Inställningar Order - Övrigt

Winbas hjälp

Översikt Inställningar Order

Spärra manuell ändring av ápris och rabatt

Tillåt alltid ändring av ápris betyder att det föreslagna priset kan vara flexibelt, och alltid kan förändras av säljaren på en kundorder eller i en kassasituation.

Tillåt ändring om WB-rättigheter innebär att enbart användare med rättigheter som administratör kan göra förändringar av priset.

Spärra manuell ändring av ápris medför att produktens föreslagna pris manuellt inte kan förändras av säljaren på en kundorder eller i en kassasituation. Säljaren kan dock välja att ge en rabatt mot det föreslagna priset beroende på inställning nedan - detta ökar då spårbarheten i statistiken, samtidigt som administratören kan säkerställa att det tidigare fastställda priset alltid gäller.

Föreslagen rabatt kan också hanteras på motsvarande sätt som prisuppgiften:

 

Föreslaget pris och rabatt kan inte förändras vid registrering av kundorder beroende på inställningar.

Tillåt alltid ändring av rabatt innebär att rabatt kan anges eller förändras på försäljningsraden av säljaren på en kundorder eller i en kassasituation.

Tillåt ändring om WB-rättigheter innebär på samma sätt att enbart administratörer kan göra förändringar av eventuellt föreslagen rabatt.

Spärra manuell ändring av rabatt betyder att rabatten alltid är spärrad och inte kan förändras oavsett användarens rättigheter.

Allmänt

Förändra ápris vid ändring i orderrad

Väljer man detta alternativ kommer ápris på orderrad att ändras om ápriset är uträknat efter kvantitetsrabatt och en ändring av beställt antal görs på orderrad som påverkar kvantitetsrabatten. I Produkter anges kvantitetsgräns och rabatt i kr eller procent.

Exempel

Produkt har utpris 10 kr per styck exklusive rabatt.

Kvantitetsgräns 100 st, rabatt 5%.

På orderrad ändras beställt antal från 100 st till 50 st.

Ápris ändras från 9,50 kr till 10 kr

Inställningen ska också på motsvarande sätt användas vid kvantitetsbaserade priser och rabatter i specialprislistor.

Fråga om prisuppdatering av befintlig order

Inställningen innebär en kontroll av priser jämfört med dagens prislista i en tidigare befintlig kundorder när den öppnas. Om ordern innehåller priser som berörs, visas en dialog som erbjuder ändring till de dagsaktuella priserna, d.v.s. de priser som hade föreslagits om ordern hade registrerats nu istället för tidigare.

Dialogen Prisuppdatering av befintlig order visas när det finns priser som har förändrats, på samma sätt som när man t.ex. byter kund på en befintlig order, där den nya kunden har en annan prislista:

Frågan om prisuppdatering gäller inte om ordern är tidigare fakturerad en restorder eller om ordern är en internorder.

Fråga om prisuppdatering av befintlig offert

På samma sätt kan en kontroll av priser jämfört med dagens prislista även göras mot tidigare registrerad offert. Genom att använda inställningen kommer motsvarande dialog Prisuppdatering av befintlig offert att visas när det finns priser som har förändrats när en befintlig offert tas fram i samband med Offertregistrering.

Netto ápris efter rabatt i hela kronor

Om företaget i första hand använder nettopriser, alltså prisuppgifter som redovisar kundens pris efter rabatter, kan framräknade priser avrundas till hela kronor när rabatt i procent används.

Inställningen är generell och till för verksamheter som använder höga bruttopriser i kombination med dolda rabatter, och där fältet Netto ápris redovisas på försäljningsblanketter, snarare än det specificerade priset och rabatten.

 

Det beräknade fältet Netto ápris visas som heltal utan decimaler i blanketten.

Om inställningen används, kommer nettopriset att avrundas uppåt till närmaste heltal genom att decimaler i försäljningspriset justeras upp för att överensstämma med nettopriset i förhållande till den givna rabatten.
Rabatterna är då registrerade som generella rabatter på kunderna eller som rabatter i specialprislistor. Inställningen kommer då att påverka det automatiserade förslaget vid registrering av transaktion i en kundorder. Inställningen påverkar inte eventuella manuella justeringar av prisförslaget.

Om rabatt finns på transaktionen används alltså inte det inställda antalet decimaler för utpriset, som då istället kan få fler decimaler i samband med registrering.

