Kontering av leverantörsfakturor - Backa status

Winbas hjälp

Hittas under

Fakturaregistrering - F6 - Kontering
Leverantörer - F6 - Fakturor - F6 - Kontering

Rättigheter

Fakturaregistrering

Kontering av leverantörsfakturor

Backa status för leverantörsfaktura

När en leverantörsfaktura har registrerats får den olika status beroende på hur långt den har behandlats i leverantörsreskontran. Genom att använda funktionen Backa status för leverantörsfaktura kan denna status förändras bakåt, så att exempelvis en attestering eller betalning kan göras ogjord.

Ta bort eller makulera faktura

En registrerad faktura kan även tas bort på samma sätt. Om fakturan återfinns på ett bokföringsunderlag, kan den inte tas bort. Fakturan kommer då istället att makuleras, vilket innebär att fakturan finns kvar fysiskt i registret, men har status Makulerad.

 

Alternativet Ta bort fakturan är enbart tillgängligt när fakturan inte är journalförd.

Det är också möjligt att makulera en faktura som inte är journalförd och alltså inte gått vidare till bokföringen. Fakturan kommer då att sättas till M - Makulerad på samma sätt som om den ingick i ett bokföringsunderlag. Använd makulering av ej bokförd faktura för spårbarhet och därmed också undvika luckor i serien för fakturornas internnummer vid borttagning.

Backa status för leverantörsfaktura nås från Kontering i de fall konteringen är fullbordad och öppnas från en befintlig faktura och kan inte användas under en pågående kontering.

 

Borttagning av en faktura (som inte makuleras) kan i vissa fall även utföras direkt i samband med Fakturaregistering.

Status

Det finns fem olika typer av status som en leverantörsfaktura kan ha.

R Registrerad. Faktura är registrerad men ej kostnadsförd, d.v.s. ej attesterad.

A Fakturan är registrerad, attesterad och kostnadsförd, antingen i Fakturaregistrering eller i Faktura-attest och klar att betalas.

L Ligger för betalning. Faktura betalas via telebankgiro, telepostgiro eller utrikes och ligger för betalning hos Bankgirot eller Postgirot.

D Delbetald, enbart en del av fakturans har betalats,

B Betald - Hela fakturan har reglerats.

Om en faktura med bokföringsunderlag makuleras i Backa status för leverantörsfaktura, kommer denna att få status M - Makulerad.

Bokföringsunderlag

Beroende på om fakturajournal har skrivits ut och bokföringsunderlag har skapats för någon av de ingående konteringarna, kommer motkonteringar med konteringarnas bokföringsdatum att skapas för konteringar med bokföringsunderlag. Har inget bokföringsunderlag skapats på konteringar, kommer istället dessa konteringar att tas bort beroende på fakturans nya status.

Möjliga meddelanden

Meddelande

Betydelse

Det finns konteringar med bokföringsunderlag och nya konteringar motsvarande förändringen kommer att skapas för dessa.

Beroende på vilken ny status som väljs, sker motkonteringar på de konteringar som berörs och ingår bokföringsunderlag.
Om exempelvis en faktura backas från B till A, men inget bokföringsunderlag avseende betalningar har skapats, kommer istället betalningskonteringar att tas bort. Om bokföringsunderlag däremot finns med status L, medför detta att vända konteringar kommer att skapas för Ligger för betalning.

Fakturans period är stängd för registrering och nya konteringar motsvarande förändringen skapas på dagens datum.

Den aktuella perioden är stängd för registrering och nya motkonteringar kommer att skapas på dagens datum. Detta då oavsett vilka tidigare konteringsrader som ingår i ett bokföringsunderlag.

Det finns inget bokföringsunderlag skapat och befintliga konteringar avseende förändringen kommer att tas bort.

Oavsett vilken ny status fakturan får, kommer alla konteringar att tas bort, beroende på att inga konteringar finns med i något bokföringsunderlag.

Ange ny status för fakturan

Med hänsyn till vilken befintlig status den aktuella fakturan har, kan olika alternativ väljas för ny status.

Befintlig status

Bokföringsunderlag finns

Inget bokföringsunderlag

R (Registrerad)

Fakturan kan sättas till Makulerad

Fakturan kan tas bort

A (Attesterad)

Fakturan kan sättas till Registrerad om attestering har använts, eller till Makulerad. Motkonteringar kommer att skapas.

Attesteringen av fakturan kan tas bort, eller hela fakturan tas bort.

L (Ligger för betalning)
B (Betald)
D (Delbetald)

 

Fakturan kan sättas till Makulerad, Registrerad om attestering har använts eller till Attesterad. Motkonteringar för de respektive momenten kommer att skapas.

De utförda momenten kommer att återställas och konteringar för dessa tas bort.

Backa delbetalning

De tre första alternativen innebär alltså att fakturan antingen makuleras i sin helhet, eller att hela betalningen backas på en faktura.
Om fakturan har varit föremål för en eller flera delbetalningar och kanske även är fullt betald, kan status backas till t.ex. den senaste delbetalningen. Om fakturan har delbetalatas flera gånger kan man alltså enbart backa den sista delbetalningen fram t.o.m. föregående delbetalning.

 

Flera delbetalningar på en och samma dag specificerade med rader.

Om fakturan är fullbetald kommer dialogen att föreslå den senaste delbetalningen. Om fakturan är delbetald ges förslag om att status backas fram t.o.m. den näst sista delbetalningen, och enbart sista delbetalningen kommer då att tas bort. Vid behov av att backa fakturan fram t.o.m. en tidigare delbetalning, kan delbetalningen väljas i menyn där betalningsdatum och betalt belopp visas. Den betalning som väljs i listan kommer att bli den sista betalningen när funktionen har utförts.

Registrera förändringen på datum

Eventuellt nytt bokföringsunderlag kan konteras på fakturans tidigare bokföringsdatum med avseende på fakturadatum och betalningsdatum. Möjlighet finns också att kontera förändringen på dagens datum (systemdatum).

Om tidigare bokföringsdatum ligger i en stängd period, måste förändringen konteras på dagens datum. Backa status kan då inte utföras på tidigare transaktioners bokföringsdatum, utan systemdatum kommer då istället användas för motkonteringarna. Tidigare konteringar på fakturan ligger då i praktiken bokföringstekniskt kvar i den stängda perioden, och backade transaktioner i innevarande period.

Följande alternativ kan väljas när ett kompletterande bokföringsunderlag ska skapas:

Fakturans tidigare datum innebär att en vänd kontering skapas på samma datum som den tidigare konteringsraden. Detta alternativ är inte tillgängligt om fakturan ligger inom en stängd period eller ett stängt räkenskapsår.

Dagens datum kommer istället att använda systemdatum för de motkonterade raderna.

Internnummer vid borttagning

När en faktura tas bort räknas internnummer inte ner och en lucka i serien uppstår på det nummer den aktuella fakturan har. Nästa internnummer kan påverkas i Inställningar Leverantörer om ändring är nödvändig. Detta gäller inte fallet när fakturan sätts till Makulerad, eftersom fakturan då ligger kvar med sitt ursprungliga internnummer.

Status Makulerad

En faktura kan inte tas bort fysiskt om den har varit föremål för utskrift av fakturajournal beroende på att bokföringsunderlag då har skapats för de ingående konteringarna. Konteringarna kan i detta fall även vara integrerade med bokföringen. En faktura av denna typ får istället status makulerad, vilket innebär att den fortfarande återfinns bland leverantörens fakturor, men inte syns vid utskrift av Reskontra.

Beroende på om bokföringsunderlag återfinns på fakturan ges följande ledtexter för borttagning av fakturan:

Typ

Ledtext för borttagning

Utan bokföringsunderlag

Ta bort fakturan

Med bokföringsunderlag

M - Makulerad, fakturan sätts till makulerad

När en faktura makuleras kommer motkonteringar för alla ingående konteringar med bokföringsunderlag att skapas. Antalet konteringar beror då på hur långt fakturan har behandlats i leverantörsreskontran.

Tips. För att kontrollera om konteringar ingår i ett bokföringsunderlag, välj in fältet Bokunderlag som visar bokföringsunderlagets nummer i Kontering av leverantörsfakturor genom att anpassa kolumnen i skärmlistan.

Makulerade fakturor tas bort tillsammans med övriga betalda fakturor i och med att funktionen Ta bort Statistik utförs.

Statistik

Vid fysisk borttagning av en faktura eller vid makulering, kommer statistik på leverantören såsom Köpt ackumulerat, leverantörsskuld och Inköpsstatistik att räknas ner med nettobelopp respektive fakturabelopp.

När en betalning backas, kommer leverantörsskuld på den aktuella leverantören att räknas upp med det tidigare betalda beloppet.


Se även: