Utskrifter Bokföring

Winbas hjälp

Översikt utskrifter

Design av utskrifter
Fält i rapporter
Utskrift till bildskärm
Utskrift till skrivare
Utskrift till fil

 

Välj Översikt för instruktioner om hantering av olika utskrifter, urval och villkor.

  Utskrifter Bokföring

Grundregister

Företagets
rapporter

Utskrifter per
resultatenhet

Utskrifter
per projekt

Funktionsbeskrivning

En kortare beskrivning att visas för rapporterna i utskriftsmenyerna. Funktionsbeskrivningen visas då när muspekaren är över namnet på utskriften och ger kortfattad beskrivning om hur den fungerar. Som i övriga huvudmenyerna kan detta också stängas av generellt via den personliga inställningen för att visa långa beskrivningar.

 

Muspekaren är över Balansrapport och en beskrivning visas.

Uppdaterade verifikationer

Samtliga utskrifter för företaget, resultatenheter eller projekt kan bara skrivas ut på grundval av uppdaterade verifikationer beroende på inställningen Direktbokföring (saldon oavsett uppdatering). Undantagna är verifikationslista och huvudbok som behövs för att stämma av månadens räkenskaper.

Grundregister

Utskrifterna i denna kolumn är vanliga registerutskrifter som kan skrivas ut på skrivare, bildskärm såväl som till Excel.

Kontoplan

Kontoplan skriver ut kontoplanen med konton registrerade i företagets kontoplan. Hela kontoplanen skrivs ut med kolumner baserat på de fält som är valda i design. På radnivå sker uppdelning med avseende på de nivåer som finns registrerade i Balans/Resultatrapport.

Utskriften kan även designas med kolumnerna Saldo och Saldo föregående år.

Saldot visas då på samma sätt som Balansrapport eller Resultatrapport för det innevarande räkenskapsåret, tillsammans med utgående saldo för föregående år om kolumnen är vald. Rapporten kan då utgöra en fullständig kontosammanställning av hela kontoplanen.

Utskrift till bildskärm. Kombinationen Saldo och direktlänken till huvudboken innebär att man kan överblicka saldon för alla konto i hela kontoplanen, samtidigt som det är möjligt att detaljgranska enskilda transaktioner på varje konto via länken från kontot vid utskrift till bildskärm.

Skicka till Excel. Från Utskrifter Bokföring kan sammanställningen över kontoplanen även skrivas till fil (Excel) med bifogade saldon för respektive konto i kontoplanen.

Kontoplanen kan också skrivas ut direkt från direkt från funktionen Kontoplan genom att högerklicka i skärmlistan.


Inventarieförteckning

Rapporten skriver ut inventarieförteckning över transaktioner registrerade i Inventarier. Utskriften kan begränsas genom att ange intervall för inventariekonto och eventuellt den resultatenhet för inventarie som finns angiven på inventarien.

Rapporten ger också en summering på det totala anskaffade värdet, avyttrat värde samt den totala ackumulerade avskrivningen för alla registrerade inventarier. Detta då också förutsatt att respektive kolumn finns invald i rapporten.

Om kolumnen Restvärde har valts in i rapporten kommer inventariens resterande värde, alltså anskaffningsvärdet minus ackumulerad avskrivning att visas för ej avyttrade inventarier. Dessutom kommer då också inventariernas totala restvärde att summeras i rapportens slut.

Rapporten kan även skrivas ut direkt från registrering av inventerarier genom att högerklicka på skärmlistan och välja alternativet Direktutskrift Inventarieförteckning.

Momsrapport

Momsrapport är en registerutskrift med de konton som ska ingå vid själva utskriften av momsrapporten. Rader med tillhörande kontonummer och skattesatser har då tidigare registrerats i avsnittet Momsrapport.

Balans/Resultatrapport

Registerutskrift av de olika avsnitten som ligger till grund för t.ex. Balansrapport och Resultatrapport. Rapporterna är från början uppställa enlig BAS-kontoplanens normer och därefter ha förändrats i Balans/Resultatrapport.