 

Välj om den procentuella rabatten på raden istället ska ligga till grund för beräkningen.

Beroende på verksamhetens prislistor och upplägg med rabatter är det även möjligt att istället påverka själva rabattsatsen. I detta fall kommer nettopriset att avrundas uppåt till närmaste heltal genom att decimaler i den procentuella rabattsatsen justeras nedåt för att överensstämma med priset.

För att förändra eller begränsa inställningens påverkan, kan också följande instrument användas:

Avrundning i intervall. Om intervaller finns angivna för automatiskt beräknade utpriser, kommer dessa även att användas för nettopriset. Detta innebär att om lägsta intervall för avrundning till 1 krona är t.ex. 10, kommer heller ingen avrundning att ske om priset är under 10. Det gör det också möjligt att t.ex. lägga hela 10-kronor på högre försäljningspriser. Dessa gränsvärden kommer då också att gälla vid försäljning i utländsk valuta.

Följande exempel utför ingen justering av försäljningspriset upp till 10 kronor. Framräknade priser avrundas till hela enkronor om priset ligger mellan 10 kronor och upp till 1 000 kronor. Därefter sker en justering till hela 10-kronor:

SEK (utländsk valuta)

Fr.o.m. belopp

T.o.m. belopp

10 öre (1/10)

 

 

50 öre (1/2)

 

 

1 krona (1)

10,00

999,99

10 kronor (10)

1 000,00

1 000 000,00

100 kronor (100)

 

 

Välj bort prislistor. Det är också möjligt att exkludera vissa prislistor från hanteringen av nettopris i hela kronor. Detta kan t.ex. användas när man inte önskar beräkning av nettopris i en prislista för EUR, men avser att använda det för SEK och DKK.

Använd kund / produktinformation

Alternativet Använd kund / produktinformation aktiverar ett bakomliggande register, knappen <Info> i Kunder. I detta register kan en text och eventuell kommentar för varje produkt registreras. På så vis får man en kundunik produktinformation. Vid registrering av offert, order och serviceorder visas kund / produktinformationen. Kund / produktinformationen kan skrivas ut på blanketter om man fältet finns angivet i designen.

Tillåt byte av kund på befintlig order

Alternativet aktiverar en knapp i Order / faktura när en befintlig order visas. Väljs denna knapp erbjuds möjlighet att byta kund på den aktuella ordern. Alternativet innebär även att kund kan bytas i samband med Offertregistrering.

Observera att om betalningsvillkor, valuta, språk, specialpriser m.m. inte byts med automatik, kan dessa eventuellt behöva justeras manuellt på ordern. Ett meddelande om detta förhållande samt erbjudande om att eventuellt automatiskt byta befintliga priser ges via dialogen:

Tillåt byte av ordertyp på befintlig order

Inställningen Tillåt byte av ordertyp på befintlig order aktiverar en knapp i Order / faktura när en befintlig order visas. Via denna knapp kan man byta ordertyp på den aktuella ordern.

Alla aktiverade tillgängliga ordertyper kan väljas (normalt ordertyp 1 till 5) förutom eventuella ordertyper angivna för projektorder. Ordertyper som används för projekt kan inte växlas mellan andra ordertyper.

 

Funktionen kan användas t.ex. när man avser att placera order i olika fack, som att flytta inkomna webborder efter behandling, eller problemorder till specifik ordertyp under uppsikt.

Tillåt kontantförsäljning på spärrad kund

Inställningen styr om en kund ska kunna handla kontant, även om denna är spärrad för övrigt i systemet. Standardinställning är nej - spärrad kund tillåts inte kontantköp i t.ex. Order / faktura eller Kassa. För att kontant betalning ska kunna ske på spärrad kund med denna inställning krävs då också att kontanthandel är aktiverad med betalningsvillkor kontant i inställningar för kassa.

Behåll benämning vid kontantförsäljning

Inställningen används i de fall företaget omfattas av lagen om kassaregisters skyldigheter, där produktens tidigare fastställda benämning alltid ska skrivas på kontantkvittot. Om inställningen aktiveras är fortfarande benämningsfältet öppet för t.ex. sökningar i samband med registrering, men produktens benämning kommer alltid att lagras på kvittot.

