Utskrifter Administration - Krav / Kontoutdrag

Winbas hjälp

Utskrifter Administration
Välj fakturor

Använd utskriften Krav / Kontoutdrag för att skriva ut kravbrev även kallat kontoutdrag till en eller flera kunder baserade på obetalda kundfakturor.

Kontoutdrag är en lämplig rubrik på blanketten om man avser att använda ett mjukare sätt att upplysa kunden om att följande fakturor skall regleras varav en eller flera är förfallna till betalning, därav möjligheten att använda både kolumnerna ej förfallet, respektive förfallet belopp på blanketten. Detta gör det lättare för kunden att se vad som är förfallet och inte.

Kravbrev eller påminnelse är en bra rubrik om avsikten är att bara välja in enbart förfallna fakturor på blanketten.

Inställningar och utseende

Krav / Kontoutdrag skrivs enbart ut på kunden om en eller flera fakturor är förfallna och antal dagar är lika med eller större än grundinställningen Antal dagar till första krav i inställningar för kunder.

Under avsnittet Kravhantering i Inställningar Kunder görs inställningar som berör hanteringen av Krav / Kontoutdrag. Här märks t.ex. inställningen Kravansvarig som på Krav / kontoutdrag skrivs som Vår referens. Övriga kundrelaterade uppgifter som adress och telefon hämtas från kundregistret, om Er referens används kommer kravet att ställas till kundens huvudreferens.

Utseendet på blanketten och vilka fält som ska ingå bestäms i Design av blanketter.

Alternativ

Kundnummer. Ange vilken eller vilka kunder som ska beröras i intervallet för kundnummer, eller ange ett eget urval på valfritt begrepp på kunden. Ett eget urval innebär kravbreven även kan väljas baserat på t.ex. kundgrupp eller inom ett annat intervall i kundregistret, som konto för kundfordran eller geografiska såsom land och adressuppgifter.

Enbart förfallna fakturor. Genom att ange alternativet Enbart förfallna fakturor begränsas utskriften till enbart förfallna fakturor baserat på systemdatum för kunder med förfallna fakturor. Förfallen faktura är en faktura där systemdatum har passerat förfallodatum eller eventuella kreditfakturor som då minskar summan av förfallet belopp.

Enbart förfallna fakturor. Normalt skrivs alla ej betalda fakturor ut som kontoutdrag, även de fakturor som inte har förfallit. Genom att ange alternativet Enbart förfallna fakturor begränsas utskriften till enbart förfallna fakturor baserat på systemdatum för kunder med förfallna fakturor.

Förfallen faktura är en faktura där systemdatum har passerat förfallodatum eller eventuella kreditfakturor som då minskar summan av förfallet belopp.

Alla ej betalda fakturor vid förfallet. Alla ej betalda fakturor skrivs ut på kravet, även de fakturor som inte har förfallit. Enbart kunder som har förfallna fakturor och är föremål för kravbrev omfattas då av utskriften.

Kontoutdrag oavsett förfallet avser kontoutdrag till alla kunder som har en eller flera obetalda fakturor. Vid detta alternativ används inte uppdatering av kravkod, då det formellt handlar om ett kontoutdrag. Vid detta alternativ skrivs blanketten oavsett kundens inställning för Kravbrev, samt utan definierade Kravtexter. Alternativet kan användas för att skicka ett kontoutdrag till kunder med öppna fakturor som ännu inte har förfallit, oftast vid utrikes försäljning, eller t.ex. vid saldoförfrågningar från revisorer.

Uppdatera kravkod vid utskrift betyder att kravkod på förfallna fakturor kommer att räknas upp till nästa kravnivå vid utskrift till skrivare. Dessutom kommer kundens Högsta krav att uppdateras till fakturan med den högsta kravkoden.
Om e-blanketter skickas och kravet aviseras via mail kommer kravkod också att uppdateras. Man kan alltså välja att bara skriva ut, bara skicka mail eller båda samtidigt för uppdatering ska ske av fakturornas kravkod samt kundens högsta krav, antal kravbrev som skickats till kunden. Om Uppdatera kravkod vid utskrift, kommer kravkod att vara ökad till nästa gång utskriften körs.
Vid ett eventuellt behov av förändring av kravkod på faktura, se avsnittet Kunder - Fakturor.

