Projekt - Huvud

Winbas hjälp

Översikt Projekt

Fliken Huvud innehåller grundläggande information om projektnummer, namn och giltighetstid.

Nummer

I princip behövs endast projektets Nummer anges för att projektet ska kunna användas. Projektets Nummer är ett numeriskt fält som används vid registrering där projekt förekommer i olika delar av systemet.

Huvudprojekt

Huvudprojekt anges om det är ett delprojekt som ska kopplas till ett annat projekt. Vid utskrift av Projektrapport och Upparbetad tid i Utskrifter Administration är det möjligt att välja mellan projekt eller endast huvudprojekt.

Projektnamn

Projektnamn är valfritt och kan vara vad som helst som t.ex. ett kundnamn eller liknande. När ett befintligt projekt har valts visas projektets nummer och namn uppe i fönstrets namnlist för att underlätta identifiering av det aktiva projektet när flera fönster är öppna, eller när fliken F3 - Övrigt har valts på projektet och nummer och namn inte är synliga.

Startdatum och Avslutas datum

Som Startdatum anges den dag projektet börjar. Avslutas datum är det datum projektet beräknas att vara avslutat.

Beskrivning

Fältet Beskrivning kan användas för att skriva valfri information. Texten skrivs också ut på utskriften Projektrapport.

Projekttyper

I fälten för projekttyper anges till vilka typer projektet tillhör. Välj med pil-ner ur det bakomliggande registret där projekttyper registreras. Upp till femtio typer kan anges på varje projekt och dessa är fullt sökbara via selektering.
F5 - Projekttyper medger registrering av Rubrik och Namn, där en rubrik innehåller flera namn.

Betalningssätt och Ev. fast anbudspris

Ett Betalningssätt måste finnas registrerat. I Inställningar Projekt finns angivet ett betalningssätt som registreras på projektet om man själv inte anger något.

Betalningssätt Löpande räkning används om upparbetad tid/tidrapporter ska registreras och faktureras till kund löpande.

Betalningssätt Fast pris används om ett fast anbudspris är överenskommet med kund och då kan man även ange Ev. fast anbudspris. Är betalningssätt Fast pris angivet på projektet är det normalt att de tidrapporter som registreras inte kommer med till avsnittet Vidaredebitera tid för fakturering till kund. Vill man dock ha möjlighet att fakturera kund upparbetad tid som inte ingår i det fasta anbudspriset måste man ange att tidrapport ska separatdebiteras. För att kunna separatdebitera ska alternativet Använd separatdebitering vara markerad i Inställningar Projekt.

Vår referens

Vår referens avser den som har hand om projektet. Det är till fördel att registrera referenser så att man vet vem som har hand om respektive projekt.

Slutdatum / avslutat

Finns ett datum angivet som slutdatum är projektet spärrat för registrering beroende på inställningen Tillåt registrering på avslutade projekt i Inställningar projekt.

Om det finns underprojekt kopplat till detta projekt så sätt även slutdatum på dessa projekt manuellt.

Offerter, Order, Fakturor och Beställningar

 

Genom att välja något av alternativen till vänster om de ackumulerade beloppen kan inneliggande offerter, order, fakturor eller beställningar visas på ett projekt. Informationen visas i form av söklistor med knapplista, vilket möjliggör att även transaktioner på en viss faktura kan visas, eller att t.ex. en fakturablankett kan skrivas ut.

Inget projekt är valt. Om inget projekt är valt på skärmen vid tillfället då söklistan visas, exempelvis efter att man har valt F8 - Avbryt - innehåller söklistan alla offerter, order eller fakturor. I detta fall kan ett projekt väljas via söklistan på grundval av exempelvis en viss order, för vidare bearbetning i fönstret Projekt.

Alla fakturor visas.

Projekt är valt. Om ett projekt är aktiverat och visas på projektkortet, kommer söklistan istället att innehålla enbart de poster som tillhör det aktuella projektet.

Enbart fakturor på projektet.

Fakturerat belopp, Kalkylerad kostnad och Kostnad

Gällande statistiken och de ackumulerade beloppen Fakturerat belopp, Kalkylerad kostnad, Kostnad och motsvarande för separatdebiterade belopp, uppdateras dessa fält på skärmen när projektet uppdateras med knappen Uppdatera projekt.

Uppdatera projekt

Med knappen Uppdatera projekt görs uppdatering av projekt, systemet läser alla projekttransaktioner på aktuellt projekt.

 

Projekttransaktioner kan vara transaktioner som kommer t.ex. från registrering av leverantörsfaktura, kundfakturering, tidrapporter eller bokföringens verifikationsregistrering. För en komplett lista med transaktionstyper se avsnittet projektrapport nedan.

 

För att transaktioner ska vara projekttransaktioner ska antingen berörda produktgrupper eller konton vara kopplade till projekttransaktionsgrupper. I rutin Transaktionsgrupper registreras dessa och där kan man också koppla transaktionsgrupper till konton och produktgrupper eller också görs kopplingen i samband med Kontoplan eller i rutin Produktgrupper.

Projektrapport

När ett projekt är uppdaterat är det möjligt att göra direktutskrift av Projektrapport eller granska denna på bildskärm. Utskrift av Projektrapport kan också göras i Utskrifter Administration.

 

Skärmlistan

I skärmlistan visas valda kolumner med alla projekt som finns registrerade. Genom att anpassa skärmlistan kan uppgifter om t.ex. eventuell kund, prislista eller leveransadress visas.
Även Förändringsdatum återfinns som valbar kolumn i skärmlistan. D.v.s. om kolumnen väljs in är det möjligt att se datum och tid då projektet senast förändrades.
I listan visas både aktiva och avslutade projekt, detta förutsatt att inte Visa enbart pågående projekt i statusraden är markerad.

Visa enbart pågående projekt

Enbart pågående projekt innebär att bara de projekt som inte har ett Avslutat datum angivet kommer att visas i listan. Om Visa enbart pågående projekt har valts när fönstret stängs, kommer också enbart ej avslutade projekt att visas nästa gång fönstret visas.

Om registrering på avslutade projekt är tillåten visas normalt alla projekt i listan med sökregistret där registrering av projekt förekommer, såsom t.ex. i Order / faktura. Om Alternativet Visa enbart pågående projekt är valt, kommer listan istället att begränsas till enbart pågående projekt även vid registrering.

 

Inställningen visar enbart pågående projekt även vid registrering av projekt i andra rutiner.

Senaste använda projekt i administrationen

På samma sätt som senaste använda kunder eller kundorder, kan också senaste använda projekt visas i en snabbmeny med de sista aktuella projekten där det senast använda projektet visas överst i listan.

 

Senaste använda projekt.

Välj senast bearbetade projekt med symbolen Pil-höger eller tangenterna Alt+Pil-höger i själva projektfönstret, eller t.ex. när projektet ska väljas in på en beställning, offert, kundorder eller annan funktion i avsnittet Administration.