Valutaomräkning från utpris vid försäljning

Som ett alternativ till att lägga upp prislistor i olika valutor kan istället alla prislistor underhållas i systemvalutan (SEK) och sedan omräknas automatiskt vid försäljning i t.ex. Order / faktura. Använd i så fall inställningen Valutaomräkning utpris SEK vid försäljning och observera att alla prislistor då ska vara i SEK. Om man använder specialanpassade prislistor i olika valutor så skall man inte använda denna funktion.

Valutauppdatering vid fakturering

Aktiverar automatisk valutauppdatering på ordern mot valutatabellen i samband med att ordern faktureras. Den valutakurs som sattes då ordern skapades kan vara inaktuell om lång tid har gått sedan dess.

Observera att om man arbetar med låsta valutor mot kunder så ska denna funktion inte aktiveras.

Vid kreditering av faktura med negativt fakturabelopp, kommer ingen valutauppdatering att ske på kreditfakturan.

Kostnad som pris vid internuttag

Enligt standardinställningarna föreslås produktens kostnad som försäljningspris vid ett internuttag, alltså när kundorderns momskod är satt till Intern. Om man t.ex. av bokföringstekniska skäl inte önskar ha priser i samband med fakturering av internuttag kan kostnaden kopplas bort från priset.

Om inställningen avmarkeras innebär detta följande:

Statistik vid internuttag

Inställningen avser internförsäljning på kund med momskod Intern, eller där orderns momskod har ändrats till intern på annan kund. I de fall man önskar statistik vid internförsäljning kan inställningen Statistik vid internuttag användas. Aktiveras inställningen kommer produktkortets statistik och periodstatistik att uppdateras även vid internförsäljning.

Föreslå Inpris som kostnad på offert

Generell inställning som kommer att föreslå alternativet Inpris som kostnad på varje ny offert som skapas. Använd inställningen där prisoffert är den vanligast förekommande typen av offert. En Prisoffert innebär kostnaden för offerten baseras på inpris oavsett om produktens lagervärde är ställt till Vägt inpris. För ytterligare information om begreppet prisoffert se avsnittet:

Föreslå offert giltig t.o.m. datum plus antal dagar

Via inställningen är det möjligt att ange ett visst antal dagar som standard för att automatiskt föreslå en giltighetstid vid registrering av ny offert. Använd inställningen för att t.ex. alltid sätta 30 dagars giltighetstid på alla offerter och föreslaget datum kan därefter förändras i det enskilda fallet.

Kostnadsuppdatering offertregistrering

Genom inställningen Kostnadsuppdatering offertregistrering, kan offertens kostnader hållas uppdaterade när befintliga tidigare offerter tas fram för vidare bearbetning, förutsatt att registrerade produkter är märkta som Kostnad från produkt och kostnader inte registreras manuellt. Dessutom uppdateras kostnader på offertens rader när en offertorder skapas via kopieringsfunktionen i Order / faktura eller Kassa.

WB-rättigheter krävs för att ta bort order

Inställningen anger att enbart användare med tilldelade rättigheter som administratör ska kunna ta bort inneliggande order i systemet. Efter borttagning utförd av administratör kommer ordern att visas i borttagningsloggen, medan övriga användare ej kan ta bort en order fullständigt ur systemet. Användare som har rättighet att registrera order kan fortfarande ta bort och förändra rader på ordern.

WB-rättigheter för order efter följesedel utskriven

Alternativet innebär att fortsatt registrering / borttagning av order där följesedel är utskriven bara kan utföras av användare med tilldelade rättigheter som administratör. Annars kommer order vara spärrad för ytterligare förändringar efter att följesedeln har skrivits ut. Denna inställning används när man har behov av högre kontroll av befintliga order för att t.ex. förhindra misstag med dubbelleveranser.

Inställningen kan också ändras till att istället gälla Plocksedel eller Fraktsedel, eller flera av blanketterna. Välj Pil-ner för att ändra inställningen, genom att t.ex. välja både Följesedel och Plocksedel, kommer spärren att gälla om antingen Följesedel och Plocksedel har skrivits ut på ordern.

Levererat antal sätts till Beställt antal

Standardvärde för denna inställning är Ja. Om denna inställning är satt till nej föreslås inte Levererat antal från Beställt antal vid registrering av orderrad, utan lämnas tom, alltså lika med noll.

Vid restorder skrivs restbeloppet endast på Bestantal och Levererat antal och summa sätts till noll (0). Inställningen påverkar även Antal / Enhetshanteringen (antal x antal).

