Utskrifter Bokföring

Välj Översikt för instruktioner om hantering av olika utskrifter, urval och villkor.

Grundregister	Företagets rapporter	Utskrifter per resultatenhet
Kontoplan	Specifikationer	Budgetutskrift
Inventarieförteckning	Budgetutskrift	Verifikationslista
Momsrapport	Verifikationslista	Huvudbok
Balans/Resultatrapport	Huvudbok	Resultatrapport
Egna rapporter	Momsrapport	Utskrifter per projekt
Resultatenheter	Balansrapport	Verifikationslista
Automatkonteringar	Resultatrapport	Kontoutdrag
Räkenskapsutdrag	Bokslutstablå	Resultatrapport
	Räkenskapsutdrag
	Egna rapporter
	Fördelningar
	SIE-rapporter

En kortare beskrivning att visas för rapporterna i utskriftsmenyerna. Funktionsbeskrivningen visas då när muspekaren är över namnet på utskriften och ger kortfattad beskrivning om hur den fungerar. Som i övriga huvudmenyerna kan detta också stängas av generellt via den personliga inställningen för att visa långa beskrivningar.

Muspekaren är över Balansrapport och en beskrivning visas.

Samtliga utskrifter för företaget, resultatenheter eller projekt kan bara skrivas ut på grundval av uppdaterade verifikationer beroende på inställningen Direktbokföring (saldon oavsett uppdatering). Undantagna är verifikationslista och huvudbok som behövs för att stämma av månadens räkenskaper.

Utskrifterna i denna kolumn är vanliga registerutskrifter som kan skrivas ut på skrivare, bildskärm såväl som till Excel.

Kontoplan skriver ut kontoplanen med konton registrerade i företagets kontoplan. Hela kontoplanen skrivs ut med kolumner baserat på de fält som är valda i design. På radnivå sker uppdelning med avseende på de nivåer som finns registrerade i Balans/Resultatrapport.

Saldot visas då på samma sätt som Balansrapport eller Resultatrapport för det innevarande räkenskapsåret, tillsammans med utgående saldo för föregående år om kolumnen är vald. Rapporten kan då utgöra en fullständig kontosammanställning av hela kontoplanen.

Utskrift till bildskärm. Kombinationen Saldo och direktlänken till huvudboken innebär att man kan överblicka saldon för alla konton i hela kontoplanen, samtidigt som det är möjligt att detaljgranska enskilda transaktioner på varje konto via länken från kontot vid utskrift till bildskärm.

Skicka till Excel. Från Utskrifter Bokföring kan sammanställningen över kontoplanen även skrivas till fil (Excel) med bifogade saldon för respektive konto i kontoplanen.

Kontoplanen kan också skrivas ut direkt från direkt från funktionen Kontoplan genom att högerklicka i skärmlistan.

Rapporten skriver ut inventarieförteckning över transaktioner registrerade i Inventarier. Utskriften kan begränsas genom att ange intervall för inventariekonto och eventuellt den resultatenhet för inventarie som finns angiven på inventarien.

Rapporten ger också en summering på det totala anskaffade värdet, avyttrat värde samt den totala ackumulerade avskrivningen för alla registrerade inventarier. Detta då också förutsatt att respektive kolumn finns invald i rapporten.

Om kolumnen Restvärde har valts in i rapporten kommer inventariens resterande värde, alltså anskaffningsvärdet minus ackumulerad avskrivning att visas för ej avyttrade inventarier. Dessutom kommer då också inventariernas totala restvärde att summeras i rapportens slut.

Rapporten kan även skrivas ut direkt från registrering av inventarier genom att högerklicka på skärmlistan och välja alternativet Direktutskrift Inventarieförteckning.

Momsrapport är en registerutskrift med de konton som ska ingå vid själva utskriften av momsrapporten. Rader med tillhörande kontonummer och skattesatser har då tidigare registrerats i avsnittet Momsrapport.

