra valutakursen på en order, men vanligtvis görs uppdatering av valutakurserna i Valutatabell. När fakturering görs räknar Winbas om fakturabeloppet till SEK enligt valutakurs som är angiven på order så att bokföringsunderlaget blir i svenska kronor.

Genom att använda funktionen Valutauppdatering vid fakturering aktiveras automatisk valutauppdatering på ordern mot valutatabellen i samband med att ordern faktureras. Om alternativet är aktiverat är fältet valutakurs inte aktiverat för inmatning och är istället grå för att indikera att orderns kurs ändå inte kommer att gälla i samband med fakturering.

Expedierad av

Expedierad av är ett begrepp som kan anges vid utleverans av en order, t.ex. i samband med att följesedel skrivs ut. Begreppet anger då normalt signaturen för den som har plockat eller packat ordern och ger då spårbarhet, samtidigt som det finns en referens för uppföljning vid felplock.

Namnet på användaren som har signerat ordern kan därefter skrivas ut på följesedel och faktura eller annan försäljningsblankett efter att den designats in på blankettens sidhuvud eller sidfot.

 

Beroende på inställning kommer dialogen Ange Expedierad av vid utskrift av följesedel att visas om signaturen inte tidigare har angivits på ordern, som då även erbjuder signering direkt i dialogen för att kunna komma vidare med utskriften.

Till lagerplats vid lageromflyttning

Om lagerplatser används kan en omflyttning till annan lagerplats göras direkt från ordern. Produktens totala lagersaldo kommer då att förbli oförändrat och minskningen av radernas ingående lagerplatser kommer då att spegelvändas (ökas) på den lagerplats omflyttningen sker till.

Notera att produktens lagersaldo kan påverkas om någon av de inblandade lagerplatserna är exkluderade. Om den lagerplats som finns angiven att flytta till är exkluderad, kommer således en minskning av produktens lagersaldo att ske.

Funktionen används när varor ska flyttas mellan olika lagerplatser eller från centrallager till annan lagerplats. I dessa fall krävs det ofta någon form av dokument såsom följesedel för frakten, varför en kundorder eller intern order skapas.

Resultaten av omflyttningen kan jämställas med den som också kan göras i funktionen Lagerjustering. Istället för att i efterhand göra en manuell påfyllning av lagerplatsen som godset ska flyttas till, kan detta skötas automatiskt genom att ange Till lagerplats vid lageromflyttning. På samma sätt kommer då också att inleveranstransaktioner (I) skapas vid en lageromflyttning även på en interorder.

Lagersaldot kommer då som vanligt att dras från orderradernas lagerplatser och samtidigt ökas på den angivna lagerplatsen i samband med fakturering av ordern. Notera att lageromflyttning inte kan utföras tillsammans med Samfakturering, enbart vanlig fakturering kan användas.

Funktionen är enbart aktiverad när lagerplatser används vid inställningen Enbart befintliga lagerplatser i inställningar för produkter.

Lageromflyttning utan fakturering

I de fall man har flera geografiska lager där produkter flyttas runt, är det även möjligt att flytta från ett lager till ett annat utan att effektuera internordern. Vid en omflyttning används då istället knappen Lageromflyttning utan fakturering.

Fönstret Lagerjustering öppnas med ordens innehåll där den angivna lagerplatsen då ökas med orderns ingående antal, och respektive lagerplats i ordern minskas med sitt antal. När godset har nått sin slutliga destination, kan sedan orden faktureras ur systemet på vanligt sätt.

Godkänn lagerjustering. När omflyttningen har förhandsgranskats och Lagerjustering stängs ges en kontrollfråga, som också ger möjlighet att byta lagerplats på orderns ingående transaktioner till den lagerplats dit omflyttningen har skett. Detta innebär att orderrader och eventuella strukturdetaljer i ordern kommer att förändras med avseende på lagerplats och orderantal till den angivna lagerplatsen.

Alternativet Nej - Enbart godkännande av lageromflyttningen kan användas när man inte avser att flytta själva ordern, men ändå utföra lageromflyttningen.

Detta då också beroende på inställningen Fråga om lagerplats vid lageromflyttning från order. Genom att koppla bort inställningen kommer lagerplatser alltid att uppdateras vid godkännande av lageromflyttningen. Koppla bort inställningen när ordern alltid ska flyttas tillsammans med lageromflyttningen.

Knapp

Godkännande av lagerjustering på order

Ja

Orderns lagerplatser sätts enligt angiven Till lagerplats.

Nej

Enbart godkännande av lageromflyttningen.

Avbryt

Omflyttningen ligger kvar för andra åtgärder.

En annan åtgärd kan då t.ex. vara att markera alla och ta bort raderna för att ångra omflyttningen.

Om inställningen Fråga om lagerplats vid lageromflyttning från order är avslagen uppdateras istället alltid lagerplatserna vid godkännandet.

Ändring av orderns lagerplatser sker alltid vid godkännande av omflyttningen.

Funktionen kräver då också rättigheten Lagerjustering.

Strukturer. Lageromflyttningar från order med försäljningsstrukturer stöds i samband med lageromflyttning utan fakturering. Detta innebär att strukturens detaljer kommer att föreslås för lagerjustering, samt att lagerplatser och orderantal ändras för strukturdetaljer till den angivna lagerplatsen. Genom att t.ex. flytta till exkluderade lagerplatser kan lagersaldot döljas för detaljer i strukturer som tillfälligt står på en annan geografisk plats men ännu inte fakturerats.

Tidigare flyttad. Om ordern sedan tidigare är flyttad till en lagerplats, kommer inga transaktioner att föreslås för lagerjustering om samma lagerplats väljs för omflyttning igen. Enbart eventuella nya transaktioner registrerade på ordern kan då bli aktuella för lageromflyttning beroende på lagerplats.

Kommentar / försäljningstext

Försäljningskommentaren registreras eventuellt först på kunden och föreslås därefter från kunden till ordern och kan därefter även förändras vid det enskilda tillfället. Denna kommentar kan sedan väljas in på försäljningsblanketternas sidhuvud eller sidfot.

Restorder

Endast om alternativet Restorder är markerat kommer order att ligga kvar med orderrader där levererat antal är mindre än beställt antal när order är fakturerad.

Exempel

Beställt antal 100, Levererat antal 50

Efter fakturering

Beställt antal 50, Levererat antal 50

Funktionen med restorder gäller även för orderrader som ej är markerade Frisläpp. Läs om frisläpp i <F6 Transaktioner>.

Öresutjämning

Är alternativet öresutjämning markerat kommer fakturabeloppet att innehålla hela kronor (eller annan valuta).

Samfakturering

Samfakturering innebär att flera order inkluderas på en och samma faktura när fakturering utförs via Samfakturering.

Intrastat

Om kunden finns i annat EU-land ska Intrastat och Kvartalsredovisning skickas till myndigheterna för redovisning av handel med EU-länder. I Inställningar Produkter finns förslagen registrerade för EU-Trepart och EU-Transaktionskod som föreslås. EU-Transportkod hämtas från rutin Transportsätt.