Projekt - Beskrivning av projekthantering

Winbas hjälp

Översikt Projekt

Projektet som uppsamlingsbegrepp

Ett projekt i Winbas är ett uppsamlingsbegrepp, vanligen en entreprenad eller en affär av något slag vars livslängd kan vara alltifrån en dag till flera år. Projektet kan läggas upp manuellt eller automatiskt vid registrering av en order i Winbas.

Målsättningen är att projektet skall uppdateras direkt då händelsen äger rum, och inte som förr då man av tradition enbart hanterade redovisningsdata i projektuppföljningen. Man kan därför koppla information från olika delar av Winbas i grupper, s.k. Transaktionsgrupper.

Inställningar och konton

Börja med att projektmärka de konton i kontoplanen som skall användas. Lägg sedan upp eventuella debiteringskoder avseende de olika typer av tid som läggs ner i samband med projekt. Alternativt kan produkter användas för tidsregistrering. En viktig fråga är om projekt alltid måste registreras, t.ex. efter att frågan om automatregistrering av projekt har visats. Detta anges i Inställningar projekt och här uppkommer ofta frågan om leverantörsfakturor kan projektkonteras vid registrering annars förordar vi attesthantering.

Om material plockas ut mot ett projekt som inte löpandefaktureras så kan det vara en god idé att använda sig av Winbas Internhantering.

Under Inställningar Projekt anges vissa grunduppgifter som gäller för projektuppföljning i administrationen, bl.a. om det ska vara möjligt att vidaredebitera leverantörsfakturor till projekt. Se till att uppgifterna i Inställningar Projekt är ifyllda innan projektuppföljning påbörjas.

Fakturor

Observera att leverantörs och kundfakturor finns med på projektrapporten fram till dess att bokföringsjournalen skrivits ut. Om inte reskontrorna är integrerade mot redovisningen kan ett glapp uppstå i projektrapporteringen från det att journalen är utskriven fram till dess den är bokförd.

Kalkyl

Det går att lägga upp en del grundinformation på varje projekt och det finns möjlighet att följa ett projekt mot upplagd kalkyl. Projektkalkyl kan också kopplas till bokföringen så att en särskild projektrapport kan göras i rutin Egna rapporter i bokföringen.

Rapporter

Utskrift av Projektrapport, Debiteringsunderlag och Upparbetad tid görs i Utskrifter Administration. Det går även att göra direktutskrift av Projektrapport eller granska den på bildskärm direkt i rutinen. I Utskrifter Bokföring finns utskrifter per projekt, bl.a. Resultatrapport.