Registerutskrift av de olika avsnitten som ligger till grund för t.ex. Balansrapport och Resultatrapport. Rapporterna är från början uppställa enlig BAS-kontoplanens normer och därefter ha förändrats i Balans/Resultatrapport.

Rapporten kan även skrivas ut direkt vid registrering genom att högerklicka på skärmlistan och välja alternativet Direktutskrift Balans/Resultatrapport.

Egna rapporter skriver ut huvuduppgifter, rader och positioner registrerade för varje rapport som väljs i intervallet. Egna rapporter kan även skrivas ut med hänseende till projekt. För ytterligare information om Egna rapporter se avsnittet Egna rapporter.

Dessa rapporter är registerutskrifter med data registrerade från motsvarande registreringsrutiner i Bokföring. Utskrifternas kolumner bestäms av respektive design och alla rader skrivs alltid ut vid dessa utskrifter. Vidare bearbetning kan ske om dessa skrivs till fil och Excel, eller i vissa fall skickas till Excel direkt från skärmlistan vid registrering.

Rapporten visar de transaktioner som skett på specifikationer i intervallet From period och Tom period samt From konto och Tom konto som angivits som parametrar. Specifikationer har då registrerats på konton märkta för specifikationer i kontoplanen.

Summering och sidbrytning per konto betyder att utskriften i första hand sorteras på konto med sidbrytning mellan varje konto.

Summering och sidbrytning per specifikation innebär att man ändrar sortering och summeringsnivå från konto till specifikation och även sidbrytning mellan varje specifikation.

Budgetutskriften är till för visa den budget som är lagd för bolaget. Budgetutskriften har formen av en resultatrapport. Denna utskrift visar inga jämförelsevärden mot det verkliga utfallet utan är en ren budgetutskrift. Budgeten kan också väljas in som jämförelsekolumn i balans och resultatrapporten för bolaget. Underlaget för denna rapport skapas i samband med Budgetering där också direktutskrift av rapporten kan utföras.

Urval för utskriftens innehåll kan ske genom att välja mellan datum, serie och verifikationsnummer. På detta sätt kan utskriftens omfattning begränsas. Genom att välja in kolumnen Radtext i design av verifikationer, kan den registrerade texten på varje verifikationsrad skrivas ut, t.ex. information om inventarier vid avskrivningar.

Sortering per serie och nummer. Verifikationslistan skriver normalt ut bokföringens verifikationer i serie och nummerordning.

Sortering per datum. Genom att växla till alternativet Sortering per datum kan rapporten istället sorteras i datumordning när flera verifikationer under en period skrivs ut. Sorteringen blir då i första hand på datum, och därefter på serie och nummer när flera verifikat förekommer samma dag.

Huvudbok för varje konto och integrerade bokföringsunderlag kan öppnas med länkar vid utskrift till bildskärm. Om koppling av dokument är aktiverat kan också bilagor registreras ifrån rapporten.

Koppla dokument

Symbolen för att administrera kopplade dokument återfinns i anslutning till varje verifikation i listan. Ifrån denna kan koppling av dokument och borttagning av tidigare koppling utföras på samma sätt som i menyn vid Registrering av verifikationer.

Huvudboken skriver ut bokföringens verifikationer grupperade och sorterade på kontonummer. Utskriftens syfte är att visa kontots ingående saldo vid vald bokföringsperiods början och därefter de transaktioner som har skett på kontot. Detta gör det möjligt att följa hur transaktionerna påverkar saldot och utskriften avslutas på kontot genom att skriva utgående saldo för perioden.

Denna utskrift kan med fördel skrivas till Excel. Om man önskar att söka transaktioner på ett visst belopp eller annan typ av data, är det enkelt att i Excel sortera om transaktionerna på en viss kolumn eller spåra data via funktionen ”sök”. Sökning av data kan även utföras om rapporten skrivs till Bildskärm.

Fr.o.m. tidigare räkenskapsår. Vanligtvis skrivs huvudboken för den innevarande perioden, och alltid inom bokföringens räkenskapsår. Genom att ange från och med ett tidigare räkenskapsår, kan avstämning göras bakåt i tiden t.ex. för ett enskilt konto.

