Leverantörer - Fakturor

Winbas hjälp

Översikt Leverantörer

I Fakturor återfinns leverantörens egen reskontra, d.v.s. alla fakturor som registrerats på leverantören, både betalda och obetalda. Information finns om fakturadatum, förfallodatum, betaldatum, betalt belopp, status o.s.v. Skärmlistan där alla fakturorna visas kan anpassas med uppgifter efter egna önskemål, se avsnittet Anpassa kolumner i skärmlistor.

Rättigheter vid ändringar

I vissa lägen kan förändringar också göras på redan registrerade fakturor. Ändringar på en faktura med avseende på t.ex. leverantörens fakturanummer eller signatur för attestering kan då enbart förändras av administratörer (WB-rättigheter) eller användare med rätt att registrera leverantörsfakturor.

Internnummer

För att söka en faktura när en leverantör har många fakturor kan fältet Internnummer användas för att skriva in numret och trycka enter för att visa fakturan.

Fakturanummer

Genom att skriva in leverantörens fakturanummer kan sökning även göras på själva fakturanumret, kanske vid en eventuell kontakt med leverantören. Fältet fakturanummer medger även en eventuell förändring av ett fakturanummer som tidigare har blivit felaktigt registrerat. Tidigare registrerat fakturanummer kan då bara ändras av administratör, med rätt att registrera leverantörsfakturor och innebär att fakturan inte behöver registreras om i sin helhet, kanske när ett långt OCR-nummer har blivit fel.

Förfallodatum

Det är även möjligt att ändra Förfallodatum på faktura när den har valts på skärmen, ange eventuellt förändrat förfallodatum och tryck därefter Spara. Ett Betalningsförslag kan skapas automatiskt och då utgår man från det förfallodatum som finns registrerat på fakturan.

Signatur för attestering

Om en faktura är registrerad men ej kostnadsförd och en signatur för attestering har angivits vid registrering av fakturan, kan signaturen ändras om den tidigare har blivit felaktigt registrerad.

Begreppet Signatur kan vara någon av de registrerade användarna i Winbas, men behöver inte vara det beroende på inställning. För att välja en användare kan knappen pil-ner användas för att få en lista över registrerade användare. När en faktura väl är attesterad visas den attesterande användarens signatur på fakturan.

Fler signaturer för attestering

Det är också möjligt att vid behov göra förändringar om flera olika användares signaturer finns registrerade för attestering av fakturan.

 

Detta är möjligt fram till att attestering har påbörjats, då tidigare uppgifter syns i skärmlistan eller via knappen men inte kan förändras.

 

Använd kolumnerna Signatur och Attesterad i skärmlistan se vem som ska attestera, respektive redan har attesterat fakturan.

 

Fakturan på tredje raden ska attestesteras av MC, TC och LH. Enbart MC har hittills attesterat, varför fakturans status är Registrerad, men ej attesterad (R).

Spärrad

En faktura kan markeras Spärrad vid registrering av leverantörsfaktura eller i Leverantörer - Fakturor. Att spärra en faktura innebär att man fattar ett beslut att fakturan inte ska betalas, detta kan t.ex. vara fallet när man inväntar en kreditfaktura. Om en faktura har markerats som Spärrad kan spärren endast tas bort i Leverantörer - Fakturor. Om en faktura har spärrats kommer den inte att kunna betalas i Betalningsförslag och ej heller visas Likviditetsanalys.

Status

Det finns fem olika typer av status som en leverantörsfaktura kan ha.

R Registrerad. Faktura är registrerad men ej kostnadsförd, d.v.s. ej attesterad.

A Faktura är registrerad, attesterad och kostnadsförd, antingen i rutin Fakturaregistrering eller Faktura-attest och klar att betalas.

L Ligger för betalning. Faktura betalas via telebankgiro, telepostgiro eller utrikes och ligger för betalning hos Bankgirot eller Postgirot.

D Delbetald

B Betald - Hela fakturan har reglerats.

Om en faktura med bokföringsunderlag makuleras i Backa status för leverantörsfaktura, kommer denna att få status M - Makulerad.

Kontering

När man har markerat en faktura kan knappen <F6 Kontering> väljas för att avgöra hur fakturan är konterad både vad gäller inköp och betalning. Konteringen är det som skrivs ut på bokföringsunderlaget via utskriften Fakturajournal.

Inleveranser

I de fall inleveransbokföring används är det möjligt att välja in kolumnen Inleveransnr i skärmlistan och på detta sätt se vilka inleveranser fakturan är kopplad till.

Kolumnen kommer då att visa ett eller flera inleveransnummer angivna i samband med registrering av fakturan.

 

Betalningar

Det är också möjligt att se utbetalningar gjorda till leverantören. Funktionen kan t.ex. användas för att se avbetalningar från kreditnotor eller detaljgranska när olika eventuella delbetalningar har gjorts på en och samma leverantörsfaktura. Längst ner till höger i fönstrets statusrad visas en knapp med alternativ, eller flikar beroende på fönstrets storlek.

Knappen. Genom att välja knappen är det möjligt att via menyn växla till alla leverantörens betalningar eller enbart betalningar på den valda fakturan. För att växla tillbaka till den ordinarie vyn med leverantörens fakturor används alternativet Fakturor.

 

Flikar. Om fönstret är tillräckligt brett, kommer alternativen istället att visas som flikar. Detta gör det då lättare att växla mellan vyerna. För att alltid visa flikarna, använd den personliga inställningen Senast använda storlek. Ett annat sätt att växla mellan vyerna är att använda funktionstangenterna t.ex. F3 för att växla till betalningar och F2 för att gå tillbaka till leverantörens fakturor.

Listan med betalningar kan då även anpassas med valfria kolumner, skrivas ut och skickas till Excel.

Kolumnerna Status och Saldo återspeglar betalningen vid betalningstillfället när flera delbetalningar förekommer. Om fakturan har delbetalats kommer status för betalningen att vara D - Delbetald. När fakturan har betalats fullt ut visar den sista betalningen Status B - Betald. Saldo visar det resterande beloppet efter varje betalning, och kommer då att vara noll när fakturan är fullt betald.

 

Det är då också möjligt att lägga ett en färg t.ex. på Status = D för att lättare kunna urskilja delbetalningar i listan.

Listorna för Fakturor respektive Betalningar är olika listor med olika kolumner och innehåll. Kolumner och villkor kan då alltså sättas individuellt för de olika flikarna.

Utskrift reskontra

I avsnittet Utskrifter Administration kan Reskontra skrivas ut för alla eller en enstaka leverantör. Det finns tre sorters reskontra, vanlig reskontra, retroaktiv och åldersfördelad, där den retroaktiva reskontran är mycket användbar. Den retroaktiva reskontran visar hur reskontran ser ut ett bestämt datum och används främst vid avstämning mot bokföringen. Dessutom finns möjlighet att välja en utskrift som visar alla fakturor, även de som är betalda.


Se även: