Version 2011-02-01

Winbas hjälp

Tidigare Nyheter

Nedan följer tidigare nyheter i Winbas för respektive version med start från version 2011-02-01.

Version 2011-02-01

Version 2011-02-01

Arbetsgrupper - Kontantkund

I Arbetsgrupper är det nu möjligt att ange ytterligare kontantkunder utöver den som normalt ställs in i inställningar för kontanthantering. Använd funktionaliteten för enskilda användare som t.ex. utgör en geografisk arbetsplats i de fall man av olika skäl önskar separera försäljningen och uppföljningen till olika platser eller kassor baserat på kontantkunden.

Om en kontantkund anges på en arbetsgrupp kommer den att likställas med den ordinarie kontantkunden med avseende på regelverk och inställningar såsom inställningen Spärra kontantkund för Följesedel / Faktura, som innebär att den kontantkund som anges bara kan användas för kontant betalning.

Ta bort statistik - Borttagningslogg

I funktionen för att ta bort statistik som inte längre är aktuell har nu även alternativet Borttagningslogg tillkommit. Använd funktionen genom att ange ett t.o.m. datum för att ta bort äldre transaktioner ur loggen med avseende på tidigare gjorda borttagningar av t.ex. order och byten av nummer för kunder, produkter och leverantörer.

För ytterligare information om Borttagningslogg se avsnittet:

Automatisk utloggning - Avsluta Winbas

Som ett komplement till att försätta Winbas i utloggat läge när en användare lämnar datorn i t.ex. en butikssituation, kan funktionen Automatisk utloggning nu även användas för att helt stänga av Winbas efter ett antal minuters inaktivitet.

Alternativet Avsluta Winbas vid automatisk utloggning har tillkommit i Systeminställningar i denna version.

Alternativet Avsluta Winbas vid automatisk utloggning kan då t.ex. användas för att säkerställa att Winbas är avstängt t.ex. när dagen är slut i en Terminal Server miljö eller när backup-rutiner som inte klarar öppna filer används.

Produkter - Regelverk för inaktiva produkter

Följande alternativ har tillkommit för att administratören ska kunna skapa ett regelverk för hanteringen av inaktiva produkter. En inaktiv produkt är då en produkt där bocken Inaktiv har satts på produkten i produktkortet. Regelverket för inaktiva produkter kan då variera beroende på vad begreppet Inaktiv betyder i den enskilda verksamheten.

Kan registreras är standardläget och innebär som tidigare att produkten kan användas vid t.ex. försäljning och beställning även om den är märkt som Inaktiv på produktkortet.

Kan registreras efter varning är ett komplement till att lägga en informerande signaltext på produkten och tillåter registrering efter att användaren har fått en varning om att produkten är inaktiv.

Kan inte registreras betyder att produkten är helt spärrad för registrering i alla funktioner där produkter hanteras i Winbas såsom funktioner kring inköp, offerering och försäljning.

Visa enbart aktiva produkter i söklistan är ett komplement till att kanske färgmarkera inaktiva produkter i söklistan och betyder att produkten överhuvudtaget inte kommer att visas i något sammanhang där produkt kan väljas. Detta förutom själva produktkortet där söklistan alltid visar alla registrerade produkter i sortimentet.

Produkter - Informationslistor - Lägg ut på skrivbord

Informationslistor med lagersaldo på lagerplatser, orderantal, disponibelt antal och beställt antal kan öppnas från t.ex. produktkortet eller vid orderregistrering, och visar t.ex. inneliggande order där den aktuella produkten ingår.

Dessa informationslistor kan nu även läggas ut som enskilda fönster som ligger kvar på skrivbordet efter att de t.ex. har öppnats med knappen från produktkortet.

Genom att välja knappen Lägg ut på skrivbord när listan visas kommer fönstret att frigöras och ligga framme i en valfri placering. Vid placering av de olika fönstren på skrivbordet kan även senast använda position och storlek användas för att komma ihåg placeringen till nästa gång de olika fönstren öppnas.

Detta innebär att de olika fönstren med de aktuella informationslistorna ligger uppe hela tiden och inte behöver öppnas varje gång ett värde ska kontrolleras. Listorna kommer då att visa information med avseende på den produkt som för tillfället har valts t.ex. vid Offertregistrering, Order / faktura eller Beställning.

Funktionen gäller följande listor:

Produkter - Sök bilder av produkten på Internet

I de fall man till större delen använder standardiserade produktbenämningar och varumärken med beteckningar i sitt sortiment kan den nya funktionen Sök bilder av produkten på Internet användas.

Funktionen kommer att visa bilder baserat på benämningen och innebär att länken till bilden hos t.ex. leverantören kan kopieras och klistras in som refererande information på produkten. Bilden kan också eventuellt kopieras och lagras på den egna servern och kanske användas vid utskrift av blankett med bilder

Offertregistrering - Leveranstid

Förslaget av leveranstid och spärren för att leveranstid alltid måste anges som introducerades i version 2010-10-05 har nu kompletterats med alternativet Inställningar gäller även Offertregistrering. Detta för att kunna koppla bort automatiseringen kring leveranstid vid offertregistrering och samtidigt behålla den för kundorder i Order / faktura.

Koppla bort alternativet Inställningar gäller även Offertregistrering t.ex. när verksamheten använder leveranstid på ett sådant sätt att leveranstid kanske istället anges i efterhand på offerterna.

Order - Spärr för orimlig radsumma vid felregistrering

Administratören kan nu ange ett maxvärde för radsumman vid registrering av en orderrad för att undvika felregistreringar t.ex. när läspenna används och man har fel inmatningsfält aktiverat på skärmen. Radsumman är då produkten av antal och ápris på raden och utgör då en spärr vid felregistrering av antal eller ápris.

Inställningen görs i avsnittet:

Order / faktura - Spara Leveransadress på kund

Vid registrering av en kundorder kan nu leveransadressen som angivits på ordern sparas direkt på kunden och lägger sig då i listan över kundens befintliga leveransadresser. Använd alternativet för att slippa gå omvägen via kundkortets Leveransadresser i de fall man avser att registrera leveransadressen på kunden när den kan komma att användas igen vid ett senare tillfälle.

Funktionen återfinns även i samband med Offertregistrering.

Leverantörsfakturor och leverantörens fakturanummer

Följande förändringar har utförts med avseende på leverantörsreskontran och registrering av leverantörens fakturanummer:

Leverantörer - Fakturor - Sök fakturanr. Som ett komplement till att selektera på fakturanummer i Fakturaregistrering, kan man nu även söka på leverantörens fakturanummer på samma sätt som tidigare på Internnummer från leverantörskortet i Leverantörer - Fakturor.

Leverantörer - Fakturor - Ändra fakturanr. Fältet fakturanummer är nu öppnat både för sökning och även eventuell förändring av ett fakturanummer som tidigare har blivit felaktigt registrerat. Tidigare registrerat fakturanummer kan då bara ändras av administratör och innebär att fakturan inte behöver registreras om i sin helhet, kanske när ett långt OCR-nummer har blivit fel.

Fakturaregistrering - Ökad längd. Den maximala längden på ett fakturanummer har nu ökats från tidigare 20 tecken till nu 25 tecken. Detta för att kunna klara längre OCR-nummer och samtidigt ligga inom ramen för tjänsterna hos BGC.

Telebankgiro och återrapportering. Notera att om externa tjänster för återrapportering används och dessa primärt baseras på fakturans internnummer, kan fakturor med långa fakturanummer då behöva hanteras manuellt, eftersom internnumret då inte får plats i filen enligt specifikationen för leverantörsbetalningar (Telebankgiro). Korta nummer hanteras som vanligt med internnummer i filen avsedda för återrapportering.

Inleveransbokföring - Skriv ut lista över inleveranser

I de fall inleveransbokföring används för bokföring mellan inleverans och leverantörsfaktura, kan nu en utskrift till bildskärm, skrivare eller Excel göras från den lista över inleveranser och fakturor som visas från Leverantörer eller vid registrering av leverantörsfaktura.