Rapporten kan även skrivas ut direkt vid registrering genom att högerklicka på skärmlistan och välja alternativet Direktutskrift Balans/Resultatrapport.

Egna rapporter

Egna rapporter skriver ut huvuduppgifter, rader och positioner registrerade för varje rapport som väljs i intervallet. Egna rapporter kan även skrivas ut med hänseende till projekt. För ytterligare information om Egna rapporter se avsnittet Egna rapporter.

Resultatenheter, Automatkonteringar och Räkenskapsutdrag

Dessa rapporter är registerutskrifter med data registrerade från motsvarande registreringsrutiner i Bokföring. Utskrifternas kolumner bestäms av respektive design och alla rader skrivs alltid ut vid dessa utskrifter. Vidare bearbetning kan ske om dessa skrivs till fil och Excel, eller i vissa fall skickas till Excel direkt från skärmlistan vid registrering.

Utskrifter Bokföring

Företagets rapporter

Specifikationer

Här visas de transaktioner som skett på specifikationer From period och Tom period samt From konto och Tom konto som angivits som parametrar.

Summering och sidbrytning per konto betyder att utskriften i första hand sorteras på konto med sidbrytning mellan varje konto.

Summering och sidbrytning per specifikation innebär att man ändrar sortering och summeringsnivå från konto till specifikation och även sidbrytning mellan varje specifikation.

Budgetutskrift

Budgetutskriften är till för visa den budget som är lagd för bolaget. Budgetutskriften har formen av en resultatrapport. Denna utskrift visar inga jämförelsevärden mot det verkliga utfallet utan är en ren budgetutskrift. Givetvis kan budgeten sedan väljas in som jämförelsekolumn i balans och resultatrapporten för bolaget. Underlaget för denna rapport skapas i rutinen Budgetering.

Verifikationslista

Urval för utskriftens innehåll kan ske genom att välja mellan datum, serie och verifikationsnummer. På detta sätt kan utskriftens omfattning begränsas. Genom att välja in kolumnen Radtext i design av verifikationer, kan den registrerade texten på varje verifikationsrad skrivas ut, t.ex. information om inventarier vid avskrivningar.

Sortering per serie och nummer. Verifikationslistan skriver normalt ut bokföringens verifikationer i serie och nummerordning.

Sortering per datum. Genom att växla till alternativet Sortering per datum kan rapporten istället sorteras i datumordning när flera verifikationer under en period skrivs ut. Sorteringen blir då i första hand på datum, och därefter på serie och nummer när flera verifikat förekommer samma dag.

Huvudbok

Huvudboken skriver ut bokföringens verifikationer grupperade och sorterade på kontonummer. Utskriftens syfte är att visa kontots ingående saldo vid vald bokföringsperiods början och därefter de transaktioner som har skett på kontot. Detta gör det möjligt att följa hur transaktionerna påverkar saldot och utskriften avslutas på kontot genom att skriva utgående saldo för perioden.

Denna utskrift kan med fördel skrivas till Excel. Om man önskar att söka transaktioner på ett visst belopp eller annan typ av data, är det enkelt att i Excel sortera om transaktionerna på en viss kolumn eller spåra data via funktionen ”sök”. Sökning av data kan även utföras om rapporten skrivs till Bildskärm.

Fr.o.m. tidigare räkenskapsår. Vanligtvis skrivs huvudboken för den innevarande perioden, och alltid inom bokföringens räkenskapsår. Genom att ange från och med ett tidigare räkenskapsår, kan avstämning göras bakåt i tiden t.ex. för ett enskilt konto.

På detta sätt kan kontots transaktioner visas över en längre tidsperiod utan att behöva ändra räkenskapsår. Om Fr.o.m. tidigare räkenskapsår har angivits kommer alla transaktioner från starten av året att inkluderas, fram till valt t.o.m. datum innevarande år.

