Utskrifter Administration - Fakturajournal Kunder

Winbas hjälp

Utskrifter Administration
Bokföring via integration
Journalminne

Utseendet bestäms av inställningar gjorda i Design av listor och rapporter

Ej tidigare utskrivna

Vid utskrift av fakturajournal skapas och skrivs bokföringsunderlag ut. Bokföringsunderlaget följer den nummerserie som har angivits i inställningar för kunder.

Fakturor. För att skriva ut fakturajournal över kundfakturor markeras alternativet Fakturor.

Betalningar. När inbetalningar av kundfakturor registrerats tas fakturajournal ut, markera i detta fall alternativet Betalningar.

Fr.o.m. - T.o.m. datum hänvisar till det datumintervall som fakturadatum tidigare har registrerats på. Intervallet som föreslås baseras på ej tidigare utskrivna transaktioner i intervallet hel kalendermånad.

Om det finns ej utskrivna transaktioner på ett tidigare datum än den som anges visas en varning. Rekommendationen är att alltid skriva ut den period som föreslås, och därefter skriva ut den senare perioden.

Om man har ändrat förslaget på datum för fakturajournalen vid licensierad kontrollenhet, och det finns transaktioner i en tidigare period - kommer utskriften då inte att kunna ske för den angivna senare perioden. Dialogen kommer då istället att föreslå den tidigare perioden för att säkerställa att alla rapporter skrivs i kronologisk ordning att avstämning alltid sker korrekt på alla tidigare fakturor och kvitton. (Se mer om licensierad kontrollenhet nedan.)

Fakturatyp 1 till 9 - eller alla

Normalt inkluderas fakturor i alla fakturatyper i fakturajournalen. Om man önskar att enbart skriva ut och kanske även integrera en viss typ (t.ex. kontantnotor), kan denna väljas i listan över registrerade ordertyper. I listan visas alla typer som har en Egen fakturanummerserie. Ordertyper som är registrerade med Gemensam fakturanummerserie kan inte separeras i fakturajournalen.

Tidigare utskrivna

Tidigare utskrivna ger möjlighet att välja en tidigare utskriven fakturajournal genom att ange numret på bokföringsunderlaget.

Man kan då skriva ut bokföringsunderlaget igen och även integrera journalen med bokföringen om detta inte gjordes vid det första utskriftstillfället. Om det har gjorts tidigare ges en varning om detta:

Senast registrerade bokföringsunderlag. Genom att välja Alt-Pil-ner vid Tidigare utskrivna visas de senaste bokföringsunderlagen i en lista. Listan visas i förhållande till det bokföringsunderlag som för tillfället visas i fältet. Föreslaget bokföringsunderlag är från början är det senast skapade bokföringsunderlaget om inget annat har angivits.

Raderna i listan visar om journalen gäller fakturor eller betalningar samt vilket datumintervall som journalen avser. Dessutom visas även uppgifter om att journalen är integrerad med bokföringen (Ja/Nej) - och då även till vilket verifikationsnummer och serie. Man kan då lätt se om journal är integrerad innan den skrivs ut vid avstämning, och vilken verifikation den tillhör.

Genom att använda knapplistan till vänster om journalens nummer visas fakturans eller betalningens bokföringsdatum tillsammans med texten som specificerar fakturanummer och kundens namn.

Integration och sammandrag

Bokföring via integration I det fallet man väljer Ej tidigare utskrivna transaktioner och de fakturor eller betalningar som ligger inom angivet datumintervall skrivs då ut på journalen. Vidare anger man om transaktionerna ska in i Bokföring via integration. Vid integration med bokföringen ges en fråga om verifikationerna ska uppdateras eller inte. I detta läge föreslås ett bokföringsdatum som finns möjlighet att ändra före integration.

Verifikationsserie för kundreskontra Verifikationsserie föreslås enligt de inställningar som har gjorts i Inställningar Kunder. Standardserien för kundreskontra fakturor och betalningar är serie B om inget annat har angivits.

Utseendet på verifikationerna bestäms av de inställningar man har gjort i avsnittet Bokföring via integration under Inställningar Kunder.

Om man önskar att göra justeringar på verifikationen eller av misstag har bokfört den i fel period så kan den justeras om inte perioden är uppdaterad i bokföringen. Om man gör andra justeringar avseende kund och leverantörsreskontra så rekommenderar vi att detta görs i serie B eller C då man på detta sätt kan hålla transaktionerna samlade.

Endast sammandrag skriver enbart ut sammandraget med fakturaposter och summan av konteringar. Fördelen med detta är att man vid stora journaler kan minimera utskriften till summan av konteringarna, istället för att som annars - få ut alla enskilda konteringar på alla fakturor.

Sammandraget

Fakturajournalernas sammandrag består av minst två sektioner varav den första specificerar de fakturor som ingår i journalen. Den andra delen består av summerade konteringar för respektive kontobenämning, konto och eventuell resultatenhet eller projekt.

Kontantnotor - Sammandrag per användare / terminal

Om fakturatyp 7 (Kontantnota) väljs i fakturajournalen kan sammandraget delas per användare eller terminal där kontantköpet har skett. I detta fall kanske fakturajournalen skrivs per dag som dagrapport och uppdelningen följer då inställning som tidigare har bestämts i Inställningar order - Kassa.

Beroende på vilken inställning som har gjorts kan följande typer av uppdelning på kontantnotor ske.

  1. Användare / inloggad signatur i Winbas kommer att göra uppdelningen per inloggad användare i Winbas.

  2. Datornamn / kassaterminal kommer istället att dela upp kontantnotorna per fysisk terminal där kontantköpet har gjorts. Detta alternativ kan då t.ex. användas om man avser att stämma av enskilda kassaterminaler mot fakturajournalen.