När leverantören har valts och listan har öppnats, högerklicka på skärmlistan och välj det aktuella alternativet för utskrift. Funktionen berör avsnitten:

Kontoplan - Konteringsvarning

Positionering. Om konteringsvarningar finns inställda på konton i kontoplanen kommer automatisk positionering nu att ske till det andra fältet för att ytterligare eliminera risken för registreringsfel. Om en debetvarning är inställd på ett konto kommer alltså positionering att ske direkt till kredit vid registrering av kontering.

Anpassa varning. Vidare kan själva varningen nu även anpassas som dialog, ställas in med bakgrundsfärg eller specifik ljudsignal i samband med att den visas vid konteringar i t.ex Registrering av verifikationer eller kontering av leverantörsfakturor.

Normalt visas meddelandet i registreringsfönstret samt i statusraden längst ner i Winbas huvudfönster. Möjlighet finns nu även att bestämma om konteringsvarningen ska visas som dialogruta där OK måste tryckas innan registrering kan fortsätta. Denna inställning kan då göras direkt från statusraden när varningen visas eller via följande avsnitt:

Plocksedel - Skriv alltid produktens originalbenämning

Skriv alltid produktens originalbenämning på plocksedel är ett nytt alternativ som innebär att utskrift av plocksedel alltid kommer att visa den registrerade benämningen och försäljningsenheten på produkten. Använd alternativet om utländska benämningar normalt används vid utrikes försäljning på andra blanketter såsom Ordererkännande, Följesedel och Faktura - men där man vill ha den svenska benämningen internt på lagret. Inställningen görs i avsnittet:

Plocksedel - Styr kommentar enbart till plocksedel

Blanketten Plocksedel har tidigare baserats på Följesedel när det gäller inställningen för vilka blanketter kommentaren ska skrivas ut på. Detta har då inneburit att om följesedel har valts för kommentaren, har den också skrivits ut på plocksedel om kommentaren varit i designen. Använd den separata inställningen för plocksedel exempelvis när kommentaren utgör instruktioner till lagerpersonal och enbart ska skrivas ut på den blanketten.

För att minimera alternativen för kommentaren i transaktioner kan administratören nu även välja vilka blanketter som ska vara möjliga att påverka i förhållande till grundinställningen för kommentaren. Om man t.ex. alltid ska använda kommentaren på plocksedel, kan alternativet då kopplas bort för Order / faktura - transaktioner.

 

 

Liksom tidigare kommer standardinställningarna att visa alternativen för blanketterna Order, Följesedel och Faktura vid registrering inne i Order / faktura - transaktioner. Man kan då alltså minska alternativen som kan förändras vid registrering och dessa sätts då alltid enligt förslaget angivet i inställningar.

 

 

 

 

Om man istället väljer att öka antalet alternativ som kan förändras vid registrering och alternativen är fler än tre kommer istället en meny med förslagen att visas när man väljer knappen Välj blankett.

Struktur på blanketter - Disponibelt lagersaldo

Disponibelt lagersaldo. Fältet Disp.lagersaldo som kan väljas in på orderbaserade blanketter såsom order, följesedel och plocksedel visas nu också på eventuella strukturdetaljer som är lagerartiklar och ingår i blanketten. När en struktur skrivs ut på blankett, kommer även disponibelt lagersaldo på strukturdetaljen att skrivas ut, förutsatt att fältet Disp.lagersaldo då är valt i blankettens design även för de ordinarie produkterna.

Disponibelt lagersaldo för lagerplats. Dessutom visas även disponibelt lagersaldo för lagerplats om lagerplatser används. Fältet Disp.saldo.lagerpl visar lagerplatsens lagersaldo minus tidigare utskrivna följesedlar på produkten och lagerplatsen på strukturraden.

För dessa och övriga uppgifter som skrivs med en struktur se följande avsnitt:

Design av blanketter

Ta bort blankett. För att förenkla administrationen för dem som använder många typer av blanketter finns nu möjlighet att ta bort tidigare skapade blanketter från designen, t.ex. i samband med att ordertyper och språkkoder har slutat att användas i företaget. I dialogen visas alla blanketter som finns skapade i företaget och där väljs då en blankett för borttagning som inte längre används. För ytterligare information se avsnittet:

Egenskaper för textfält och styrkoder för streckkoder. I och med denna version kan även masken för textfält förändras via Egenskaper vad gäller alla textfält i allmänhet och kanske produktnummer eller alternativa produktnummer i synnerhet och då med avseende på eventuella styrkoder för streckkodsläsare som kan behöva anges i masken, före och efter själva numret.

Korta ledtexter. Eftersom en mask kan användas på alla standard textfält på blanketten, kan även kortare fasta texter anges före eller efter fältet som då också skrivs ut tillsammans med ordinarie nummer eller benämning på blanketten. Detta utgör då ett komplement till att använda en separat fritext i anslutning till fältet, och innebär även att en kortare fast text kan anges på blankettens radnivå.

Skifta gemener / versaler. Vidare kan man skifta innehållet i fältet till att alltid visa gemener eller versaler, alltså små eller stora bokstäver - oavsett hur texten från början har registrerats. Till detta kan också inledande stor bokstav och resten små bokstäver i ordet väljas. Använd funktionen när exempelvis ett produktregister har lästs in från en leverantör som använder versaler, men där man i det övriga sortimentet kanske använder små bokstäver - för att då få en mer enhetlig blankett ut till kunden.

Enklare dra och släpp. I och med att upplösningen på bildskärmar blir högre tenderar grafiska objekt att bli relativt sett mindre när man ska peka och dra med muspekaren vid design av blanketter. I denna version har det blivit lättare att få tag i fältet då acceptansen ökats både för att flytta och storleksförändra fält. Själva ytan för att dra och släppa med musen är nu cirka fyra gånger större från fältets kantlinje vilket förenklar i synnerhet vid högre skärmupplösningar.

Bredare greppkanter på fälten vid dra och släpp med musen.

Notera att det fortfarande i vissa fall kan vara enklare att hålla ned Ctrl-tangenten och använda tangentbordets piltangenter för att positionera per millimeter i tangentens riktning än att dra med musen.

+

Design av avier och etiketter

Egenskaper. På samma sätt som vid design av blanketter kan nu även egenskaper väljas för ett fält vid design av etiketter. Egenskaperna innebär då en mängd olika inställningar beroende på fältets typ, som t.ex. vänster eller högerjustering, långt eller kort datumformat eller antal decimaler för ett decimalfält. För ytterligare information om vilka egenskaper som kan användas se följande avsnitt:

Egenskaper för textfält på etikett innebär även att masken kan förändras för produktnummer eller alternativa produktnummer med eventuella styrkoder för streckkodsläsare som kan behöva anges i masken när en etikett ska skrivas ut med streckkod.

Produktbild är ett nytt fält som har tillkommit vid design av produktetiketter som möjliggör utskrift av bild kopplad till produkten på etiketten. När fältet väljs in på etiketten kommer den vid utskrift att visa den bild som har angivits på produkten, och i fältets egenskaper anges eventuellt även vilken av bilderna på produkten som ska användas vid utskriften.

Bilderna på respektive produkt skalas då ner och skrivs ut som en miniatyr av bilden på etiketten. Skalningen av bilden bestäms av den maximala bredd och höjd som har angivits i designen av fältet Produktbild på etiketten.

Utländsk benämning innebär ytterligare fem nya valbara fält vid design av produktetiketter med t.ex. produktens benämning, försäljningskommentar och enhet på det andra språket registrerat i Produkter - Utländsk benämning. Använd fälten när märkning med etikett ska ske av produkter på t.ex. engelska vid utrikes försäljning.

När fälten har valts in i en design av produktetiketter väljs Egenskaper genom att högerklicka på fältet och det aktuella språket anges i listan över tillgängliga språk. Om en benämning eller kommentar med språket inte finns registrerad på en produkt, kommer istället produktens ordinarie benämning att skrivas ut på etiketten. Fältet med produktens benämning, Utländsk benämning kan även designas för utskrift av flera rader på smala etiketter genom att ange ett smalt fält och öka höjden.

Utskrifter Administration - Krav / Kontoutdrag - Välj fakturor

Följande tillägg har gjorts i dialogen Välj fakturor för utskrift av Krav / kontoutdrag:

Skriv ut listan till skrivare

Knappen Skriv ut listan till skrivare innebär att man kan göra en utskrift av själva listan i dialogen med fakturorna som utgör underlaget för blanketterna i Krav / kontoutdrag. Rapporten kommer då även att visa eventuella bortvalda fakturor på samma sätt som i dialogen.

Bortvalda fakturor visas alltid. I och med denna version kommer alltid tidigare avbockade, ej betalda fakturor att visas i dialogen. Detta för att undvika situationer där man inte kan påverka tidigare avbockade fakturor när läget har förändrats på kunden, t.ex. när man tidigare valt bort kreditfakturor.

Större initial storlek. Dessutom kommer dialogen vid tillräcklig bildskärmsupplösning att initieras med en större storlek för direkt kunna se alla kolumner och flera rader, detta som ett komplement till dra i fönstrets kanter eller maximera dialogen.

Utskrifter Administration - Rapporter

Dessutom har följande tillkommit på övriga rapporter i Utskrifter Administration:

Leveransbevakning - Leverantörsnamnet till Excel

I denna version kommer även namnet på leverantören att skrivas ut när rapporten Leveransbevakning skickas till för att lätta kunna se vilken leverantör beställningsraden tillhör när man bearbetar rapporten i Excel.

Leveransplanering - Reservera leveranser

Normalt föreslås fulla leveranser i leveransplanering med den effekten att om någon produkt saknas i en order flyttas antalet ner till nästa order i ordningen för att den istället ska kunna levereras fullt ut. Detta kan då innebära att när den saknade produkten på den tidigare ordern anländer, kan denna inte längre levereras - trots att den hade en högre prioritet.

Produkten har reserverats på prioriterad leverans och är inte disponibel för efterföljande leveranser.

I och med denna version har alternativet Föreslå full leverans tillkommit i dialogen. Genom att avmarkera detta alternativ kommer leveransplaneringen istället reservera produkter på ej fullständiga, men prioriterade order - kanske då också med följden att order längre ner i listan istället inte kan levereras fullt ut.

Dessutom kommer urvalet i dialogen att komma ihåg avmarkering av alternativet Föreslå full leverans samt även ändring av Ordertyp, t.ex. Ordertyp 1 eller Alla ordertyper - fram till nästa gång rapporten utförs, och därmed alltid föreslå senast valda alternativ.

Utskrifter Bokföring - Verifikationslista / Huvudbok - Signatur

Signatur är en ny valbar kolumn som tillkommit i de båda rapporterna Verifikationslista och Huvudbok som visar signaturen för den som har registrerat transaktionen, signeringen är då alltså direkt kopplad till den inloggade användaren vid tillfället för registreringen. För att välja in signaturen på transaktionen i någon av rapporterna gå till Fält efter att rapporten har valts i Utskrifter Bokföring och kryssa därefter i kolumnen Signatur.

Transporter - Åkare / fordon - Direktutskrift

Följande har tillkommit vid utskrift av Blankettavräkning i avsnittet Åkare / Fordon:

Enbart berörda fordon under perioden är ett komplement till tidigare enbart berörda åkare och betyder att enbart de fordon som har påverkats under perioden kommer att skrivas ut på blanketten till åkaren. Använd alternativet när åkaren har flera registrerade fordon och vissa av dem är inaktiva över perioder.

Välj blanketter och skicka e-mail är ett nytt alternativ som ger möjlighet att kryssa bort utskrift av blanketter till enskilda åkare samt även ger möjlighet att skicka blanketten via e-mail. Om detta alternativ väljs kommer dialogen Välj blanketter / Skicka e-blanketter att visas och utskrift till skrivare och e-mail kommer då att föreslås enligt inställningar för e-blanketter angivna på leverantören som är angiven på åkaren. Förslaget av e-mailavisering kommer då att styras av alternativet Beställning angivet i E-blanketter.

Senaste valda alternativ. Då alternativen nu har ökat för blankettavräkning kommer dialogen även att komma ihåg senast valda alternativ med avseende på berörda åkare, berörda fordon på blanketten och typ av utskrift till nästa gång blankettavräkning ska skrivas ut.

Innehåll


Nyheter version 2010-10-05

  Gå till www.winbas.com Hjälp om Winbas Hjälp