Blanketter

Skriv ut enbart rader med Levererat antal på Faktura

Vid denna inställning skrivs inte rader där levererat antal är noll ut på faktura. Inställningen gäller inte rad med textprodukt, som då skrivs ut oavsett denna inställning.

Delsumma efter varje order på specificerad samlingsfaktura

Om specificerad samlingsfaktura används, d.v.s. att alla rader i ingående order skrivs ut, kan även summan av raderna på varje order skrivas ut i kolumnen nedanför fältet Summa när detta är valt i designen för blanketten. Summan motsvarar då alltså orderns brutto före eventuella avgifter och ger samma summa som när ej specificerad samlingsfaktura används.

Egenskaper delsumma

Om inställningen Delsumma efter varje order på specificerad samlingsfaktura används finns möjlighet att ange vissa egenskaper för att tydligare visa summan på blanketten. Man kan t.ex. välja att lägga blankrad efter summan, linje före summan eller skriva summan med fetstil.

 

Blankrad före delsumma innebär att en tom rad skrivs mellan sista raden och summan. Inställningen kan eventuellt användas tillsammans med alternativet Separera delsumma med linje för att öka avståndet till linjen.

Blankrad efter delsumma ökar avståndet mellan summan och rubriken för nästa ingående order i samlingsfakturan.

Separera delsumma med linje betyder att en linje skrivs ut mellan sista raden och delsumman. Linjens bredd bestäms av bredden för fältet Summa som har designats i blankettens rader. För att öka linjens bredd, öka alltså bredden för fältet Summa.

Linje med punkter används tillsammans med alternativet ovan och skriver en linje med punkter. Om inte Linje med punkter används kommer linjen att skrivas heldragen.

Delsumma med fet stil kommer att skriva summan i fet stil oberoende av om fältet Summa har designats med fet stil. Tvärtom bör fältet Summa inte designas med fet stil, för att tydligare visa summan om inställningen används.

Inkludera avgifter i delsumman används i de fall Specifikation av avgifter har gjorts för att specificera frakt och avgift på varje enskild order kan dessa inkluderas i delsumman på samlingsfakturan.

Använd längdsiffra i OCR-nummer enligt standard för plusgiro

Vid utskrift av eventuellt OCR-nummer på fakturablankett eller krav, för senare referens vid kundinbetalningar, utgör OCR-nummer själva fakturanumret samt en kontrollsiffra.

I vissa lägen kan även en längdsiffra behöva inkluderas i OCR-numret, detta gäller då främst när man använder plusgirobetalningar mot sina kunder.

 

Vid betalningar med 800-postgirokonto, eller betalning med bankgiro behövs inte längdsiffra, men längdsiffra kan ändå alltid användas om så önskas. Detta innebär då att numret blir ett tecken längre vid betalning.

Använd fakturakundens adress på orderbaserade blanketter

Normalt skrivs orderkundens adressuppgifter på orderbaserade blanketter även när en fakturakund finns angiven på ordern. I och med inställningen kan man istället välja att alltid skriva ut fakturakundens uppgifter på ordererkännande och följesedel, alltså på samma sätt som sker på fakturan.

Om fakturakund är angiven skrivs då orderkundens adress istället som leveransadress om ingen annan leveransadress finns är angiven på ordern.

Inställningen berör själva orderblanketten, ordererkännandet som skickas till kunden där man önskar specificera fakturaadressen, samt även alla andra orderbaserade blanketter såsom följesedel, plocksedel eller fraktsedel som avser leveransen till orderkunden. Inställningen används då när man alltid har fakturaadress och leveransadress för mottagaren av varorna, och önskar enhetliga uppgifter på t.ex. följesedeln i förhållande till fakturan.

Totalsummor i orderblankett baseras på Beställt antal

Summor för t.ex. vikt, netto, avgifter, momspliktigt belopp och momsbelopp baseras i normalfallet på orderns levererade antal i försäljningsblanketternas sidfot. Istället för att välja in t.ex. fälten Ordernetto eller Ordervikt som baseras på beställt antal kan inställningen användas. Använd detta alternativ t.ex. när inställningen Levererat antal sätts till Beställt antal inte är på, och det levererade antalet alltså inte sätts automatiskt.