 

När rapporten har tagits ut över tidigare år finns då också möjlighet att granska tidigare verifikat via länkarna vid förhandsgranskning på bildskärm. Om verifikationen avser ett annat räkenskapsår än det aktiva, kommer också detta att visas i verifikationslistans rubrik.

Välj konton för utskrift är ett komplement till att välja fr.o.m. - t.o.m. konto som innebär att en lista med konton i angivet intervall visas på skärmen.

Genom att t.ex. först avmarkera alla konton och sedan handplocka önskade konton, kommer rapporten enbart att visa dessa konton. Använd funktionen när flera konton som inte ligger i en följd samtidigt ska stämmas av.

 

Summera ej bokförd reskontra. Om Summerad per dag används för att skapa verifikation vid integration till bokföringen, kan också ej bokförd reskontra summeras på samma sätt.

Detta betyder att transaktionerna visas på bank eller checkräkningskonto med motsvarande summering, oavsett om de ännu har integrerats med bokföringen eller inte. Summeringen per dag gör det då också lättare att följa kontoutdraget från banken som ofta är specificerat per dag.

Om alternativet väljs kommer betalningstransaktioner i huvudboken att visas i komprimerat läge, där antal fakturor visas i kolumnen Text, snarare än specifika internummer och namn.

Valet kommer då också att sparas och föreslås nästa gång rapporten körs, samt även användas när huvudbok öppnas direkt från länk vid utskrift till bildskärm.

Momsrapport

Det är mycket viktigt att alla försäljningskonton som används finns registrerade i Momsrapport.

Utskrift av momsrapport ger underlag för ifyllning av momsdeklarationsblanketten och är bokföringsunderlag för kontering av momsredovisningen.

De belopp som står inom parentes på rapporten är kontrollsiffror. Dessa räknas ut genom multiplikation av försäljningssumma med den procentsats som angivits i momsrapportens grundregister för de olika raderna. T.ex. skattepliktig omsättning på rad 7 - 200 000 kr X 25 % = 50 000 kr. 50 000 kr visas inom parentes på rad 1 och ska jämföras med siffran ovanför.

Momsrapport vid periodiserad bokföring

När en momsredovisning görs till myndigheterna baseras den på försäljningstillfället oavsett eventuell periodisering i samband med periodiserad bokföring. Då den interna bokföringen baseras på periodiseringsdatum, kommer alltså momsrapporten normalt istället att baseras på bokföringsdatum, alltså tillfället när försäljningen skedde. Detta visualiseras med följande alternativ vid Direktbokföring och Periodiserad bokföring när rapporten ska skrivas ut:

1 Använd bokföringsdatum är standard och används när rapporten ska skickas till myndigheterna.

2 Använd periodiseringsdatum kommer stället framställa rapporten enligt periodiserad bokföring för internt bruk.

Balansrapport

Balansrapporten är en översikt över företagets tillgångar samt skuld och eget kapital. Det är möjligt att lägga upp summeringsavsnitt i 3 nivåer. Detta görs då i registreringsrutinen Balans / Resultatrapport.

Under Inställningar Bokföring bestäms om Ingående balans på balansrapporten skall innehålla föregående års utgående saldon eller föregående periods saldo. Rapporten innehåller alltid utgående saldo, behållningen fram till aktuell period.

Om periodiserad bokföring används kommer periodiserade transaktioner framåt i tiden, d.v.s. efter balansrapportens slutperiod att samlas upp på Konto för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter angivet i inställningar för bokföring.

Resultatrapport

Resultatrapporten är en översikt över företagets intäkter och kostnader. Det är möjligt att lägga upp summeringsavsnitt i 3 nivåer, detta görs i rutinen Balans/Resultatrapport.

Villkoret Alla berörda konton föreslås t.ex. vid både balansrapport och resultatrapport, se följande avsnitt för ytterligare information:

Bokslutstablå

Vid bokslut är det bra att ha en bokslutstablå med möjlighet att se hur registrerade, ej uppdaterade bokslutstransaktionerna påverkar ett preliminärt bokslut. Vid utskrift av bokslutstablå visas periodens ingående belopp, ej uppdaterade bokslutstransaktioner och utgående belopp. Observera att bokslutstransaktionerna inte ska uppdateras förrän man anser att bokslutet är helt klart.

Om Periodiserad bokföring används kommer periodiserade transaktioner att redovisas som ett ingående belopp i Bokslutstablå. Transaktionerna samlas upp på Konto för förutbetalda kostnader och upplupna intäkter angivet i inställningar för bokföring.

Räkenskapsutdrag

Ett räkenskapsutdrag används vid deklaration. Räkenskapsutdraget är uppställt på samma sätt som deklarationsblankettens räkenskapsschema. I Kontoplanen ska SRU-koden anges för att koppla olika konton till rätt rubrik på räkenskapsutdraget.

Ett annat namn för Räkenskapsutdrag skulle kunna vara myndighetens balans och resultat-rapport.

Egna rapporter

En del företag, speciellt utlandsägda kan behöva ta fram egna typer av rapporter. Verksamheterna har kanske inte den traditionella svenska BAS uppställningen utan bygger på andra sorteringar. I Egna rapporter är det möjligt att bygga upp egna rapporter som då kan bestå vissa konton, resultatenheter och egna kalkylerade värden. Dessa rapporter kan byggas både för företaget i sin helhet eller speciellt för en eller flera resultatenheter, eller kanske för de projekt som hanteras i systemet.

Fördelningar

Fördelningar är periodiseringar av intäkter och kostnader som läggs upp via funktionen i bokföringens huvudmeny med samma namn. Genom rapporten görs utskrift av de fördelningar som ännu inte är helt fördelade.

Enbart transaktioner med saldo är från början påslagen och innebär att enbart transaktioner utan ett Ej fördelat kvarvarande belopp inte tas med i rapporten. Välj bort alternativet för att skriva ut alla registrerade fördelningar.

SIE rapporter

I Sverige finns en överenskommelse mellan producenterna av administrativ programvara. Denna förening heter SIE-gruppen och har till syfte att standardisera data som ofta sänds från ett system till ett annat. Se följande avsnitt för att skapa SIE-rapporter till andra system från Winbas.


Utskrifter Bokföring

Utskrifter per resultatenhet

Utskrifter per resultatenhet gör det möjligt att skriva ut budgetutskrift, verifikationslista, huvudbok och resultatrapport per resultatenhet. Välj mellan att skriva ut resultatrapporten för resultatenheter eller s.k. huvudenheter d.v.s. att flera resultatenheter knyts till en huvudgrupp och kan skriva ut rapporten på en mer övergripande nivå.

Per huvudenhet

Om t.ex. varje säljare hanteras som en resultatenhet i redovisningen men att man samtidigt önskar skriva ut en rapport över gruppen säljare är resultatrapport Per huvudenhet användbart. Detta kräver att säljarnas respektive resultatenhet är registrerade med en huvudenhet som representerar själva gruppen.

Utskrifter Bokföring

Utskrifter per projekt

Utskrifter per projekt ger möjlighet att skriva ut rapporter baserade på projekt. De utskrifter som är aktuella på projektnivå ur redovisningen är verifikationslista, kontoutdrag samt resultatrapport.

Verifikationslista och Resultatrapport fungerar på samma sätt för projekt, som för företaget i sin helhet vad gäller summering och design.

Kontoutdrag däremot, är till för t.ex. advokater som hanterar klienters medel i form av olika Uppdrag eller projekt och som behöver använda avräkningskonton. Hur kontoutdraget fungerar och om det är någonting för er verksamhet bör gås igenom med någon av våra utbildare.

Alla valda projekt betyder att alla de projekt som har valts i intervallet skrivs ut i rapporten.

Enbart berörda projekt kan användas för att bara skriva ut de projekt där händelser har skett inom den valda perioden och ett eventuellt urval av konton.

Sidbrytning per projekt skapar en ny sida i utskriften när flera projekt skrivs ut och utskriften påbörjar nästa projekt.

Utskrifter Bokföring