Kunder - Övrigt

Winbas hjälp

Översikt Kunder

Fordrankonto

Konto för kundfordringar registrerat i kontoplanen som föreslås från förslag vid ny kund. Återfinns inte lämpligt kontonummer för den aktuella kunden när sökregistret öppnas, gå till Kontoplan och lägg upp det avsedda kontot.

Resultatenhet och Projekt

I bokföringen är det möjligt att följa upp kund på resultatenhet och / eller projekt. Vid orderregistrering kan den angivna resultatenheten eller projektet föreslås automatiskt. I Inställningar Order finns alternativ som markeras om resultatenhet och projekt ska hämtas från kund. Det går dock att ändra resultatenhet och/eller projekt på order. På Bokföringens huvudmeny finns grundregister Resultatenheter och på Administrationens huvudmeny, fliken <F3 - Övrigt> finns Projekt.

Generell rabatt i %

Har kunden en generell rabatt anges denna rabatt här. Rabatten föreslås på varje orderrad vid t.ex. offert- och orderregistrering och anges som en procentsats. I Winbas kan rabatt för övrigt presenteras i antingen procent eller kronor, se avsnittet Inställningar Produkter.

Besöksintervall och Nästa besök

Ange med vilken intervall (antal dagar) besök hos kunden ska göras, t.ex. 90 för besök var tredje månad. Vid utskrift av Besöksplanering i Utskrifter Administration finns möjlighet att uppdatera fältet Nästa besök.

Betalningsvillkor, Transportsätt och Leveransvillkor

Välj betalningsvillkor, transportsätt och leveransvillkor. Dessa föreslås vid offert- och orderregistrering men kan också ändras på varje offert och order. På Administrationens huvudmeny, fliken <F3 Övrigt> finns grundregister där olika betalnings- och leveransvillkor samt transportsätt läggs upp.

Prislista

När pris anges på produkt i produktregistret finns det nio prislistor att använda. Ange här den prislista som är aktuell för kunden. Som komplement till produktprislistorna kan man använda sig av specialprislistor. Specialprislistor kan t.ex. innehålla nettopriser eller rabatterade priser för olika produkter och produktgrupper. Genom att använda specialprislistor får man kundunika priser.

Specialprislista 1 och 2

I Administrationens huvudmeny finns Specialprislistor där specialprislistor registreras. Vid t.ex. registrering av Order / faktura prioriterar systemet prislista angiven i fältet Specialprislista 2 och använder pris eller rabatt om produkten eller gruppen återfinns i angiven specialprislista. Finns inget pris eller rabatt för produkten i specialprislista 2, används istället den specialprislista som är angiven i fältet Specialprislista 1 och till sist i fältet Prislista för pris i prislista 1-9.

 

Använd Sökregistret för att välja en registrerad specialprislista vid val av specialprislista på kunden.

Även knapplistan kan användas för att snabbt kontrollera vilka transaktioner som ingår i antingen den specialprislista som redan är angiven på kunden, eller annan specialprislista i listan.

Kampanjprislista

Genom att använda det begreppet Kampanjpris på kunden, kan en tillfällig specialprislista användas på kunden i en begränsad tidsperiod under kampanj, utan att inkräkta på användandet av de ordinarie specialprislistorna 1 och 2 i de fall dessa är reserverade för andra ändamål. Kampanjpriser läggs upp på samma sätt som en specialprislista med produkter och kan administreras på kunderna via verktyget Specialprislistor - Kunder.

Skillnaden mellan kampanjpris och specialprislista 1 och 2 på kunden är att kampanjpris även hanteras som "Lägsta pris", d.v.s. är det normala priset för kunden ifråga lägre än den gällande kampanjen, kommer det normala priset att gälla.

Landskod

Landskoden är avgörande vid fakturering. Är landskoden annan än SE (Sverige) och om landskoden är markerad som EU-land (görs i grundregistret för Landskoder) kan försäljning registreras för EU-rapporter som Intrastatrapport, Kvartalsredovisning och Reparapport.

Ett automatiskt förslag vid registrering av ny kund kan anges baserat på landskoden. Förslaget kan då utgöras av valutakod, språkkod en eller en hel kundmall. När landskoden anges kommer alla uppgifter att föreslås på kunden baserat på förslaget.