  3. Datoranvändare / inloggad i Windows. I de fall man av någon anledning använder samma datornamn, men loggar in i Windows på olika konton kan denna inställning användas istället för uppdelning per datornamn.

Z-dagrapport vid certifierad kontrollenhet

Alltid senaste ej tidigare utskriva period

Normalt tillåts inte utskrift av en senare period än den föreslagna, om det finns ej utskrivna transaktioner i en tidigare period än den angivna perioden vid licens för certifierad kontrollenhet. Utskrift av andra typer kommer dock att tillåtas, men tidigare bokföringsunderlag för den aktuella fakturatypen måste då vara utskrivna. Man kan då t.ex. att välja att skriva ut kontantnotor för senare period, men vänta med andra fakturatyper genom att välja typen i listan.

Alltid sammandrag per kassaterminal

Fakturajournalens sammandrag för kontantnotor kan enbart väljas enligt alternativet Datornamn / kassaterminal vid innehav av licens för certifierad kontrollenhet. Regeln innebär att fakturajournalens sammandrag alltid kommer att dela upp kontantnotorna per fysisk terminal där kontantköpet har gjorts. Detta för att alltid kunna stämma av de enskilda kassorna mot fakturajournalen och respektive Z-dagrapport.

Normalt väljs fakturatyp 7 Kontantnota och sammandraget uppdelat per datornamn / kassaterminal för avstämning på respektive kassa. Vid licens för certifierad kontrollenhet kommer uppdelning per kassa istället alltid att utföras. Detta innebär att fakturatyp kan stå kvar på standardalternativet < Alla typer > och att sammandrag / Z-dagrapport per kassaterminal alltid kommer att utföras när kontantkvitton ingår i journalen.

Z-dagrapport

Vid certifierad kontrollenhet och utskrift av fakturor fakturajournal, kommer uppgifter specificerade för Z-dagrapport enligt kassalagen 8 § SKVFS 2009:1 att skrivas på rapporten. Avsnittet skrivs för varje kassa i journalen under bokföringsunderlaget i sammandraget.

Utöver uppgifter som alltid återfinns i bokföringsunderlaget, såsom t.ex. försäljningssumma fördelad på olika betalningsmedel och mervärdesskatter - kommer följande att specificeras i avsnittet för Z-rapporten:

X-räknare är ett löpnummer ur en obruten stigande serie som alltid uppdateras när man tar fram en Kassarapport / X-dagrapport

Z-räknare avser löpnumret för Z-dagrapport och kommer att räknas upp individuellt för varje kassa i verksamheten när fakturajournalen skrivs ut.

Försäljning avser total försäljningssumma sedan senaste Z-dagrapport togs ut.

Insättn./uttag avser summan av de insättningar och uttag som har gjorts i växelkassan och som redovisas i för varje enskild post i sammandragets inledande avsnitt tillsammans med fakturorna (kvittona).

Rabatter redovisar summan av lämnade rabatter i samband med den redovisade försäljningen:

Antal produkter är summan av antalet på respektive försäljningsrad och redovisar det totala antalet sålda varor.

Antal kvitton avser antal försäljningar i den berörda kassan

Antal lådöppningar är antalet insättningar och uttag i kassan exklusive betalningar av kvitton i samband med köp.

Oavslutade försälj. visar antal ej avlutade försäljningar som av någon anledning har tagits bort och inte resulterat i ett kassakvitto. Eventuellt parkerade kassaorder betraktas inte som oavslutade så länge parkerad kassaorder inte tas bort ur systemet.

Antal returer visar det antal eventuella krediteringar som har gjorts under perioden.

Returer belopp visar summan av beloppet för dessa krediteringar.

Antal kvittokopior visar det antal kopior av olika tidigare kvitton som tagits ut t.ex. via högerklicksmenyn i söklista faktura med en ny kontrollkod. En kvittokopia kan för övrigt enbart skrivas ut en gång på detta sätt enligt kassalagen 25 § SKVFS 2009:1.

Kvittokopior belopp visar det summerade värdet av utskrivna kvittokopior

Grand total försälj. Grand total försäljning visar ackumulerat summerat belopp av försäljningen utan hänsyn till returer och andra registreringar som minskat försäljningen.

Grand total retur. Med grand total retur avses absolutvärdet för ackumulerat summerat belopp av returposter. Med returposter avses negativa poster såsom krediteringar som har minskat försäljningen.

Grand total netto avser grand total försäljning minskat med grand total retur.

Notera att alla uppgifter utom X och Z-räknarna och grand totaler kommer att nollställas för varje kassa vid utskrift av fakturajournal / Z-dagrapport. Dessa uppgifter kommer då istället att lagras i Journalminnet.

Elektronisk lagring av journal

Om elektronisk lagring av fakturajournal i pdf-format är aktiverad, skapas också en fil i den avsedda mappen. Det betyder samtidigt att alla utskriftsalternativen är tillgängliga och att filen skapas oavsett vilket utskriftsalternativ som har valts.

Detta innebär följande om lagring av fakturajournal är aktiverad:

Bildskärm. Vid integration bekräftas dialogen, journalen lagras i mappen och rapporten presenteras på bildskärm.

Skrivare. Utskrift till skrivare fungerar på samma sätt som när funktionen inte är aktiverad, där skrivardialogen visas med skillnaden att en extra körning för lagringen också utförs.

Fil. Ingen dialog för val av fil visas, utan filen lagras direkt i den avsedda mappen direkt och visas sedan i associerad pdf-läsare.

Vid alla utskriftsalternativ är det också möjligt att öppna den skapade filen via länken i statusraden.

För utkast till dagrapport - X-dagrapport se även avsnittet: