Utskrifter Administration - Leveransplanering

Winbas hjälp

Utskrifter Administration

Sammanfattning

Leveransplanering består av:

Dialogen och rapporten baseras på inneliggande order där följesedel, eller annan blankett vald i Inställningar Order inte tidigare är utskriven och visar vad som kan levereras på order prioriterade efter leveranstid och ordernummer.

Leveranstid

Då prioriteringen i första hand utgår från orderns leveranstid är det till fördel om order alltid registreras med leveranstid. Om leveranstid inte aktivt registreras på order kan detta automatiseras med förslag baserat på orderns registreringsdatum.

För att ställa in vilka blanketter urvalet kommer att baseras på och där valda blanketter inte tidigare är utskrivna, se följande avsnitt:

När följesedel, eller annan blankett vald i Inställningar Order har skrivits ut t.ex. från Leveransplanering, kommer leveransen inte längre att visas i samband med leveransplanering.

Urval

Kundnummer. Det är möjligt att begränsa utskriften till ett visst intervall av kunder, använd söklistan för att ange en specifik kund.

Istället för kundnummer kan också ett eget urval anges från valfritt begrepp i kundregistret. Genom att klicka på Pil-ner vid fältet kundnr kan t.ex. kundgrupp, fakturakod, adressuppgift eller annat begrepp väljas för urvalet.
Välj symbolen vid urvalet nästa gång samma urval ska användas igen.

Ordernr eller eget urval. Ange eventuellt ett intervall för utskriften baserat på ordernummer för registrerade order, eller välj ett annat eget urval.

Leveranstid eller eget urval. Utöver standardintervallet för leveranstid kan ett eget urval göras på valfritt begrepp i orderregistret. Använd det egna urvalet för att ange ett intervall för ett fält som inte är ett standardalternativ.

Kombinationen av egna urval innebär att t.ex. transportsätt kan utgöra ett orderbaserat urval, samtidigt som att orderns leveranstid är centralt i kombinationen för vilka order som ska behandlas.

 
Kombinerade urvalsbegrepp baserat på inneliggande order för leveransplanering.

Använd t.ex. urval på transportsätt när en annan aktör sköter vissa leveranser och följesedel ska skickas som pdf-filer i ett visst intervall, eller när blanketter ska skrivas ut till egna turbilar.

Restorder. Välj om utskriften ska begränsas med avseende på om ordern är en restorder eller inte, annars skrivs alla order i det valda intervallet och restorder indikeras med kolumnen Restad i urvalslistan.

Ordertyp används för att skriva ut order med en viss ordertyp, text ordertyp 1 vanlig order. Välj den ordertyp i listan som ska skrivas ut eller väl alternativet <Alla typer> för att inkludera order oavsett ordertyp vid utskriften. Notera att intervallet Ordernummer även kan användas i detta sammanhang eftersom varje ordertyp har en egen ordernummerserie.

Lagerplats. I de fall fasta lagerplatser används för t.ex. geografiska placeringar, kan Leveransplanering även göras enbart för en enskild lagerplats. Detta görs då genom att välja lagerplatsen i listan som visas i dialogen om lagerplatser används.

Alternativet < Alla > lagerplatser innebär att leveransplaneringen skapas baserat på alla order i urvalet och totalt saldo för ingående produkter.

Om en lagerplats istället väljs skapas ett förslag med hänsyn tagen till disponibelt saldo för produkterna enbart rörande den enskilda lagerplatsen. Leveransplanering per lagerplats kommer också bara att innehålla de kundorder där lagerplatsen finns registrerad.

På samma sätt som för eventuellt vald ordertyp i dialogen, kommer också den valda lagerplatsen att föreslås nästa gång rapporten körs.

Kolumnen Lagerplats i rapportens design kan också fungera som ett komplement när listan normalt körs med alla lagerplatser istället för en enskild lagerplats i urvalet.

Föreslå full leverans. Normalt föreslås fulla leveranser i leveransplanering med den effekten att om någon produkt saknas i en order flyttas antalet ner till nästa order i ordningen för att den istället ska kunna levereras fullt ut. Detta kan då innebära att när den saknade produkten på den tidigare ordern anländer, kan denna inte längre levereras - trots att den hade en högre prioritet.

Produkten har reserverats på prioriterad leverans och är inte disponibel för efterföljande leveranser.

Genom att avmarkera alternativet Föreslå full leverans kommer leveransplaneringen istället reservera produkter på ej fullständiga, men prioriterade order - kanske då också med följden att order längre ner i listan istället inte kan levereras fullt ut.

Välj följe- / plocksedlar för utskrift. När alternativet Välj följe- / plocksedlar för utskrift är aktiverat visas dialogen för kunna förändra prioriteringen mellan vilka order som ska levereras, samt därefter även kunna skriva ut följesedlar för dessa order.

Dialogen Välj leveranser och följe-/plocksedlar för utskrift

Skärmlistan med inneliggande order

Skärmlistan visar order där följesedel inte är utskriven ordnade efter leveranstid och ordernummer. Skärmlistan visar status för varje order, d.v.s. om alla ingående produkter i ordern kan levereras fullt eller inte. Detta avgörs genom att orderradens beställda antal, jämförs med produktens lagersaldo minus levererat antal i följesedlar som har skrivits ut på produkten (disponibelt saldo).

En produkt i en order som är vald med bocken i skärmlistan kommer att reservera beställt antal och detta antal kommer att räknas av det disponibla saldot för andra rader längre ner i listan där produkten ingår.

Status

De order som kan levereras fullt är märkta med status "Full leverans" och utskrift av dessa föreslås initialt när dialogen visas. Varefter order i prioriteringsordningen väljs bort, kan status komma att förändras längre ner i listan och Full leverans kan väljas på andra order som tidigare hade status Ej fullständig.

Lev.värde

Levererbart värde i SEK visar summan av värdet på alla rader i ordern baserat på radens antal som Kan levereras. Levererbart värde interagerar med status på ordern och kan komma att förändras på order längre ner i prioriteringsordningen efter order har valts bort. Om order med en produkt väljs bort, kan en annan order med samma produkt få ett ökat levererbart värde längre ner.

Kolumnen Lev.värde motsvarar således kolumnen Summa SEK i rapporten som även denna baseras på det antal som Kan levereras. Se vidare Utskriften Leveransplanering i avsnittet nedan.

Order som inte kan levereras fullt har statusen "Ej fullständig". Bredvid statusen på ordern visas antal rader som kan levereras / och totalt antal rader på ordern.

Genom att välja bort order som är föreslagna i listan flyttas disponibla antal på produkterna ner till andra order som där dessa produkter ingår. På detta sätt kan man längre ner i listan välja in andra order med full leverans.

Statusraden under skärmlistan med inneliggande order visar det totala antalet order där följesedel inte är utskriven, samt hur många av dessa som för tillfället kan levereras fullt.

Restad

Kolumnen Restad i urvalslistan används för att kunna se vilka order i listan som tidigare har varit föremål för restorder. När en order i listan är en restorder visas Ja på den aktuella raden. Uppgiften Restad visas även på själva rapporten leveransplanering när denna skrivs ut.

Välj bort alla förslagna leveranser

Använd knappen Välj inga för att bocka av samtliga föreslagna leveranser i urvalet. Knappen har en växlingsfunktion liksom kryssrutorna listan. När funktionen Välj inga har valts ändras funktionen till Välj alla.

Föreslå order med full leverans för utskrift

Normalt föreslås alla order med Full leverans markerade för utskrift när leveransplanering öppnas. För att permanent välja bort förslaget av order för utskrift kan knappen Föreslå order med full leverans för utskrift väljas bort.

Detta t.ex. för att undvika att alla föreslagna markerade order skrivs ut av misstag innan förslaget har bearbetats färdigt.

Genom att välja bort alternativet kommer dialogen att visas utan markerade order för leverans när dialogen visas. Leveranserna visas då istället överstrukna på samma sätt som om de hade valts bort manuellt i dialogen.

Sortering av skärmlistan med inneliggande order

Den ursprungliga sorteringen av skärmlistan med inneliggande order är alltid på leveranstid och ordernummer. Det är även denna sortering som prioriteringen av leveranserna grundas på initialt. Sorteringen kan ändras med avseende på t.ex. ordernummer, kundnr eller namn genom att klicka på en aktiv kolumn (listan kan t.ex. inte sorteras på Status, som är inaktiv).

Om en annan sortering har valts, kommer Utskriften Leveransplanering (vidare beskriven i avsnittet nedan) även att baseras på denna sortering. Genom att välja en sortering i dialogen kan man alltså även välja sortering av rapporten. Detsamma gäller även utskriftsordningen av eventuella följesedlar eller plocksedlar.

Skärmlistan med transaktioner

När en order har valts i den översta skärmlistan, visas alla frisläppta orderrader på denna order i den nedre skärmlistan. I denna lista kan man i detalj studera vilka produkter som inte kan levereras på ordern. Utöver Beställt antal, visas antalet Kan levereras som då ska uppgå till Beställt antal för att raden ska vara fullt levererbar.

Kan levereras visar det antal som kan levereras och ligger till grund för Levererbart värde i skärmlistan med order och summor i rapporten Leveransplanering. Kan levereras baseras på disponibelt lagersaldo för den aktuella produkten. Om disponibelt lagersaldo p.g.a. av lagersaldo och utskrivna blanketter skulle bli lägre än noll, kommer värdet för det antal som Kan levereras ändå att vara noll, d.v.s. noll kan levereras vid ett negativt disponibelt saldo.

Differens visar den eventuella skillnaden mellan Beställt antal och Kan levereras på rader som inte kan levereras.

Ytterligare kolumner kan väljas in genom att högerklicka på skärmlistan med transaktioner. Utöver fält från själva ordertransaktionen och egenskaper för den ingående produkten, kan t.ex. följande uppgifter väljas in:

Kolumn

Innehåll

Lagersaldo

Produktens lagersaldo.

Orderantal

Orderantal plus eventuellt tillverkningsantal.

Disponibelt

Lagersaldo minus reserverat orderantal.

Beställt

Tidigare antal i beställningar med produkten.

Offererat

Antal i offerter där produkten ingår.

Statusraden under transaktionerna på ordern visar totalt antal rader på ordern och antal rader som kan levereras. Motsvarande information finns på även i statusen på själva ordern.

Om en rad i listan med ordertransaktioner väljs kommer statusraden istället att visa ingående disponibelt saldo på den aktuella produkten (oavsett andra order), samt om produkten återfinns på en annan order i urvalet och om saldot därmed påverkas.

Ej lagerartiklar

Transaktioner med produkter som inte är lagerartiklar som t.ex. tjänster, arbetskostnad och emballage kommer automatiskt att sättas till full leverans och inte påverka utfallet då dessa inte lagerförs och inte har något lagersaldo.

Strukturer i utleverans

När en produkt i en transaktion är en huvudprodukt med en underliggande struktur avsedd för utleverans, kommer disponibelt saldo på raden som ligger till grund för vad som kan levereras att baseras på den strukturdetalj med det lägsta disponibla saldot och som även är lagerartikel. Det lägsta disponibla saldot på detaljen beror då på detaljens lagersaldo i kombination med tidigare utskrivna blanketter såsom följesedel.

Fliken Struktur

Det är också möjligt att se en struktur i en order i dialogen. När en orderrad med underliggande strukturdetaljer har valts i listan med transaktioner aktiveras fliken Struktur.

Fliken Struktur visas om strukturer ingår i urvalet.

Om transaktionen i sin helhet inte kan levereras p.g.a. av att en detalj saknas, kan översikten med strukturen användas för att lättare avgöra vilken detaljprodukt som orsakar bristen.
Uppgiften Strukturantal i förhållande till Disponibelt saldo visar tillgängligheten och eventuell differens på de ingående detaljerna. De produkter i strukturen som inte kan levereras rödmarkeras i listan på samma sätt som i den ordinarie listan med ordertransaktioner.

Fliken Kommentar

Som ett komplement till att välja in kommentar i skärmlistorna kan man använda fliken Kommentar, där man mer detaljerat kan granska kommentaren i sin helhet när den består av en större text med flera antal rader. Genom att välja en order i listan visas kommentaren på ordern i fliken, om man därefter väljer en transaktion i för den aktuella ordern visas istället kommentaren för transaktionen. Om en kommentar finns på den valda ordern eller transaktionen visa en flagga för att indikera att kommentar finns bakom fliken.

Fliken kommentar flaggas när kommentar finns på ordern eller transaktionen när dessa väljs.

Spara kommentar. Kommentar från orderns huvud, transaktionsrad eller strukturdetalj kan också kompletteras med information i leveransläget. Efter att kommentaren har förändrats används knappen Spara för att för att spara förändringen på transaktionen.

Lägg tidstämpel till kommentar. Via knappen läggs automatiskt en ny rad i kommentaren med datum, tid och användarens signatur. När knappen har valts kommer markören också att ställa sig efter stämpeln och komplettering av kommentaren kan påbörjas.

Fliken Undantag

I de fall redan lagda order till kunder som i efterhand har spärrats, kommer dessa inte att tas med i leveransplaneringen. Detta gäller även kunder som har spärrats genom Varningen Förfallna fakturor eller Varningen Överskriden kreditgräns i de fall man har valt att koppla en generell spärr till varningen i inställningar för order. Spärren kan i detta läge också vara kopplad till kundens grupp.

Fliken Undantag visas om det finns order undantagna från leveransplaneringen.

Order som för tillfället bearbetas av en annan användare tas heller inte med i leveransplanering och undantagna order kommer att presenteras i leveransplanering under fliken Undantag, följande anledningar till undantag kan då förekomma:

Kunden är spärrad.

Fakturakunden är spärrad.

Kunden är spärrad p.g.a. överskriden kreditgräns.

Kunden är spärrad p.g.a. förfallna fakturor.

Ordern bearbetas av användare <Signatur> på dator <Dator>.

Fliken Varningar

I de fall man inte har valt att koppla spärr till varningarna Förfallna fakturor eller Överskriden kreditgräns tas dessa order med i Leveransplanering.

Information om varningar kommer i förekommande fall att visas när en order väljs i listan. Detta t.ex. när ordern är till en kund med förfallna fakturor. Varningarna visas då i fliken Varningar, som då enbart visas och aktiveras när en kund är föremål för en eller flera varningar.

Varningar visas på order för de varningar som inte har spärrats.

Storlek på dialogen och skärmlistorna

När dialogen visas med standardstorlek kan den därefter vid behov maximeras eller storleksförändras genom att dra i kanterna på fönstret. Skärmlistorna för order respektive transaktioner kommer då att förändras proportionellt med fönstret storlek.

Genom att dra i kanten mellan skärmlistorna kan förhållandet mellan storleken på orderlistan och transaktioner förändras. T.ex. om man har ett fåtal order med många transaktioner, kan transaktionslistans storlek ökas på bekostnad av storleken på listan med order.

De kolumner som är invalda i dialogens skärmlistor kommer automatiskt att justeras till fönstrets bredd, d.v.s. benämningar och liknade får mer utrymme när fönstret görs bredare. Beroende på skärmens storlek och om ett stort antal kolumner väljs in, kan man istället välja att bläddra mellan kolumnerna i sidled med den horisontella rullningslisten.

I detta fall kan den automatiska justeringen av kolumnernas bredd kopplas bort genom att högerklicka på den översta skärmlistan med order.

Utskrifter

Följande alternativ för utskrift kan väljas i dialogen, de alternativ som är kryssade nedan avser standardalternativen. När andra alternativ väljs, t.ex. utskrift av följesedlar - kommer senast valda alternativ att föreslås automatiskt nästa gång dialogen visas.

Leveransplanering skriver ut en rapport med listan över inneliggande order med den status som respektive order har efter att förändringar har gjorts i dialogen. Listan utgör en kvittens eller arbetsmaterial för vidare leveransplanering.

Följesedlar skriver ut blanketter för de order som har valts i skärmlistan med inneliggande order.

Plocksedlar skriver ut plocksedlar för de order som har valts i skärmlistan.

Fraktsedlar skriver på samma sätt fraktsedlar för de order som har valts i skärmlistan.

Tillgång till utskrift av blanketterna styrs av motsvarande rättigheter angivna för användaren i Användare och rättigheter. Rättigheten Utskrift av enskild blankett gäller också utskrift av blanketter som görs i samband med Leveransplanering som ett alternativ till att sätta fullständiga rättigheter för utskrift av plocksedlar och fraktsedlar.

Ändra lev.antal till kan levereras vid utskrift kommer att göra en automatisk ändring av levererat antal i de orderrader som ingår i leveranser som är markerade och föremål för utskrift. Alternativet är standard när dialogen väljs och innebär då att man slipper göra manuella efterjusteringar på order som levereras trots att antalet som kan levereras inte fullt uppgår till beställt antal.

Genom att kombinera ändring av levererat antal med de olika utskriftsalternativen för rapport och blanketter, kan t.ex. uppdatering av antal ske i en körning mot rapporten leveransplanering, medan ingen ändring kan väljas vid utskrift av följesedlar vid en annan körning.

Administratören kan också välja att koppla bort, eller begränsa funktionen om verksamheten istället på annat sätt bestämmer vad som kan levereras och använder rapporten som ett underlag. Det kan t.ex. vara säljavdelningen som fattar beslut om vad som kan levereras, snarare än personal som kanske använder leveransplanering såsom på lager.
Använd symbolen Pil-ner till vänster om kryssrutan för att ange hur levererat antal kan påverkas.

Utskrift till bildskärm

Om utskrift till bildskärm har angivits tidigare i Utskrifter Administration, kommer alla utskrifter som väljs i dialogen att skrivas till bildskärm. Om följesedlar därefter skrivs ut till skrivare från bildskärm, bör inställningen Sätt blankett till 'utskriven' efter utskrift från bildskärm vara aktiv i Inställningar Blanketter för att dessa inte ska komma med vid nästa leveransplanering.

Utskriften Leveransplanering

Rapportens utseende

Utseendet för listan bestäms av vilka fält, eller kolumner och teckensnitt m.m. som har valts för utskriften i Design av listor och rapporter. Rapporten är från början designad som stående A4 med nödvändiga produktkolumner och enbart relevanta kolumner med avseende på antal. Dessa kolumner är t.ex. Best.antal, Kan.lev. och Differens vilka till utseende och innehåll följer dialogen Välj leveranser och följe-/plocksedlar för utskrift.

Underrubrik. Kunduppgifter och uppgifter från orderhuvudet visas i underrubriken före transaktionerna. Eventuellt visas kommentar om ordern är restorder sedan tidigare fakturering. Även orderns status visas - såsom Full leverans, Ej fullständig eller eventuellt Bortvald i dialogen Välj leveranser och följe-/plocksedlar för utskrift. Bredvid statusen på ordern visas antal rader som kan levereras / och totalt antal rader på ordern.

Transaktioner. Efter underrubriken följer transaktionerna på ordern som detaljerat visar vilka produkter som eventuellt inte kan levereras på ordern. Utöver Beställt antal, visas antalet Kan levereras som då ska uppgå till Beställt antal för att raden ska vara fullt levererbar. Differens visar den eventuella skillnaden mellan dessa antal på rader som inte kan levereras.

Summor och kostnader baserat på antal som kan levereras

Genom att välja in ytterligare fält i rapporten kan priser och rabatter, samt summor, kostnader och TB baserat på antal som kan levereras även visas i rapporten. I detta fall rekommenderas att utskriften görs på liggande A4 för att få plats med uppgifterna.

Skillnaden mellan summor, kostnader och TB jämfört med utskriften Inneliggande order som har ett liknande utseende är att utskriften Inneliggande order alltid baseras på radens beställda antal, medan Leveransplanering baseras på det antal som kan levereras.

Sortering av rapporten

Sorteringen av order i rapporten är per leveranstid och ordernummer om inte omsortering har gjorts i Dialogen Välj leveranser och följe-/plocksedlar för utskrift beskriven ovan. Om annan sortering har gjorts i dialogen t.ex. på kundnummer, kommer rapporten istället att vara sorterad på kundnummer.