Valutakod

Den valutakod som är registrerad på kunden föreslås vid offert- och orderregistrering. I Valutatabell på Administrationens huvudmeny registreras valutakoder och kurser. Både valutakod och kurs kan ändras vid offert och kundorder. Tänk på att man kanske behöver ha en särskild prislista upplagt i produkter för andra valutor än SEK om inte automatiskt valutaomräkning används.

Språkkod

Språkkoden styr vilken blankett som skrivs ut när utskrifter görs. Man kan t.ex. göra en fakturablankett på språkkod EN för kunder som behöver faktura med engelsk text. Har kunden språkkod EN och en faktura är gjord på samma språkkod skrivs denna blankett ut. Se vidare i Design av blanketter för information om hur blanketter designas.

Ordertyp

Om en av de i Ordertyper registrerade ordertyperna väljs på kunden, kommer denna ordertyp att föreslås när kunden väljs för registrering av order i Order / faktura, eller när en kundorder skapas från Kassa.

Om ingen ordertyp är angiven på kunden, kommer standard ordertyp (1 Vanlig order) att vara aktiv om inget annat anges vid registrering av ordern. När det gäller kundorder från kassa används inställningen Föreslå ordertyp när order skapas från Kassa i inställningar för kassa för att bestämma vilken ordertyp som ska föreslås när en kundorder skapas från kassan.

Notera att ordertyper som ska användas vid t.ex. Fakturering av transportsedlar eller Fakturering av projekt ställs in i inställningar för transporter respektive inställningar för projekt och att kundens ordertyp då inte har någon påverkan.

Momskod

Det finns fem momskoder att välja på: Inrikes momsfri, Inrikes moms, Export, Moms ingår och Intern.

Har kunden momskod Inrikes moms innebär det att moms beräknas på fakturans nettobelopp. Momsbeloppet beror i sin tur på vilken momskod produkterna har. Vilken procentsats momskod 1, 2 och 3 har står angivet i Inställningar Order.

Vid exportförsäljning ska kund ha momskod Export.

Momskoden Moms ingår används kanske främst om kontantnotor skrivs ut. Då är produktens pris inklusive moms.

Momskoderna är också avgörande för vilket försäljningskonto som konteras vid fakturering. Försäljningskonton finns på resp. produktgrupp men också i Inställningar Produkter.

Säljare

I administrationen kan urval göras på säljare eller uppdelning ske på säljare, t.ex. utskriften Detaljstatistik som bl.a. visar täckningsbidrag. För att en säljare ska bli registrerad i statistiken ska säljaren finnas registrerad på order. Antingen registreras säljare vid orderregistrering eller också kan säljare finnas upplagd på kunden och registreras automatiskt på order.

Vid orderregistrering kan säljarens namn registreras som Vår referens automatiskt, eller tvärtom - beroende på vilka alternativ som är valda i Inställningar Order.

Säljare registreras som användare i Användare under menyn Arkiv.

Fakturakod

Vid samfakturering och fakturering av fasta order anges fakturakod för det intervall av kunder som ska faktureras. Det innebär att fakturor endast görs på kunder som har angiven fakturakod. Exempel på fakturakod är 2 - fakturering 1 gång/vecka, fakturakod 3 - fakturering 2 gång/månad. Fakturakoder registreras i grundregistret Fakturakoder som normalt återfinns på Administrationens huvudmeny under fliken <F3 Övrigt>.

Vid ändring av fakturakod på en befintlig kund kan även fakturakod på redan registrerade offerter, order eller serviceorder förändras, som t.ex. ska faktureras med den nya fakturakoden på kunden i fråga.

Spärrad

Alternativet Spärrad ska vara markerat om kunden ska vara spärrad för offertregistrering och orderregistrering. Om en kund är spärrad visas dialogen Kunden är spärrad.

Autogiro

Autogiro är en funktion där en lista skrivs ut över kunder med autogiro markerad. I samband med utskriften skapas även en fil som motsvarar innehållet i utskriften. Den skapade filen skickas sedan till Bankgirocentralen som drar fordran direkt från kunden när faktura förfaller.

Restorder

Är alternativet Restorder markerat görs även markering för restorder när offert och order registreras. Restorder innebär att en order som delfaktureras finns kvar som restorder.

Exempel
På order finns orderrad med följande:
Beställt antal = 10 Levererat antal = 2

Ordern faktureras. Fakturan blir på levererat antal 2.

Kvar på restorder finns:
Beställt antal = 8 Levererat antal = 8.

För att undvika att kunden beställer varan igen när den har blivit restnoterad, finns också en varning om att produkten finns i restorder till kunden.

Kravbrev

För att det ska vara möjligt att skriva ut Krav / Kontoutdrag till kund om fakturor har förfallit till betalning ska alternativet Kravbrev vara markerat. I Inställningar Kunder finns uppgifter som gäller kravhantering, bl.a. hur många dagar efter förfallodatum som det ska vara möjligt att skriva ut kravbrev.

Räntefaktura

Det finns möjlighet att skapa en separat räntefaktura om kund betalar efter förfallodatum. Möjlighet finns också att lägga räntetransaktion till nästa vanliga faktura vid en löpande fakturering.

Det finns ett par inställningar som dock måste vara angivna innan systemet kan skapa räntefaktura. Först måste alternativet Räntefaktura vara markerat på kunden. Sedan finns det uppgifter för räntefakturering i Inställningar Kunder, t.ex. vilken dröjsmålsränta som ska gälla. Om kunden gör en inbetalning och betaldatum är så många dagar eller fler efter förfallodatum som återfinns i inställningarna, kommer en fråga när betalningen registreras i samband med Inbetalningar beroende på inställningar.

Skapade räntetransaktioner vid inbetalning finns i Räntetransaktioner. Det är där möjligt att också justera, makulera och registrera nya räntetransaktioner. Räntetransaktionerna kan skrivas ut i Utskrift Administration i avsnittet Räntetransaktioner. Räntefakturering skapar fakturor av räntetransaktionerna och fakturorna skrivs ut i Utskrifter Administration.

Samfakturering

Är alternativet Samfakturering markerat på kund kommer nya offerter och order att markeras för samfakturering automatiskt. I Inställningar Order finns två alternativ för samfakturering, Skapa samlingsfaktura, en faktura per kund, vilket innebär att flera order kan bilda en faktura eller Skapa vanliga fakturor, en faktura per order som är ett sätt att göra fakturering snabbare. Observera dock att om alternativet Skapa vanliga fakturor, en faktura per order är valt i Inställningar Order kommer alternativet Samfakturering alltid vara markerat på order oavsett vad som står på kunden. Samlingsfakturor skapas när rutinen Samfakturering utförs.

Faktureringsavgift

Kunden kan automatiskt debiteras faktureringsavgift. Är alternativet Faktureringsavgift markerat registreras den på offert och order enligt de uppgifter som finns angivna på Inställningar Order. Man kan också vid offert- och orderregistrering manuellt ange en faktureringsavgift.

Frakt

Som ett komplement till generella inställningar för fraktavgifter, är det också möjligt att sätta regel specifikt på kunden om fraktavgift ska utgå eller inte. Standardläget är att frakt alltid ska föreslås på kundordern enligt inställningar för order.

Genom att kryssa bort alternativet Frakt på enskilda kunder som alltid har mottagarfrakt, kommer heller ingen fraktkostnad att debiteras kunden.

Avgift

Alternativet Avgift bestämmer om kunden är föremål för avgift vid försäljning av vissa produkter. Se följande avsnitt för ytterligare information om begreppet avgift:

Öresutjämning

För att få fakturabelopp i hela kronor används öresutjämning. Man kan även på varje offert och order ange eller ta bort öresutjämning i det enskilda fallet i fliken <F3 Övrigt> i respektive rutin. Öresutjämning bör man inte använda om kunden betalar i t.ex. dollar, pund eller euro.

Bankgiro

Kundens bankgironummer måste vara angivet om det ska vara möjligt att använda funktionen Autogiro, d.v.s. banken drar förfallen kundfordran direkt från kundens bankgiro eller bankkonto. Se även i Inställningar Allmänt om Autogiro. Registrering av bankgiro och plusgiro verifieras mot kontrollsiffra.

Plusgiro

För plusgirot finns ingen liknande funktion som autogiro för bankgirot. Fältet Plusgiro är endast för information om kunden.

Fast leveransadress

Har kunden andra leveransadresser än angiven utdelningsadress, registreras dessa under knappen Leveransadresser. Avses användande av en fast leveransadress på kunden, anges löpnumret för den aktuella leveransadressen. Fast leveransadress kan även sättas direkt under Leveransadresser.

Den fasta leveransadressen föreslås sedan vid offert- och orderregistrering och det är även möjligt att ändra till en annan leveransadress efter att den fasta leveransadressen har föreslagits.

Fraktkundnummer

fraktsedel och även andra försäljningsblanketter kan fraktkundnummer skrivas ut. Både det egna företaget och kunden kan ha kundnummer hos transportören. Se i Inställningar Allmänt om företagets fraktkundnummer.

I de fall olika transportörer används till samma kund, finns också möjlighet att registrera flera fraktkundnummer på kunden baserat på transportsätt. Tryck knappen pil-ner vid fraktkundnummer för att registrera ytterligare kundnummer kopplade till registrerade transportsätt.
Om transportsättet förändras på en kundorder, kommer det fraktkundnummer som finns registrerat på transportsättet också att skrivas ut på berörda blanketter, som t.ex. fraktsedel.

Funktionen kan t.ex. användas till kunder med mottagarfrakt, som ibland väljer olika speditörer när de beställer och det ordinarie fraktkundnumret inte alltid används.

Registrerade fraktkundnummer på kunden kommer också att visas direkt i listan med transportsätt vid försäljning. Detta innebär att man direkt kan se om kunden har ett fraktkundnummer när transportsättet väljs i t.ex. Order / faktura.

Kunden saknar registrerade fraktkundnummer på transportsätt.

Kunden har ett eller flera fraktkundnummer som visas i listan.

Funktionaliteten kring ytterligare fraktkundnummer baserat på transportsätt är ett komplement till Winbas transportbrygga där frakthandlingar också kan tas fram.

E-Lösenord

Lösenordet används av kunden vid e-handel och inloggning i webshop kopplad till Winbas.

EDI-kundnummer

EDI-kundnummer används för att skicka EDI-fakturor till avsedda kunder. Funktionen kräver även att det avsändande företaget har ett EDI-kundnummer, kontakta Winbas support för att koppla på tjänsten.

E-Blankett

Genom att ange en regel tidigare bestämd i E-Blanketter väljs kunden för distribution av elektroniska blanketter. De regler som är angivna för kunder och försäljning kommer då att visas i sökregistret om knappen pil-ner väljs. En elektronisk blankett är i detta fall t.ex. en offert, eller order på e-mail eller en EDI-faktura. E-blanketten kommer då att föreslås för distribution i samband med utskrift till skrivare av den aktuella blanketten vid t.ex. direktutskrift i Order / faktura, eller när flera blanketter skrivs samtidigt i Utskrifter Administration och E-blanketter skickas.

Distrikt

Distrikt angivet på kunden kan fungera som en gruppindelning relaterad till geografisk placering. Genom att välja knappen pil-ner till höger om distrikt, visas alla distrikt som tidigare är registrerade på kunder i registret. Det finns alltså inget bakomliggande register för Distrikt, utan de distrikt som tidigare förekommer i kundregistret visas listan. För att ändra eller ta bort ett felaktigt distrikt, ta fram kunden med det aktuella distriktet och gör ändringen där. Man kan t.ex. använda selektering för att ta fram distriktet på flera kunder, välj distriktet i listan och selektera.

Signaltext

När kunden anges i rutinerna Kunder, Offertregistrering, Order / Faktura och Serviceorder ges en signal och den registrerade texten visas längst ner på bildskärmen i statusraden.

För att signaltext också ska visas som dialogruta eller ställas in med en specifik ljudsignal, se följande avsnitt:

Signaltexter kan skrivas ut på lista via Kundutskrift i Utskrifter Administration.

Kommentar

Kommentar som enbart visas på kunden och normalt inte används för utskrift på blankett. Kommentar kan skrivas in med ett obegränsat antal tecken och användas för selektering på olika begrepp.

Lägg tidstämpel till kommentar. Via knappen Lägg tidstämpel till kommentar läggs automatiskt en ny rad i kommentaren med datum, tid och användarens signatur. När knappen har valts kommer markören också att ställa sig efter stämpeln och komplettering av kommentaren kan påbörjas.

Försäljning

Försäljningskommentar är en kommentar avsedd för försäljning till kund. Kommentaren angiven i försäljning kommer i sin tur föreslås vid försäljning i t.ex. Offertregistrering, Order / faktura, Serviceorder eller Kassa och kan därefter även förändras vid det enskilda tillfället. Denna kommentar kan sedan väljas in på försäljningsblanketternas sidhuvud eller sidfot.