På detta sätt kan kontots transaktioner visas över en längre tidsperiod utan att behöva ändra räkenskapsår. Om Fr.o.m. tidigare räkenskapsår har angivits kommer alla transaktioner från starten av året att inkluderas, fram till valt t.o.m. datum innevarande år.

När rapporten har tagits ut över tidigare år finns då också möjlighet att granska tidigare verifikat via länkarna vid förhandsgranskning på bildskärm. Om verifikationen avser ett annat räkenskapsår än det aktiva, kommer också detta att visas i verifikationslistans rubrik.

Välj konton för utskrift är ett komplement till att välja fr.o.m. - t.o.m. konto som innebär att en lista med konton i angivet intervall visas på skärmen.

Genom att t.ex. först avmarkera alla konton och sedan handplocka önskade konton, kommer rapporten enbart att visa dessa konton. Använd funktionen när flera konton som inte ligger i en följd samtidigt ska stämmas av.

Summerad per dag. Alternativet innebär en summering av transaktioner på samma dag. Detta gäller främst konton i reskontror också oavsett om konteringarna har integrerats eller vilka inställningar de har för integration. Summeringen gäller också för andra typer av konton om alternativet har valts, såsom t.ex. fordringar, check, bank och kassa och liknande. Använd summering per dag t.ex. för avstämning av bokförd reskontra eller ej bokförd reskontra mot kontoutdrag och liknande.

Detta betyder att transaktionerna visas på bank eller checkräkningskonto med motsvarande summering, alltså oavsett om de ännu har integrerats med bokföringen eller inte. Summeringen per dag gör det då också lättare att följa kontoutdraget från banken som ofta är specificerat per dag.

Om alternativet väljs kommer t.ex. betalningstransaktioner i huvudboken att visas i komprimerat läge, där antal fakturor visas i kolumnen Text, snarare än specifika internummer och namn.

När huvudboken är i summerat läge kan länken användas för att öppna en detaljerad vy med ingående transaktioner i summan för den aktuella dagen. Beroende på skärmens bredd lägger sig den nya instansen av huvudboken bredvid rapporten.

Valet kommer då också att sparas och föreslås nästa gång rapporten körs, samt även användas när huvudbok öppnas direkt från länk vid utskrift till bildskärm.

Ingående verifikat verifikatet och eventuellt kopplade dokument kan öppnas från huvudboken via länkar. Om texten avser ett bokföringsunderlag öppnas istället den bakomliggande journalen. Om det finns dokument kopplade till bokföringsunderlag visas följande uppsättning med länkar:

När huvudboken öppnas från en annan rapport kommer konton med många transaktioner att visa samma period som ursprungsursprungsrapporten.

För konton med ett mindre antal rörelser t.ex. en eller ett par per månad, kommer istället hela räkenskapsåret att inrymmas på en sida.

När knappen i utskriftsmenyn används för att lägga ut huvudboken på skrivbordet, kan också konto sparas i genvägen.

Detta betyder att det konto som har angivits i dialogen och föreslås i dialogen när genvägen väljs. Använd funktionen för snabb åtkomst till vanligt förekommande konton som ska kontrolleras.

Översikt utskrifter - Lägg ut på skrivbord

Det är mycket viktigt att alla försäljningskonton som används finns registrerade i Momsrapport.

Utskrift av momsrapport ger underlag för ifyllning av momsdeklarationsblanketten och är bokföringsunderlag för kontering av momsredovisningen.

De belopp som står inom parentes på rapporten är kontrollsiffror. Dessa räknas ut genom multiplikation av försäljningssumma med den procentsats som angivits i momsrapportens grundregister för de olika raderna. T.ex. skattepliktig omsättning på rad 7 - 200 000 kr X 25 % = 50 000 kr. 50 000 kr visas inom parentes på rad 1 och ska jämföras med siffran ovanför.

I samband med att momsrapporten skrivs ut och godkänns finns även möjlighet att samtidigt skapa en fil i XML-format. Filen kan sedan användas för uppladdning av momsredovisningen för perioden till skatteverkets e-tjänst.

Skapa fil vid utskrift innebär att filen kommer att skapas med namn som har föreslagits och eventuellt förändrats. Notera att filen enbart skapas i samband med kvittensen vid utskrift till skrivare, och inte när rapporten förhandsgranskas på bildskärm.

Senast använda mapp och filnamn kommer att föreslås i dialogen nästa gång rapporten används. Utöver själva perioden också företagsnamnet automatiskt att läggas till filnamnet, dessa uppgifter bör då inte ändras då det kan störa automatiseringen.

När en momsredovisning görs till myndigheterna baseras den på försäljningstillfället oavsett eventuell periodisering i samband med periodiserad bokföring. Då den interna bokföringen baseras på periodiseringsdatum, kommer alltså momsrapporten normalt istället att baseras på bokföringsdatum, alltså tillfället när försäljningen skedde. Detta visualiseras med följande alternativ vid Direktbokföring och Periodiserad bokföring när rapporten ska skrivas ut:

1 Använd bokföringsdatum är standard och används när rapporten ska skickas till myndigheterna.

2 Använd periodiseringsdatum kommer stället framställa rapporten enligt periodiserad bokföring för internt bruk.

Balansrapporten är en översikt över företagets tillgångar samt skuld och eget kapital. Det är möjligt att lägga upp summeringsavsnitt i 3 nivåer. Detta görs då i registreringsrutinen Balans / Resultatrapport.

Under Inställningar Bokföring bestäms om Ingående balans på balansrapporten skall innehålla föregående års utgående saldon eller föregående periods saldo. Rapporten innehåller alltid utgående saldo, behållningen fram till aktuell period.

Om periodiserad bokföring används kommer periodiserade transaktioner framåt i tiden, d.v.s. efter balansrapportens slutperiod att samlas upp på Konto för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter angivet i inställningar för bokföring.

Resultatrapporten är en översikt över företagets intäkter och kostnader. Det är möjligt att lägga upp summeringsavsnitt i 3 nivåer, detta görs i rutinen Balans/Resultatrapport.

Villkoret Alla berörda konton föreslås t.ex. vid både balansrapport och resultatrapport, se följande avsnitt för ytterligare information:

Vid bokslut är det bra att ha en bokslutstablå med möjlighet att se hur registrerade, ej uppdaterade bokslutstransaktionerna påverkar ett preliminärt bokslut. Vid utskrift av bokslutstablå visas periodens ingående belopp, ej uppdaterade bokslutstransaktioner och utgående belopp. Observera att bokslutstransaktionerna inte ska uppdateras förrän man anser att bokslutet är helt klart.

Om Periodiserad bokföring används kommer periodiserade transaktioner att redovisas som ett ingående belopp i Bokslutstablå. Transaktionerna samlas upp på Konto för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter angivet i inställningar för bokföring.

Ett räkenskapsutdrag används vid deklaration. Räkenskapsutdraget är uppställt på samma sätt som deklarationsblankettens räkenskapsschema. I Kontoplanen ska SRU-koden anges för att koppla olika konton till rätt rubrik på räkenskapsutdraget.

Ett annat namn för Räkenskapsutdrag skulle kunna vara myndighetens balans och resultat-rapport.

En del företag, speciellt utlandsägda kan behöva ta fram egna typer av rapporter. Verksamheterna har kanske inte den traditionella svenska BAS uppställningen utan bygger på andra sorteringar. I Egna rapporter är det möjligt att bygga upp egna rapporter som då kan bestå vissa konton, resultatenheter och egna kalkylerade värden. Dessa rapporter kan byggas både för företaget i sin helhet eller speciellt för en eller flera resultatenheter, eller kanske för de projekt som hanteras i systemet.

