Skapa betalningsförslag

Winbas hjälp

Betalningsförslag

När ett nytt betalningsförslag skapas och tidigare betalningsförslag är godkänt och utskrivet, visas dialogen där man kan bestämma att ett nytt betalningsförslag ska skapas automatiskt.

Skapa betalningsförslag

För att systemet ska skapa ett betalningsförslag automatiskt anger man ett datum i fältet Förfallodatum. De fakturor som förfaller t.o.m. detta datum föreslås då på betalningsförslaget. Man kan också göra ett urval genom att välja vissa leverantörsgrupper.

När man sedan väljer knappen <Skapa betalningsförslag> kommer man in i själva rutinen Betalningsförslag och kan där göra justeringar, ta bort en faktura eller ändra på förfallodatum, betalningssätt, avdrag och beloppet att betala. Tänk på att systemet inte tar med fakturor som är spärrade, ej attesterade eller ligger för betalning.

Betalningsförslag med kreditfakturor

Har leverantören fakturor för betalning med negativ skuld, skapas betalningsförslag till denna med avräknat belopp på liggande kreditfakturor. Se följande avsnitt för information om hur kreditfakturor hanteras vid automatiskt skapande av betalningsförslag.

Manuell registrering

Väljs istället knappen <Manuell registrering> får man själv manuellt registrera alla de fakturor som ska betalas. I ett betalningsförslag är det alltid möjligt att ta bort en faktura eller ändra på förfallodatum, betalningssätt, avdrag och beloppet att betala.

Inaktiva knappar spärrar nytt betalningsförslag

Om knapparna <Skapa betalningsförslag> och <Manuell registrering> är inaktiva finns det en förklarande text som lyder: Föregående betalningsförslag är godkänt men alla utbetalningslistor är ej utskrivna, och en hänvisning till vilket betalningssätt som innehåller ej utskrivna utbetalningar. I detta läge måste betalningar skrivaa ut på de betalningssätt som inte är utskrivna för att ett nytt betalningsförslag ska kunna skapas.

Spärren finns för att man inte ska "glömma" någon utbetalning, framförallt med tanke på att filerna som används vid kommunikation till Bankgirot och Plusgirot skapas när utskrift av utbetalningarna Telebankgiro och Telepostgiro görs.

Notera att om man väljer Direktutskrift av utbetalningar när föregående betalningsförslag godkänns, kommer ingen varning att visas när nästa betalningsförslag ska skapas. Om ett betalningssätt väljs bort för direktutskrift, kommer detta ändå att betraktas som utskrivet.

Information om fakturor som inte behandlas i betalningsförslaget

När betalningsförslag skapas automatiskt till betalningsförslaget, kommer fakturor som är attesterade (om attest användes) att ligga till grund för de betalningar som kan göras. Fakturor som inte är attesterade kommer inte att behandlas i betalningsförslaget. Ej heller kommer fakturor som är spärrade, eller fakturor från leverantörer som är spärrade att behandlas.

Om det finns fakturor som uppfyller kriteriet för att inte ingå i betalningsförslaget kommer dessa att visas i en informationslista när ett nytt betalningsförslag ska skapas. Följande anledningar kan finnas till att ej fullt betalda leverantörsfakturor inte förekommer i betalningsförslaget:

Fakturor som inte behandlas i betalningsförslaget

Fakturan är ej attesterad.

Fakturan är spärrad.

Leverantören är spärrad.

Om flera signaturer används för attestering på en faktura, kommer meddelandet också att innehålla signaturer för de användare som ännu inte har attesterat fakturan.

På samma sätt kommer inte heller ej attesterade eller spärrade fakturor att kunna väljas vid manuell registrering.