Om alternativet inte väljs innebär detta att kravbreven kan skrivas ut utan att någon uppdatering sker. Alternativet kan då utelämnas när man av någon anledning behöver skriva ut extra kopior utan att förändra kravets status. Kravstatus visas alltid på samma sätt på blanketten, oavsett om man väljer att uppdatera eller inte.

Uppdelad på leveransadress innebär en uppdelning av upp kundens eventuella leveransadresser på separata blanketter. Detta alternativ bör då användas tillsammans med alternativet Enbart förfallna fakturor.

Genom att i inställningar kunder i avsnittet Kravhantering ange inställningen Föreslå Uppdelad på leveransadress, kommer alltid alternativet Uppdelad på leveransadress tillsammans med Enbart förfallna fakturor att vara föreslaget när Krav / Kontoutdrag ska skrivas ut.

Fältet Leverans namn korresponderar med Uppdelad på leveransadress och kan väljas in på kravblanketten på blankettens huvud och skrivs ut när utskrift sker uppdelad per leveransadress. Fältet Leverans namn återfinns även på blankettens rader där fakturorna är specificerade och kan användas i de fall man inte önskar uppdelning, utan skriver flera leveransadresser på samma blankett.

Välj fakturor för utskrift Genom att detta alternativ ges möjlighet att direkt på skärmen före själva utskriften, bestämma vilka fakturor som skall ingå i utskriften och eventuellt uppdateras med kravkod

Detta val innebär även att dialogen för utskick av e-mail därefter kan visas och man kan då bestämma om vissa kunder ska få blanketten via e-mail.

Vid avisering av Krav / kontoutdrag via e-mail och pdf kommer avisering via e-mail av Krav / kontoutdrag att föreslås på grundval av reglerna angivna för faktura. D.v.s. har man angivit att en kund ska få faktura via e-mail i e-blanketter, kommer även kravet att följa samma regel.

Bifoga fakturor vid krav på e-mail. När en eller flera kravblanketter skickas via mail finns möjlighet att automatiskt bifoga kundens berörda fakturor som ytterligare pdf-bilagor till mailet.

Om funktionen används behöver kunden inte efterfråga tidigare faktura i en vidare diskussion då den också redan är bifogad.
Om alternativet väljs kommer det också att föreslås nästa gång funktionen Krav / Kontoutdrag används.

Ränta

Om kunden är markerad för Räntefaktura kommer också en dröjmålsränta att läggas till kontoutdraget på förfallna fakturor. Detta gäller då alla vanliga fakturor, men inte tidigare räntefakturor. Administratören kan bestämma om tillgodoränta ska lämnas på förfallna kreditfakturor via inställningen Tillgodoränta % i avsnittet Räntefakturering i inställningar för kunder. Om tillgodoränta ska användas anges räntesatsen. Om inte tillgodoränta ska användas lämnas uppgiften istället blank.

Summor i kundens valuta

Normalt skrivs summorna oavsett de ingående fakturornas valutor på Krav / Kontoutdrag i SEK på blankettens sidfot. Som ett alternativ till att välja bort summorna i sidfoten vid utrikes krav, kan summorna istället skrivas i kundens valuta.

Om kravet innehåller fakturor med blandade valutor, kommer summan av dessa att räknas om baserat på kundens valutakod.

Välj in något av fälten Valuta (kundens valutakod), S:a ej förf.valuta, S:a förf.valuta och S:a räntebel.valuta istället för standardfälten i SEK för att aktivera funktionen på den avsedda blanketten.