Fördelningar är periodiseringar av intäkter och kostnader som läggs upp via funktionen i bokföringens huvudmeny med samma namn. Genom rapporten görs utskrift av de fördelningar som ännu inte är helt fördelade.

Enbart transaktioner med saldo är från början påslagen och innebär att enbart transaktioner utan ett Ej fördelat kvarvarande belopp inte tas med i rapporten. Välj bort alternativet för att skriva ut alla registrerade fördelningar.

I Sverige finns en överenskommelse mellan producenterna av administrativ programvara. Denna förening heter SIE-gruppen och har till syfte att standardisera data som ofta sänds från ett system till ett annat. Se följande avsnitt för att skapa SIE-rapporter till andra system från Winbas.

Utskrifter per resultatenhet gör det möjligt att skriva ut bokföringsrapporter med avseende på enskilda resultatenheter. Välj mellan att skriva ut resultatrapporten för resultatenheter eller s.k. huvudenheter d.v.s. att flera resultatenheter knyts till en huvudgrupp och kan skriva ut rapporten på en mer övergripande nivå.

Budgetutskrift redovisar budget för resultatenheten registrerad i Registrering av budget och följer avsnitten i resultaträkningen. Rapporten visar inga jämförelsevärden mot det verkliga utfallet, där istället kolumner för budget kan väljas in för jämförelse i resultatrapporten för Resultatrapport för resultatenhet.

Verifikationslista skriver ut enbart de verifikat och transaktioner där resultatenheten ingår i den valda perioden.

Huvudbok för resultatenhet är ett komplement till företagets ordinarie huvudbok, som enbart visar bokföringstransaktioner registrerade på resultatenheten.

Summerad per dag betyder att resultatkonton i rapporten summeras t.ex. vid försäljning där varje avdelning utgör en resultatenhet. Använd summering per dag för att se den totala försäljningen per dag i perioden på försäljningskonton per resultatenhet.

När huvudboken är i summerat läge kan länken användas för att öppna en detaljerad vy med ingående transaktioner i summan för den aktuella dagen för resultatenheten. Beroende på skärmens bredd lägger sig den nya instansen av huvudboken bredvid rapporten.

Resultatrapport utgör en översikt över resultatenhetens intäkter och kostnader uppställda baserat på registrerade rapportavsnitt.

Om t.ex. varje säljare hanteras som en resultatenhet i redovisningen men att man samtidigt önskar skriva ut en rapport över gruppen säljare är resultatrapport Per huvudenhet användbart. Detta kräver att säljarnas respektive resultatenhet är registrerade med en huvudenhet som representerar själva gruppen.

När länkar används vid utskrift till bildskärm kommer t.ex. Huvudbok per resultatenhet att visas när ett konto väljs för en resultatenhet i Resultatrapport för resultatenhet istället för företagets ordinarie huvudbok.
Detta alltså på samma sätt som att urvalet på resultatenheten och kontot görs i Huvudbok per resultatenhet från utskriftsmenyn.

Utskrifter per projekt ger möjlighet att skriva ut rapporter baserade på projekt. De utskrifter som är aktuella på projektnivå ur redovisningen är verifikationslista, kontoutdrag samt resultatrapport.

Verifikationslista och Resultatrapport fungerar på samma sätt för projekt, som för företaget i sin helhet vad gäller summering och design.

Om länk till används konto vid utskrift till bildskärm av Verifikationslista eller Resultatrapport kommer Kontoutdrag för det aktuella projektet och kontot att visas.

Kontoutdrag kan t.ex. användas advokater som hanterar klienters medel i form av olika Uppdrag eller projekt och som behöver använda avräkningskonton. Kontoutdraget fungerar på liknande sätt som en Huvudbok.

Alla valda projekt betyder att alla de projekt som har valts i intervallet skrivs ut i rapporten.

Enbart berörda projekt kan användas för att bara skriva ut de projekt där händelser har skett inom den valda perioden och ett eventuellt urval av konton.

Sidbrytning per projekt skapar en ny sida i utskriften när flera projekt skrivs ut och utskriften påbörjar nästa projekt.