Denna generella inställning kan då t.ex. också användas vid övergången till att alltid registrera levererat antal när ordern plockas, och det levererade värdet ofta är noll vid tillfället för utskriften av orderbekräftelsen. Detta innebär då också att blanketten inte behöver designas om, utan tidigare fält kan stå kvar.

De summor som skrivs ut motsvarar då de totaler som visas längst ner i fönstrets sidfot på ordern vid registrering i Order / faktura och fliken Beställt har valts.

Inställningen gäller enbart själva orderbekräftelsen och inga andra försäljningsblanketter.

 

Inställningen kan också användas när funktionen Frisläpp orderrader för fakturering används, för att få korresponderande summeringar på ordererkännandet avseende det som är beställt, men ännu ej frisläppt.

Plocksedel / fraktsedel

Skriv alltid produktens originalbenämning på Plocksedel

Om alternativet används kommer utskrift av plocksedel alltid att visa den registrerade benämningen och försäljningsenheten på produkten. Använd alternativet om utländska benämningar normalt används vid utrikes försäljning på andra blanketter såsom Ordererkännande, Följesedel och Faktura - men där man vill ha den svenska benämningen internt på lagret.

I detta läge kommer alltså plocksedeln enskilt att styras till produktens benämning och de andra blanketterna skrivs ut som vanligt med den utländska benämningen. Eventuell registrerad försäljningskommentar kommer inte att påverkas av denna inställning

Skriv alltid leveransadress på Fraktsedel

Normalt skrivs alltid leveransadress på fraktsedeln vilket innebär att kundens ordinarie adressuppgifter skrivs om leveransadress inte har registrerats på orden. I de fall man istället önskar en tom leveransadress kan inställningen Skriv alltid leveransadress på Fraktsedel kopplas bort. Detta betyder då att ingen adress skrivs om ingen leveransadress har angivits. Ställ av inställningen t.ex. om fraktsedel används vid utlämning av varor och kanske även mailas till kunden.


För övriga allmänna inställningar för blanketter se avsnittet:

Kostnad

Produktens ákostnad kan väljas om den ska synas eller inte i rutinerna och även om den ska kunna ändras. Det är mycket varierande mellan olika företag och branscher om det för användaren ska vara möjligt att både se och kunna ändra ákostnaden. En produkts ákostnad beräknas utifrån den lagervärderingsmodell som används.

På varje produkt i rutin Produkter finns också alternativet Kostnad från produkt som anger om kostnad ska hämtas från produkt eller orderrad. Om Kostnad från produkt används kommer inte kostnaden att kunna förändras.

Kostnad syns ej innebär att hanteringen av kostnad sker i bakgrunden obemärkt för användaren.

Kostnad syns men ändras ej visar den föreslagna kostnaden baserad på lagervärde, men den föreslagna kostnaden kan aldrig förändras.

Kostnad syns och ändras innebär att det är möjligt för användaren att både kunna se och även förändra den ákostnad som föreslås vid registrering.

Ändring av kostnad enbart med WB-rättigheter

Utöver ordinarie regelverk för ändring av transaktionens kostnad vid försäljning, kan ändringar av kostnad vid registrering av kundorder styras till administratörsnivå.

Om inställningen används och produkten inte är märkt med Kostnad från produkt, kan alltså inloggad användare med WB-rättigheter ändra föreslagen kostnad, men övriga användare kan då alltså inte påverka den.

För ytterligare information om inställningar kring kostnad, se avsnittet:

Konto, Resultatenhet, Projekt och Momskod

Varje produkt som anges på orderrad är kopplad till ett försäljningskonto och har en momskod registrerad. Vid fakturering bokförs försäljningskonto och momsbeloppet som räknas ut utifrån momskoden bokförs på momskonto. Dessutom kan försäljningen bokföras på resultatenhet och projekt.

I dessa inställningar kan man välja mellan Syns ej, Syns men ändras ej och Syns och ändras för fälten Konto, Resultatenhet, Projekt och Momskod. Vill man ha möjlighet att på varje orderrad själv ange vilket försäljningskonto, resultatenhet, projekt och momskod som ska bokföras väljer man alternativet Syns och ändras.

Alternativet Syns men ändras ej använder man kanske för att informationen ska visas på varje orderrad medan Syns och ändras innebär att en eventuell justering ska kunna göras i de olika försäljningsrutinerna såsom Offert, Order / faktura och Kassa.